L’EVM : un véritable outil pour le contrôle de projet

Earned Value Analysis

L’EVM, ou Earned Value Management (gestion de la valeur acquise en français) est une méthode reconnue couramment utilisée en management de projet permettant de mesurer la performance du projet en cours.

L’EVM intervient durant le contrôle et le suivi de projet. En effet, cette méthode permet de faire le lien entre le planning préalablement défini lors du lancement de projet et les coûts ; soit deux composants essentiels au bon déroulement d’un projet.

Elle offre une analyse précieuse sur les résultats auxquels s’attendre. Son objectif principal est donc de contrôler et d’éviter les dépassements de coûts, une des problématiques principales des projets les plus complexes. Le cas échéant, l’EVM permet de prévenir des excès de budget trop important en prenant des mesures correctives à temps.

Les avantages de l’Earned Value Management en gestion de projet

Cartographie du travail et des coûts :

L’EVM permet de suivre les coûts réels par rapport à la planification initiale, offrant ainsi une cartographie claire du travail effectué et des coûts associés.

Réduction des inconnues en facteurs quantifiables :

En convertissant les performances du projet en valeurs financières, l’EVM réduit les incertitudes, offrant une compréhension plus précise de l’état du projet.

Comparaison de l’état actuel par rapport à la ligne de base du projet :

L’EVM permet de comparer les performances réelles avec la ligne de base du projet, identifiant ainsi les écarts et facilitant la prise de mesures correctives.

Identification des trajectoires critiques :

En évaluant les coûts et les performances, l’EVM permet d’identifier les trajectoires critiques du projet, aidant à concentrer les efforts là où ils sont le plus nécessaires.

Création d’un cadre basé sur les données pour la prise de décisions futures :

L’EVM fournit une base de données solide pour la prise de décisions éclairées sur le projet, que ce soit pour ajuster le budget, la portée, ou allouer des ressources de manière appropriée.

Intervention rapide et anticipée :

L’EVM permet une détection précoce des problèmes potentiels, permettant ainsi une intervention rapide, que ce soit en ajustant la portée, en allouant davantage de ressources ou en modifiant d’autres paramètres du projet.

Meilleure visibilité et responsabilisation des parties prenantes :

L’utilisation de mesures claires et quantifiables favorise une meilleure visibilité du projet, ce qui contribue à responsabiliser les parties prenantes et à maintenir une communication transparente.

Aperçu du projet et du portefeuille :

L’EVM offre une vue d’ensemble complète du projet et peut également être étendu pour fournir des informations sur l’ensemble du portefeuille de projets, facilitant ainsi la gestion globale.

L’EVM en pratique, comment contrôler un projet grâce à la gestion de la valeur acquise

Pour sa méthodologie, l’EVM prend en compte trois paramètres que sont le calendrier, le coût et la portée du projet. À partir de ces trois critères et sur la base des valeurs planifiées et réelles, l’EVM va donc pouvoir estimer des tendances.

Pour son analyse, l’EVM mesure la valeur acquise d’un projet (VA) soit la valeur du travail déjà effectué et la compare à la valeur prévue (VP) soit la valeur du travail correspondant au planning définit, ainsi qu’au coût réel (AC « Actual Cost »). Voici donc les trois valeurs à retenir :

Valeur acquise = VA

Valeur prévue = VP

Coût réel = AC

La valeur prévue VP

La valeur prévue ou planifiée correspond à la valeur de référence, c’est celle que l’on entend respecter. Elle correspond Coût Budgetisé du Travail Prévu.

Le coût réel AC

Le coût réel correspond au Coût Réel Dépensé pour le Travail Effectué.

La valeur acquise VA

La valeur acquise correspond donc quant à elle Coût Budgetisé du Travail Effectué

Analyse de la variance SV et CV

Une fois le résultat des trois valeurs obtenu, il va être question de mesurer la variance afin de comprendre si le projet suit le bon chemin ou non. Ici, on va s’intéresser à deux valeurs :

Schedule Variance SV : permettant de mesurer l’écart par rapport au calendrier

Pour calculer la Schedule Variance, la méthode est la suivante : SV = VA – PV

Valeur
Interprétation
SV < 0
Une SV négative implique que le projet est en retard
SV > 0
Une SV positive implique que le projet est en avance
SV = 0
Une SV nulle implique que le projet est pile dans les délais planifiés

Cost Variance CV : permettant de mesurer l’écart par rapport au coût

Pour calculer la Cost Variance, la méthode est la suivante : CV = VA – AC

Valeur
Interprétation
CV > 0
Une CV positive implique que les dépenses sont supérieures au budget prévu
CV < 0
Une CV négative implique que les dépenses sont inférieures au budget prévu
CV = 0
Une CV nulle implique que les dépenses sont piles dans le budget planifié

Analyse grâce aux indices de performance

Un autre moyen d’analyser la performance du projet est d’utiliser les indices de performance Schedule Performance Index SPI et Cost Performance Index CPI.

Le Schedule Performance Index SPI correspond à l’indice de performance des délais.

Pour le calculer, la méthode est la suivante : SPI = AC/PV

Valeur
Interprétation
SPI > 0
Un SPI positif implique que le projet est en retard
SPI < 0
Un SPI négatif implique que le projet est en avance
SPI = 0
Un SPI nul implique que le projet est pile dans les délais planifiés

Le Cost Performance Index CPI correspond à l’indice de performance des coûts

Pour le calculer, la méthode est la suivante : CPI = AV/AC

Valeur
Interprétation
CPI < 0
Un CPI négatif implique que les dépenses sont supérieures au budget prévu
CPI > 0
Un CPI positif implique que les dépenses sont inférieures au budget prévu
CPI = 0
Un CPI nul implique que les dépenses sont piles dans le budget planifié

En mettant en corrélation dans ces analyses les deux paramètres que sont les délais et le coût, il est alors possible d’obtenir une vue détaillée sur l’état d’avancement du projet dans un futur proche et le cas échant, prendre les mesures correctives nécessaires.

Les principes fondamentaux de l’EVM

Pour mettre en place la méthodologie EVM au sein d’un projet, il est nécessaire de respecter quelques principes fondamentaux :

L’organisation et la portée du projet

Identifier et définir la portée du projet en utilisant la Structure de répartition du travail (WBS), la Structure organisationnelle du projet (OBS), et la Matrice d’attribution de responsabilité (RACI).

Panification et budgétisation :

Établir une base de référence en regroupant les activités, définissant des jalons, attribuant des dates d’échéances et allouant le budget

Comptabilisation des coûts :

Suivre les coûts réels et comptabiliser les charges à payer pour une mesure précise.

Analyse et rapport de rendement :

Calculer la VA, la VP, et l’ AC, les variances et les indices, en identifiant les mesures correctives nécessaires.

Révisions et maintenance des données :

Réviser la ligne de base lors de changements autorisés, en impliquant une gestion proactive du changement et des risques. Il faut garder en tête qu’un projet n’est jamais rigide et peut au contraire évoluer au fil du temps.

 

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Maîtrise des coûts en gestion de projet

cost control

Qu'est-ce que la maitrise des coûts en gestion de projet ?

Le budget est une des questions les plus importantes en gestion de projet. Chaque entreprise a pour objectif de mener à bien sa mission, dans le respect des délais, mais surtout dans le respect du budget. En effet, les dépassements de coûts peuvent entraver le projet actuel, mais aussi et surtout le lancement de nouveaux projets. La maitrise des coûts permet d’y remédier en amont.

Définition de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts en gestion de projet consiste en un processus holistique englobant l’estimation, la surveillance, la gestion proactive des dépenses et la préparation face aux risques financiers potentiels tout au long du cycle de vie du projet. Cela va au-delà de la simple gestion du budget, incluant la planification rigoureuse et la mise en place de mesures préventives pour atténuer les risques susceptibles d’impacter les coûts et le calendrier de projet. En tant qu’élément central de la gestion de projet, cette pratique permet de maintenir les dépenses conformes au budget approuvé, tout en offrant une flexibilité nécessaire pour ajuster les trajectoires si des variations ou des risques surgissent, préservant ainsi les ressources financières et temporelles du projet.

L’importance de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts est plus qu’importante à la réalisation de tout projet. Elle fait partie du triptyque indispensable à respecter : délais / coût / qualité. En toute logique, il semble compliqué de mener à bien un projet si l’on réalise finalement que le budget qui lui a été alloué n’est pas suffisant. Les pertes et dommages peuvent être dramatiques pour une entreprise. Elle est d’autant plus essentielle pour les organisations menant de front plusieurs projets en même temps.

Grâce à une estimation des coûts réalisée dans la phase de planification, il est possible d’organiser stratégiquement le projet en amont, mais aussi d’en assurer le suivi en analysant les tendances, les écarts, et si besoin en mettant en place des mesures correctives avant qu’un dépassement des coûts n’affecte drastiquement le projet.

Les 9 bonnes pratiques de la maitrise des coûts

Pour maitriser les coûts de manière efficace, il existe quelques bonnes pratiques à respecter, peu importe l’envergure et le type de projet :

  1. Estimer précisément les coûts en amont : il est possible de réaliser des évaluations détaillées des coûts pour chaque aspect du projet, en utilisant des données historiques de précédents projets similaires, des expertises internes ou externes, mais aussi des outils de gestion de projet.
  2. Détailler le budget : détaillé le budget de chaque phase du projet en prenant en compte tous les paramètres. C’est-à-dire les ressources et le coût de chacune d’entre elles, la durée, les risques potentiels, etc.
  3. Surveiller régulièrement les coûts : mettre en place des mécanismes de suivi du budget tout au long du projet pour identifier rapidement les écarts par rapport au budget initial et prendre des mesures correctives si nécessaire.
  4. Gérer les coûts de manière proactive : évaluer soigneusement l’impact financier de tout changement dans le projet avant de le mettre en œuvre, cela évitera des dépenses non prévues.
  5. Évaluer les risques financiers : identifier et évaluer les risques potentiels qui pourraient impacter les coûts du projet. Élaborer des plans d’atténuation pour ces risques afin de réduire leur impact financier.
  6. Optimiser les ressources : gérer judicieusement les ressources matérielles du projet et maximiser leur utilisation. Pour les ressources humaines, veillez à accorder chaque tâche à la bonne personne.
  7. Communiquer de manière transparente : maintenir une communication ouverte et transparente entre les parties prenantes du projet concernant les aspects financiers, les progrès et les éventuels défis, favorisant ainsi une approche collaborative pour résoudre les problèmes.
  8. Réévaluer périodiquement le budget : examiner régulièrement les dépenses réelles par rapport au budget prévu. Adapter et réévaluer le budget et les prévisions si nécessaire en fonction des nouvelles informations ou des changements de situation.
  9. Utiliser des outils de gestion de projet : exploiter les logiciels de gestion de projet tels qu’Oracle Primavera P6 ou MS Project pour faciliter la collecte, l’analyse et la présentation des données, mais aussi pour faciliter le suivi des coûts.

Méthode de la valeur acquise (Earned Value Management)

La méthode de la valeur acquise aussi appelée EVM est une des méthodologies les plus utilisées en termes de maitrise des coûts. C’est une approche de suivi et d’évaluation du rendement d’un projet qui intègre les coûts, les délais, la portée technique et les risques. Son objectif est d’évaluer les progrès par rapport à une référence initiale, identifiant ainsi les problèmes potentiels et anticipant les coûts (et dans une certaine mesure, les délais) pour l’achèvement du projet. Pour appliquer l’EVM, il est crucial de maintenir une base budgétaire en phase au fil du temps. Cette base, appelée Plan Value (PV) ou coût budgétisé du travail prévu (BCWS), est établie par étapes. Tout au long du projet, l’indice de performance des coûts (CPI) va permettre d’avoir un point de vue sur l’état du budget.

L’Earned Value Management permet d’évaluer avec précision la performance du projet en croisant les coûts, les délais, la portée technique et les risques, ce qui permet d’anticiper les coûts et de détecter les éventuels écarts par rapport au plan initial.

Earned Value Analysis

La maitrise des coûts avec PROPRISM

Par ailleurs, il n’est pas toujours évident de pouvoir appliquer tous ces conseils de manière proactive. C’est pourquoi PROPRISM accompagne ses clients sur cet axe. PROPRISM peut intervenir dans l’estimation précise du budget, mais aussi dans la mise en place d’un suivi du budget efficace. L’objectif étant de contrôler les coûts, minimiser les dépenses imprévues et optimiser l’utilisation des ressources pour contribuer à la réussite globale du projet.