Comment l’analyse de données transforme le contrôles de projet ?

En gestion de projet, la planification et le contrôle de projet sont deux étapes clés permettant de structurer les processus, répartir les tâches et assurer un suivi de manière efficace. Aujourd’hui, grâce à l’analyse des données et à la pratique de la Business Intelligence (BI), il est désormais possible de rationaliser ces processus afin d’optimiser la performance des projets.

En effet, les données sont des ressources précieuses qui correctement analysées permettent de révéler des informations importantes sur le cycle de vie du projet afin de maitriser pleinement son avancement et de prendre des décisions éclairées.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à la manière dont la Business Intelligence, ses outils et ses méthodes permettent l’analyse concrète de ces données afin d’optimiser la gestion des projets.

Retour sur le contrôle de projet

Le contrôle de projet est initié par la planification de projet. Lors de cette première étape, les objectifs, les étapes clés et les ressources sont définis par le chef de projet afin de respecter les trois contraintes formées par le Triangle d’or (délais, coût et scope). Le contrôle de projet intervient dans la phase suivante, et ce jusqu’à la fin du projet et au rendu des livrables. Il consiste à analyser en permanence chaque étape du projet afin de s’assurer que celui-ci avance dans la bonne direction et atteint ses objectifs.

Le contrôle de projet a pour avantage de :

  • Surveiller le projet efficacement : suivre l’état et le progrès du projet à tout moment.
  • Optimiser la gestion des ressources : gérer efficacement le temps, l’argent et le personnel pour maximiser les bénéfices.
  • Détecter rapidement les problèmes : repérer les écarts de coût et de délais dès le début pour prendre des mesures correctives rapidement.
  • Assurer la qualité du projet : maintenir un niveau élevé de qualité en surveillant et en respectant les normes.
  • Être transparent avec les parties prenantes : tenir les parties prenantes informées pour renforcer la confiance et la satisfaction.
  • Aider à la prise de décision : fournir les données nécessaires pour prendre des décisions stratégiques, comme l’expansion des projets ou l’allocation des ressources.

Désormais, le contrôle de projet est facilité par l’intégration de la Business Intelligence. Ce processus dispose d’outils permettant de rendre compte de données précises informant sur le statut du projet à l’instant T et surtout de faciliter le processus de gestion des risques. Découvrons ensemble quelles sont ces données et comment sont-elles analysées ?

Analyse des indicateurs clés

Il existe plusieurs indicateurs clés relatifs au contrôle de projet qui peuvent être analysés afin de révéler de précieuses informations quant à l’avancement du projet. Pour prendre des décisions éclairées, et si besoin des mesures correctives, le chef de projet et son équipe pourront s’intéresser à ces différentes données :

  • L’écart de coût : c’est-à-dire l’écart entre le budget initialement prévu et celui actuellement dépensé à l’instant T.
  • L’écart de délai : c’est-à-dire l’écart entre le planning initialement prévu et celui respecté à l’instant T.
  • Les activités restantes : c’est-à-dire les tâches restantes à effectuer par rapport au travail planifié. Cela permet de donner une idée concrète de l’avancement du projet et de la charge de travail restante.
  • L’utilisation des ressources : elles peuvent être humaines et matérielles et leur niveau d’utilisation permet d’analyser si l’une d’entre elles est peut-être surchargée et ralentit le projet ou si au contraire elle peut être davantage utilisée pour améliorer les performances.
  • La satisfaction des parties prenantes : la satisfaction des parties prenantes est un autre indicateur clé important qui va permettre de comprendre si le projet est en bonne voie. Si les parties prenantes sont mécontentes, le chef devra alors réajuster le projet pour qu’il atteigne ses objectifs.

Les outils utilisés pour l’analyse des données

La Business Intelligence fait appel à des logiciels de gestion de projet type Microsoft Project ou Oracle Primavera P6 se composant de nombreux outils facilitant l’analyse des indicateurs clés.

Les différents outils de gestion de projet permettent de visualiser et d’analyser en temps réel les données afin de prendre rapidement des décisions éclairées. Ils améliorent la gestion des risques et favorisent ainsi l’analyse prédictive permettant de détecter les opportunités, mais aussi les problématiques. Ils se révèlent donc être particulièrement utiles pour les projets actuels devenant de plus en plus complexes et évoluant dans des environnements en perpétuelle mutation.

Parmi ces outils on retrouve :

Le tableau de bord

Le tableau de bord est un élément essentiel du contrôle de projet. En un clin d’œil, il permet d’avoir une vue générale sur l’état d’avancement du projet et reflète les données clés les plus importantes : les jalons, la progression des tâches, les écarts coûts et délais. Ils offrent ainsi une grande variétés d’indicateurs de performance clés (KPI) pour suivre et évaluer les performances du projet.

Le portefeuille projet

Le portefeuille projet permet de visualiser rapidement l’état d’avancement de tous vos projets et d’analyser lesquels sont les plus critiques et doivent être priorisés.

La matrice des risques

La gestion des risques et plus particulièrement la matrice des risques permet d’analyser la gravité et la probabilité de tous les risques identifiés. Elle permet ainsi de mettre en place rapidement des mesures correctives si l’un des risques se produit.

La gestion des ressources

L’analyse des données permet de pouvoir rassembler les différentes ressources et d’analyser la manière dont elles sont utilisées. Les données recueillies permettront de développer une meilleure gestion des ressources en revoyant notamment ses allocations et leurs procédures d’acquisition.

L’analyse des données, un véritable avantage concurrentiel

Adopter les méthodes de Business Intelligence pour l’analyse des données offre une multitude d’avantages pour les organisations. Elles permettent à la fois d’augmenter leur productivité en générant des rapports, d’améliorer la visibilité des processus et d’identifier ainsi les domaines nécessitant une attention particulière. Elles permettent également de fournir une vue d’ensemble sur le projet en cours grâce à ses logiciels de gestion de projet et ses tableaux de bord. En simplifiant les processus et en automatisant les analyses prédictives et les modélisations informatiques, elle rationalise les opérations. La Business Intelligence représente un atout majeur pour toute organisation cherchant à optimiser ses performances et sa compétitivité sur le marché en termes de gestion de projet.

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Top 5 faiblesses dans les contrats en termes de contrôle de projets

Dans l’univers de la gestion de projet, la formulation des contrats est cruciale pour établir les bases d’une planification et d’un contrôle de projet efficaces. Toutefois, les contrats révèlent souvent des faiblesses pouvant engendrer des défis considérables tout au long du cycle de vie du projet. En étudiant les cinq principales faiblesses rencontrées dans les contrats, il est possible de percevoir les écueils potentiels et les stratégies nécessaires pour les éviter, garantissant ainsi une exécution de projet plus harmonieuse.

Faiblesse des contrats de projet : une Définition du Scope Insuffisante

Le scope du travail, qui décrit les objectifs, les livrables et les échéanciers du projet, constitue la base de tout contrat. Une définition du scope insuffisante est une faiblesse commune qui peut entraîner des malentendus et des litiges entre les parties. Cette ambiguïté aboutit souvent à un glissement de scope, où des travaux supplémentaires sont ajoutés au projet sans ajustements correspondants en temps et en coût. Les conséquences du glissement du scope sont variées, incluant des retards, des dépassements de budget et même une qualité de projet compromise.

Aussi pour atténuer ce problème, il est impératif de s’assurer que le contrat inclut des descriptions complètes et détaillées de toutes les tâches, livrables et échéances. Les stratégies efficaces comprennent l’utilisation d’un langage précis, l’emploi de normes industrielles pour définir les termes, et l’incorporation de diagrammes ou de modèles pour la clarté. De plus, la mise en place d’un plan de gestion de scope robuste qui décrit les procédures pour gérer les changements de scope peut fournir une approche structurée pour gérer les modifications et prévenir la dérive du scope projet.

Stratégies pour définir un périmètre de projet clair

  • Impliquer toutes les parties prenantes
  • Développer un plan de projet détaillé
  • Incorporer des procédures de gestion du scope
  • Définir les exclusions
  • Révision et communication régulières

Faiblesse des contrats de projet : une Gestion des Risques Inadéquate

Une insuffisance dans la gestion des risques représente une autre faiblesse critique des contrats. Les projets comportent intrinsèquement des risques, avec un potentiel d’événements imprévus affectant les délais, les coûts et les résultats. Un contrat qui ne répartit pas adéquatement les risques entre les parties ou qui n’identifie pas de responsabilités spécifiques de gestion des risques peut mener à des litiges et des interruptions de projet lors de l’apparition de défis.

Par conséquent une gestion efficace des risques au sein des contrats implique l’identification, l’évaluation et l’attribution des risques potentiels, en plus de définir des protocoles clairs pour gérer ces risques. Cela nécessite une approche proactive de toutes les parties pour anticiper les problèmes possibles et convenir de mécanismes de mitigation des risques, y compris les exigences d’assurance, les réserves de contingence et les clauses spécifiques de responsabilité du risque.

Stratégies pour une gestion efficace des risques dans les contrats

  • Identification complète des risques
  • Évaluation et priorisation des risques
  • Attribution des responsabilités liées aux risques
  • Développement de stratégies de mitigation
  • Révisions régulières des risques
  • Établissement de plans de contingence
  • Canaux de communication clairs

Faiblesse des contrats de projet : un Détail Insuffisant sur les Procédures de Contrôle des Changements

Les changements sont inévitables dans les projets, exigeant des ajustements de portée, de délais et de coûts. Le manque de procédures claires de contrôle des changements dans un contrat est une faiblesse significative pouvant entraîner des retards et des conflits. Sans mécanismes convenus pour l’initiation, l’approbation et la mise en œuvre des changements, les projets peuvent s’embourber dans des litiges et des inefficacités.

En conséquence, pour y remédier, les contrats doivent intégrer des procédures de contrôle des changements détaillées qui décrivent le processus de soumission des demandes de changement, les mécanismes de révision et d’approbation, ainsi que les méthodes de mise en œuvre des changements. Cette clarté assure que toutes les parties aient une compréhension commune de la manière dont les changements sont gérés, facilitant ainsi une adaptation plus fluide du projet et réduisant la probabilité de litiges.

Stratégies pour un contrôle des changements efficace

  • Définir un processus clair de contrôle des changements
  • Établir un Comité de Contrôle des Changements (CCC)
  • Mettre en place un système de demande de changement
  • Évaluer l’impact des changements
  • Communiquer efficacement les changements
  • Réviser et adapter les procédures de contrôle des changements

Faiblesse des contrats de projet : des Échéanciers et Délais Vagues ou Irréalistes

Le succès d’un projet dépend souvent du réalisme et de la clarté de ses échéanciers et délais. Les contrats présentant des plannings vagues ou irréalistes sont sujets à des retards et des dépassements de coûts, car ils ne prennent pas en compte les complexités du travail, la disponibilité des ressources et les facteurs externes. De tels planning exercent une pression excessive sur les parties, pouvant compromettre la qualité du travail et les résultats du projet.

Aussi pour contrecarrer cette faiblesse, il est essentiel de mettre en place des plannings réalistes, élaborés après une évaluation minutieuse de l’étendue du projet, une analyse des ressources et une appréciation des risques. Intégrer des étapes clés et des marges de manœuvre permet également de gagner en flexibilité et de prévoir d’éventuels retards, garantissant ainsi que les délais sont à la fois faisables et en accord avec les objectifs du projet.

Stratégies pour établir des calendriers et des délais réalistes

  • Planification approfondie
  • Estimation réaliste du temps
  • Gestion des risques
  • Engagement des parties prenantes
  • Méthodologies
  • Suivi et ajustements réguliers
  • Communication claire

Faiblesse des contrats de projet : une Absence de Communication et d'Exigences de Rapportage Claires

Une communication et un rapportage efficaces sont essentiels à la gestion réussie d’un projet, facilitant la transparence, la prise de décision en temps opportun et l’engagement des parties prenantes. Un contrat qui ne précise pas la fréquence, le format et le contenu des rapports d’avancement favorise les malentendus et une méconnaissance de l’état d’avancement du projet.

Afin de consolider les contrats face à cette lacune, il est crucial de mettre en place des protocoles de communication explicites et des critères de rapportage précis. Cela comprend la détermination des genres de rapports, leur périodicité et les voies de communication, assurant ainsi que toutes les parties soient continuellement au courant et capables de répondre proactivement à l’évolution du projet.

Stratégies pour une communication et d'un reporting efficaces

  • Canaux de communication et protocoles
  • Exigences de reporting
  • Engagement des parties prenantes
  • Gestion des changements
  • Résolution des conflits
  • Confidentialité et protection des données
  • Exigences de conformité et réglementaires

Conclusion

Les points faibles relevés dans les contrats relatifs à la planification et au contrôle de projets accentuent le besoin de rigueur, de netteté et d’anticipation dans l’étape de formulation du contrat. En traitant ces faiblesses—via une définition approfondie du scope, une gestion des risques développée, des méthodes explicites de gestion des changements, des échéanciers réalisables et des plans de communication précises—les parties impliquées peuvent considérablement renforcer les probabilités de succès des projets. Il est impératif d’un travail conjoint pour créer des contrats qui soient non seulement détaillés et limpides, mais également modulables et pragmatiques, facilitant de ce fait une réalisation efficace du projet et l’obtention des effets escomptés.

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5 défis en gestion de portefeuille de projets

Project portfolio

La gestion de portefeuille de projets implique la gestion de plusieurs projets de manière simultanée au sein d’une même organisation. La finalité étant d’atteindre les objectifs définis par l’entreprise. Le portefeuille de projets permet de centraliser tous les projets et d’optimiser ainsi l’utilisation des ressources humaines, matérielles et financières.

Généralement exécutée par le Project Management Office (PMO), la gestion de portefeuille de projets permet également de donner un cadre à chaque projet et de leur apporter plus de visibilité.

Cependant, la gestion de portefeuille de projets multiples peut être complexe demandant une capacité d’adaptation importante. Ci-dessous, nous allons donc décrypter quels sont les défis qu’impliquent ce type de gestion de portefeuille de projets et surtout, comment les relever.

Défi numéro 1 : Prioriser les différents projets

Chaque projet diffère en termes de taille, de complexité, d’activité et répond à des besoins et exigences spécifiques. Ainsi, la priorisation et hiérarchisation des différents projets peut rapidement devenir complexe, ces derniers étant en concurrence les uns avec les autres.

Comment relever ce défi ?

Adopter des critères clairs pour hiérarchiser les projets. Il faudra prendre en compte :

Alignement sur les objectifs stratégiques : Évaluez la contribution de chaque projet aux objectifs stratégiques de l’organisation. Les projets qui sont plus étroitement alignés sur la vision et la mission de l’entreprise peuvent être considérés comme prioritaires.

Évaluation des risques : Considérez les risques inhérents à chaque projet. Les projets à risque maîtrisé ou ceux pour lesquels des stratégies d’atténuation sont clairement définies peuvent être classés plus haut dans la hiérarchie.

Valeur ajoutée pour l’organisation : Évaluez la valeur ajoutée potentielle de chaque projet pour l’organisation. Certains projets peuvent apporter des avantages tangibles tels que des gains financiers, une amélioration de la réputation de l’entreprise, ou une expansion de la clientèle.

Retour sur investissement (ROI) : Analysez le potentiel de chaque projet à fournir un retour sur investissement positif. Les projets les plus rentables peuvent être considérés comme prioritaires, surtout s’ils contribuent de manière significative aux objectifs financiers de l’organisation.

Disponibilité des ressources : Considérez la disponibilité des ressources nécessaires pour chaque projet. La priorisation doit prendre en compte si l’organisation dispose des compétences, du temps et des financements nécessaires pour mener à bien chaque projet.

Défi numéro 2 : Disponibilité et affectation des ressources

Le succès de chaque projet au sein d’un portefeuille dépend largement de la disponibilité adéquate des ressources nécessaires. Ces ressources englobent non seulement les aspects financiers et matériels, mais également les compétences humaines qualifiées. La gestion efficace de ces ressources est cruciale pour garantir que chaque projet puisse atteindre ses objectifs dans les délais impartis et avec la qualité requise.

Comment relever ce défi ?

Réaliser un listing des ressources nécessaires et surtout disponibles pour l’exécution du projet. Une fois le listing réalisé, il est également nécessaire d’évaluer la charge de travail afin de répartir équitablement les ressources et tâches aux personnes compétentes. Des logiciels de gestion de projet peuvent attribuer ces ressources à un ou plusieurs acteurs du projet qui semblent être le/les plus compétent(s) pour les utiliser durant les activités.

 

Défi numéro 3 : Limiter les risques

Chaque projet comporte des risques potentiels. Lorsqu’il s’agit de gérer un portefeuille de projets multiples, la complexité des risques augmente considérablement. Ces risques peuvent être de différentes natures, tels que financiers, juridiques, opérationnels, stratégiques, et peuvent émaner à la fois de facteurs internes et externes. La gestion de ces risques devient donc une préoccupation majeure pour assurer le succès global du portefeuille.

Comment relever ce défi ?

Pour éviter de mettre l’organisation en péril, il est essentiel d’entreprendre une stratégie de gestion des risques optimale en 4 étapes : identification des risques, évaluation des risques, gestion des risques, suivi des risques. Grâce à ses différentes étapes, il sera possible d’adopter des stratégies d’atténuation et d’évitement des risques.

Défi numéro 4 : Maintenir une communication fluide

La gestion d’un portefeuille de projets multiples implique une coordination étroite entre divers acteurs, tels que le Project Management Office (PMO), les chefs de projet, les équipes projet, les parties prenantes, les clients, etc. La plupart de ces acteurs peuvent être simultanément engagés dans plusieurs projets. C’est pourquoi il est donc crucial de maintenir une communication fluide et transparente pour assurer la cohérence et la réussite globale du portefeuille.

Comment relever ce défi ?

Plusieurs actions peuvent être mises en place telles que l’élaboration d’un plan de communication détaillé et l’utilisation d’outils collaboratifs : logiciel de gestion de projet, espaces de travail partagés, etc. Organisez régulièrement des réunions pour faire le point sur chaque projet (et éventuellement revoir l’ordre des priorités). De manière générale, encouragez la discussion avec vos collaborateurs dans un environnement de travail sain et attentif.

Défi numéro 5 : Gérer les données

Il est important de ne pas perdre de vue le suivi des projets dans la gestion de portefeuille de projets multiples et d’analyser leur résultat au fur et à mesure. Suivre l’évolution de chaque projet, analyser les résultats et collecter des informations pertinentes sont des éléments cruciaux pour une prise de décision éclairée.

Comment relever ce défi ?

Il est essentiel de collecter les données tout au long du cycle de vie des projets : problèmes rencontrés, solutions apportées, objectifs atteints ou non, etc. Il faut également établir des indicateurs clés de performance (KPI) s’alignant sur l’objectif de l’organisation et permettant de mesurer concrètement la performance de chaque projet. Utilisez des tableaux de bord et présenter de manière synthétique les données importantes est également très pratique. Ils facilitent la compréhension rapide de la situation de chaque projet ainsi que de l’ensemble du portefeuille.

Conclusion

La gestion de portefeuille de projets multiples constitue un défi complexe pour les organisations cherchant à atteindre leurs objectifs stratégiques. Bien que cette approche offre une centralisation des projets et une optimisation des ressources, elle nécessite une capacité d’adaptation importante pour surmonter les défis inhérents.

 

La mise en place de ces solutions nécessite une combinaison de bonnes pratiques de gestion de projet, d’utilisation d’outils technologiques adaptés, et d’une culture organisationnelle axée sur la collaboration et l’adaptabilité. En relevant ces défis, les organisations peuvent transformer la complexité des portefeuilles de projets multiples en une opportunité d’amélioration continue et de succès organisationnel. La gestion proactive et intégrée de ces aspects permettra d’optimiser l’efficacité opérationnelle et d’assurer la réalisation réussie des objectifs fixés par l’entreprise.

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Contrôle de projet : quels outils utiliser ?

Project Controls Toolbox

Le contrôle de projet est un élément phare de la gestion de projet. Une fois le lancement de projet démarré, le chef de projet doit mettre en place un suivi et contrôle du projet afin de s’assurer que son état d’avancement est en phase avec le planning. Il doit aussi prévoir des mesures correctives dans le cas où l’écart vers les objectifs, les délais et le coût prévus se creusent.

Ainsi, tout au long du cycle de vie du projet, le chef de projet collecte et analyse les données des activités en cours afin de mesurer la progression et les potentiels écarts.

Pour y parvenir, plusieurs outils sont mis à la disposition du chef de projet qu’il va pouvoir utiliser ensuite durant chaque phase du contrôle de projet. On peut découper ces phases en trois grandes sections que sont :

  • La définition des objectifs
  • Les ressources techniques et humaines
  • Les résultats et indicateurs clés de performance (KPI)

Les meilleurs outils de contrôle de projet

Le contrôle et suivi de projet doit être réalisé scrupuleusement afin de faire remonter les problématiques rencontrées au moment opportun pour de prendre les mesures nécessaires dans les temps. Il a pour objectif de maintenir le Triangle d’or c’est-à-dire coûts, planning, et délais.

Les KPI

Les KPI ou indicateurs clés de performance sont essentiels au suivi du projet, car ils délivrent de précieuses informations sur les performances. Ce sont des indicateurs chiffrés qui vont permettre de suivre les objectifs définis et leur progression tout au long du projet.

Les KPI à suivre dans le cadre d’un contrôle de projet sont entre autres :

  • L’indice de performance des coûts (CPI = Valeur acquise (VA) / Coûts réels (CR)) 
  • L’écart budgétaire
  • La rentabilité (pour chaque tâche du projet, le projet en entier et le client)
  • La rentabilité financière
  • La valeur prévue (VP = budget à l’achèvement X Pourcentage d’achèvement prévu)
  • Taux d’utilisation (Nombre d’heures factures / Nombre d’heures disponibles) X 100%
  • Indice de performance des délais (SPI = valeur acquise / valeur planifiée)
  • Taux de rotation du personnel
  • Capacité des ressources humaines
  • Taux d’achèvement dans les délais
  • Durée d’exécution estimée VS durée réelle

Cette liste est non exhaustive et il se peut que certains d’entre eux ne soient pas adaptés à  votre projet. Il faut donc adapter les KPI à suivre en conséquence.

Le tableau de bord

Le tableau de bord est l’outil numéro 1 du contrôle de projet. Il permet à la fois d’avoir une visibilité en temps réel sur le projet et son avancement, tout en centralisant les informations essentielles ainsi que les principaux KPI à suivre. Ainsi, le tableau de bord permet de détecter rapidement d’éventuels problèmes et de prendre des décisions éclairées.

Lire aussi : Comment contrôler un projet ? Méthodes et Outils

Project Control

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt permet de faciliter la planification du projet en représentant chacune des tâches visuellement sur un graphique. Ainsi, le chef de projet peut suivre l’avancée du projet concernant les délais et d’estimer les éventuels écarts.

Lire aussi : Qu’est-ce que la planification en gestion de Projet ?

L’EVM (gestion de la valeur acquise)

La gestion de la valeur acquise ou l’Earned Value Management permet de mesurer l’avancement du projet. L’EVM s’appuie sur 3 indicateurs :

  • Le Plan Value = le plan budgétaire
  • L’Actual Cost = le budget réellement dépensé
  • L’Earned Value = le budget correspondant au travail effectué

À partir de ces trois indicateurs, il sera possible pour le chef de projet d’identifier les retards et les dépassements de coût.

  • Schedule Variance = EV – EP pour identifier les écarts de planning
  • Cost Variance = EV – AC pour identifier les écarts de budget

Lire aussi : l’EVM un véritable outils pour le contrôle de projet.

 

 

Earned Value Analysis

La matrice des risques

La matrice des risques est un outil à fort potentiel permettant de calculer le degré des risques éventuels identifiés mettant en avant la gravité d’un risque par rapport à la probabilité qu’il arrive. La règle est la suivante : Probabilité x Conséquence = Niveau de risque. Le chef de projet va donc pouvoir utiliser cette méthode pour suivre le projet et anticiper d’éventuels et méthodes correctives à mettre en place.

Lire aussi : qu’est-ce que la gestion des risques ?

Les logiciels de gestion de projet

Afin d’assurer un suivi et contrôle de projet pertinent, il est aussi essentiel d’utiliser des logiciels de gestion de projet adéquat qui vont permettre au chef de projet de mettre en place ces différents outils. Microsoft Project ou encore Oracle Primavera P6  sont des outils de planification proposant des moyens efficaces de contrôler le projet et de faciliter la prise de décision. Ils permettent à la fois de planifier, mais aussi d’avoir une vue d’ensemble sur les activités tout au long du projet.

Les réunions régulières

Mettre en place de manière régulière par exemple chaque des réunions avec l’équipe projet permet de faire le point avec tous les membres. Relever les axes d’améliorations possibles, les potentiels problèmes rencontrés… C’est aussi un excellent moyen de garder son équipe motivée tout au long du projet. Surtout, cela permet de donner la parole régulièrement aux collaborateurs et de ne pas laisser un obstacle qui pourrait sembler futile prendre de l’ampleur et empiéter sur la qualité du projet.

L’importance du suivi et contrôle de projet

Le suivi et le contrôle d’un projet sont des éléments essentiels de la gestion de projet. Ils permettent de s’assurer que le projet est réalisé conformément aux objectifs fixés, dans les délais impartis et en respectant les ressources allouées. Faisant suite à la planification et l’exécution du projet, le suivi de projet permet de contrôler le projet et d’effectuer des allers-retours avec l’équipe afin de l’ajuster si besoin et d’anticiper d’éventuels retards ou problème.

 

Ainsi, en plus de prévenir les risques, le contrôle de projet permet de piloter efficacement les différentes étapes du projet en limitant les pertes de temps et de ressources afin de rendre les livrables attendus dans les délais.  Sans suivi et contrôle, il est facile de dévier des objectifs initiaux, de dépasser le planning et d’échouer dans la réalisation des livrables. Pour cette raison, faire un suivi et contrôle de projet est incontournable de la gestion de projet.

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L’EVM : un véritable outil pour le contrôle de projet

Earned Value Analysis

L’EVM, ou Earned Value Management (gestion de la valeur acquise en français) est une méthode reconnue couramment utilisée en management de projet permettant de mesurer la performance du projet en cours.

L’EVM intervient durant le contrôle et le suivi de projet. En effet, cette méthode permet de faire le lien entre le planning préalablement défini lors du lancement de projet et les coûts ; soit deux composants essentiels au bon déroulement d’un projet.

Elle offre une analyse précieuse sur les résultats auxquels s’attendre. Son objectif principal est donc de contrôler et d’éviter les dépassements de coûts, une des problématiques principales des projets les plus complexes. Le cas échéant, l’EVM permet de prévenir des excès de budget trop important en prenant des mesures correctives à temps.

Les avantages de l’Earned Value Management en gestion de projet

Cartographie du travail et des coûts :

L’EVM permet de suivre les coûts réels par rapport à la planification initiale, offrant ainsi une cartographie claire du travail effectué et des coûts associés.

Réduction des inconnues en facteurs quantifiables :

En convertissant les performances du projet en valeurs financières, l’EVM réduit les incertitudes, offrant une compréhension plus précise de l’état du projet.

Comparaison de l’état actuel par rapport à la ligne de base du projet :

L’EVM permet de comparer les performances réelles avec la ligne de base du projet, identifiant ainsi les écarts et facilitant la prise de mesures correctives.

Identification des trajectoires critiques :

En évaluant les coûts et les performances, l’EVM permet d’identifier les trajectoires critiques du projet, aidant à concentrer les efforts là où ils sont le plus nécessaires.

Création d’un cadre basé sur les données pour la prise de décisions futures :

L’EVM fournit une base de données solide pour la prise de décisions éclairées sur le projet, que ce soit pour ajuster le budget, la portée, ou allouer des ressources de manière appropriée.

Intervention rapide et anticipée :

L’EVM permet une détection précoce des problèmes potentiels, permettant ainsi une intervention rapide, que ce soit en ajustant la portée, en allouant davantage de ressources ou en modifiant d’autres paramètres du projet.

Meilleure visibilité et responsabilisation des parties prenantes :

L’utilisation de mesures claires et quantifiables favorise une meilleure visibilité du projet, ce qui contribue à responsabiliser les parties prenantes et à maintenir une communication transparente.

Aperçu du projet et du portefeuille :

L’EVM offre une vue d’ensemble complète du projet et peut également être étendu pour fournir des informations sur l’ensemble du portefeuille de projets, facilitant ainsi la gestion globale.

L’EVM en pratique, comment contrôler un projet grâce à la gestion de la valeur acquise

Pour sa méthodologie, l’EVM prend en compte trois paramètres que sont le calendrier, le coût et la portée du projet. À partir de ces trois critères et sur la base des valeurs planifiées et réelles, l’EVM va donc pouvoir estimer des tendances.

Pour son analyse, l’EVM mesure la valeur acquise d’un projet (VA) soit la valeur du travail déjà effectué et la compare à la valeur prévue (VP) soit la valeur du travail correspondant au planning définit, ainsi qu’au coût réel (AC « Actual Cost »). Voici donc les trois valeurs à retenir :

Valeur acquise = VA

Valeur prévue = VP

Coût réel = AC

La valeur prévue VP

La valeur prévue ou planifiée correspond à la valeur de référence, c’est celle que l’on entend respecter. Elle correspond Coût Budgetisé du Travail Prévu.

Le coût réel AC

Le coût réel correspond au Coût Réel Dépensé pour le Travail Effectué.

La valeur acquise VA

La valeur acquise correspond donc quant à elle Coût Budgetisé du Travail Effectué

Analyse de la variance SV et CV

Une fois le résultat des trois valeurs obtenu, il va être question de mesurer la variance afin de comprendre si le projet suit le bon chemin ou non. Ici, on va s’intéresser à deux valeurs :

Schedule Variance SV : permettant de mesurer l’écart par rapport au calendrier

Pour calculer la Schedule Variance, la méthode est la suivante : SV = VA – PV

Valeur
Interprétation
SV < 0
Une SV négative implique que le projet est en retard
SV > 0
Une SV positive implique que le projet est en avance
SV = 0
Une SV nulle implique que le projet est pile dans les délais planifiés

Cost Variance CV : permettant de mesurer l’écart par rapport au coût

Pour calculer la Cost Variance, la méthode est la suivante : CV = VA – AC

Valeur
Interprétation
CV > 0
Une CV positive implique que les dépenses sont supérieures au budget prévu
CV < 0
Une CV négative implique que les dépenses sont inférieures au budget prévu
CV = 0
Une CV nulle implique que les dépenses sont piles dans le budget planifié

Analyse grâce aux indices de performance

Un autre moyen d’analyser la performance du projet est d’utiliser les indices de performance Schedule Performance Index SPI et Cost Performance Index CPI.

Le Schedule Performance Index SPI correspond à l’indice de performance des délais.

Pour le calculer, la méthode est la suivante : SPI = AC/PV

Valeur
Interprétation
SPI > 0
Un SPI positif implique que le projet est en retard
SPI < 0
Un SPI négatif implique que le projet est en avance
SPI = 0
Un SPI nul implique que le projet est pile dans les délais planifiés

Le Cost Performance Index CPI correspond à l’indice de performance des coûts

Pour le calculer, la méthode est la suivante : CPI = AV/AC

Valeur
Interprétation
CPI < 0
Un CPI négatif implique que les dépenses sont supérieures au budget prévu
CPI > 0
Un CPI positif implique que les dépenses sont inférieures au budget prévu
CPI = 0
Un CPI nul implique que les dépenses sont piles dans le budget planifié

En mettant en corrélation dans ces analyses les deux paramètres que sont les délais et le coût, il est alors possible d’obtenir une vue détaillée sur l’état d’avancement du projet dans un futur proche et le cas échant, prendre les mesures correctives nécessaires.

Les principes fondamentaux de l’EVM

Pour mettre en place la méthodologie EVM au sein d’un projet, il est nécessaire de respecter quelques principes fondamentaux :

L’organisation et la portée du projet

Identifier et définir la portée du projet en utilisant la Structure de répartition du travail (WBS), la Structure organisationnelle du projet (OBS), et la Matrice d’attribution de responsabilité (RACI).

Panification et budgétisation :

Établir une base de référence en regroupant les activités, définissant des jalons, attribuant des dates d’échéances et allouant le budget

Comptabilisation des coûts :

Suivre les coûts réels et comptabiliser les charges à payer pour une mesure précise.

Analyse et rapport de rendement :

Calculer la VA, la VP, et l’ AC, les variances et les indices, en identifiant les mesures correctives nécessaires.

Révisions et maintenance des données :

Réviser la ligne de base lors de changements autorisés, en impliquant une gestion proactive du changement et des risques. Il faut garder en tête qu’un projet n’est jamais rigide et peut au contraire évoluer au fil du temps.

 

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L’analyse des risques en gestion de projet

risk management

L’analyse des risques est un véritable enjeu de la gestion de projet. Elle consiste à identifier, surveiller, évaluer et traiter les risques susceptibles d’intervenir durant le projet et pouvant interférer sur sa qualité et ses livrables. Le risque zéro n’existant malheureusement pas, il est nécessaire de prendre le temps d’anticiper ces risques et d’imaginer des stratégies et mesures correctives afin de limiter leur impact à temps.

Qu’est-ce qu’un risque ?

Un risque est un événement incertain pouvant avoir un impact négatif sur les objectifs du projet. S’il se produit, il peut par exemple entrainer un retard sur le planning ou encore une augmentation du budget initialement prévu.

Quels sont les objectifs de l’analyse de risque projet?

L’objectif principal de l’analyse de risque est de permettre une gestion efficace des problèmes potentiels. En identifiant les risques et en évaluant leur impact (grâce à une matrice des risques), il est possible de prendre des mesures préventives pour minimiser les conséquences négatives.

L’analyse de risque vise également à faciliter la prise de décisions éclairées en fournissant des informations pertinentes sur les risques. Enfin, elle permet de mettre en place des plans d’action pour faire face aux risques identifiés, en déterminant les actions à entreprendre afin de réduire les probabilités d’occurrence et de minimiser les dommages éventuels.

Les étapes clés de l’analyse de risque projet

1. Identification des risques projet

La première étape de l’analyse de risque consiste à identifier tous les risques potentiels qui pourraient affecter le projet. Cela peut être fait en examinant les différentes activités, processus et zones de vulnérabilité. Il est crucial d’impliquer toutes les parties prenantes dans ce processus afin de garantir une vision complète des risques.

Les catégories de risques

On peut classifier les risques en trois grandes catégories :

  • Les risques connus : Ces risques sont identifiés et documentés dès le début du projet. Ils sont souvent issus de l’expérience passée, de projets similaires ou de connaissances existantes.
  • Les risques encore inconnus mais qu’on peut supposer : Ces risques ne sont pas identifiés initialement, mais ils peuvent être anticipés en se basant sur l’expertise de l’équipe de projet. Bien que ces risques ne soient pas connus avec certitude, l’expérience et la compréhension du domaine peuvent aider à les envisager et à élaborer des plans d’atténuation préventifs.
  • Les risques encore inconnus mais qu’on ne pas supposer : Ces risques, par nature, sont difficiles ou impossibles à anticiper. Ils résultent souvent de facteurs externes inattendus et peuvent surgir de manière soudaine, comme par exemple une catastrophe naturelle.

Plus vous avez travaillé sur des projets similaires auparavant, plus vous saurez identifier un grand nombre de risques connus et risques supposés. C’est pourquoi il est essentiel de garder les registres de vos précédents projets afin de pouvoir les utiliser et les comparer avec votre projet actuel. En revanche, plus un projet est « nouveau » et complexe, plus vous aurez de chances de vous confronter à des risques inconnus et impossibles à imaginer en amont.

Les différents types de risques

Les risques peuvent être de plusieurs natures selon la thématique de votre projet. De manière générale on les classe d’abord en deux catégories distinctes :

  • Les risques exogènes : c’est-à-dire les risques externes à l’organisation
  • Les risques endogènes : c’est-à-dire les risques internes à l’organisation

Parmi ces catégories on retrouve :

  • Les risques liés à la gestion de projet
  • Les risques juridiques
  • Les risques humains
  • Les risques technologiques
  • Les risques économiques
  • Les risques liés aux délais
  • Les risques naturels
  • Les risques géographiques
  • Les risques sanitaires
  • Les risques organisationnels
  • Les risques informatiques
  • Les risques liés au travail
  • Les risques environnementaux
  • Les risques politiques
  • Les risques médicaux
  • Les risques marchés

2. Évaluation des probabilités et des impacts

Une fois les risques identifiés, il est important d’évaluer leur probabilité d’occurrence et leurs impacts potentiels sur l’organisation. Cela peut être fait en utilisant notamment une matrice des risques. La matrice des risques attribue des niveaux de probabilité et d’impact à chaque risque afin de les hiérarchiser et de définir les priorités en termes de gestion.

3. Évaluation des mesures correctives existantes

Dans cette étape, l’analyse de risque consiste à évaluer les mesures de contrôle déjà en place dans l’organisation. Il est important de déterminer si ces mesures sont adéquates pour réduire les risques identifiés ou si des mesures supplémentaires sont nécessaires. Cette évaluation permet également d’identifier les points faibles et les lacunes dans le système de contrôle existant et de proposer des améliorations.

4. Mise en place de nouvelles mesures correctives

Il s’agit ici de définir les nouvelles mesures à mettre en place si celles existantes ne suffisent pas. L’organisation devra donc choisir entre quatre types de stratégies :

  • Acceptation du risque : le chef projet et son équipe décident de ne prendre aucune mesure
  • Transfert du risque : on transfère la responsabilité du risque à un tiers
  • Atténuation du risque : des mesures correctives sont mises en place pour limiter l’impact du risque et éviter qu’il se reproduise
  • Évitement du risque : des mesures sont mises en place pour éviter complètement le risque

À la suite de ces nouvelles mesures mises en place, il est nécessaire de mettre en place un suivi. Ce n’est pas parce qu’un risque est en train d’être contourné qu’il le sera forcément avec succès ou qu’il ne se reproduira pas.

5. Évaluation des risques résiduels

Une fois les mesures correctives actuelles évaluées et les nouvelles mises en place, il est essentiel de calculer les risques résiduels, c’est-à-dire les risques qui restent après la mise en place des mesures de contrôle existantes. Cette évaluation permet de déterminer si les risques sont acceptables ou s’ils nécessitent des actions supplémentaires pour les réduire. Il est important de s’assurer que les risques résiduels restent dans les limites acceptables fixées par l’organisation.

Conclusion : les avantages de l’analyse de risque pour les organisations

Une meilleure prise de décision stratégique

L’analyse de risque permet aux entreprises d’identifier et d’évaluer les risques potentiels liés à une décision stratégique. En comprenant les risques associés, les chefs de projets peuvent prendre des décisions plus éclairées et mettre en place des stratégies adaptées pour minimiser ces risques.

Une meilleure gestion des ressources

L’analyse de risque permet également aux organisations de mieux gérer leurs ressources, qu’il s’agisse des ressources humaines, financières ou matérielles. En identifiant les risques potentiels, les entreprises peuvent allouer leurs ressources de manière plus optimisée, en concentrant les efforts là où les risques sont les plus importants. Cela peut ainsi conduire à des économies de coûts significatives.

Une meilleure résilience face aux imprévus

Grâce à l’analyse de risque, les organisations peuvent anticiper les imprévus et se préparer à y faire face de manière proactive. En ayant une vision claire des risques potentiels, elles peuvent mettre en place des plans pour minimiser l’impact de ces événements. Cette approche leur permet de rester résilientes face aux difficultés et de maintenir leur activité normale, même en cas de situations critiques.

Une meilleure performance globale

En intégrant régulièrement l’analyse de risque dans leur processus de prise de décision et de gestion, les entreprises peuvent améliorer leur performance globale. En identifiant et en gérant les risques adéquatement, elles peuvent éviter les pertes financières, minimiser les interruptions de production, réduire les coûts, maintenir la satisfaction des clients et préserver leur réputation. L’analyse de risque est un outil essentiel pour optimiser les résultats d’un projet.

Lire aussi sur la gestion et l'analyse des risques en gestion de projet

Qu’est-ce que la gestion des risques ?

Analyse des risques délais et coûts

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Qu’est-ce que la gestion des risques ?

risk management

La gestion des risques est un concept faisant partie intégrante de la gestion de projet. La gestion des risques est une tâche dont le chef de projet doit prendre la responsabilité. Ce processus inclut à la fois l’évaluation des risques en amont et pendant le déroulement du projet, mais aussi et surtout le développement de stratégies d’atténuations de ces risques.

 

Le processus de gestion des risques peut se découper schématiquement en 3 grandes étapes que nous allons aborder ci-dessous :

  • Identification du risque
  • Analyse du risque
  • Plan d’atténuation

 

L’identification des risques

La gestion des risques (et la stratégie d’atténuation qui l’accompagne) est un processus demandant réflexion, créativité et organisation. Elle démarre dans la plupart des cas par un brainstorming général avec l’équipe projet afin d’identifier tous les risques possibles. Cela peut notamment se faire à l’aide des reportings d’anciens projets similaires susceptibles de rencontrer les mêmes obstacles.

Certaines organisations utilisent des listes de contrôle des risques permettant d’évaluer la probabilité que ces risques surviennent durant le projet. La liste de contrôle est propre à chaque entreprise étant influencée par son domaine d’activité et le type de projet qu’elle a l’habitude de mener.

Ces listes et reportings sont des sources précieuses d’informations permettant de gagner un temps considérable dans l’identification des risques immédiats et potentiels.

Les risques de l’entreprise ou organisation peuvent être de différents types tels que :

  • Les risques opérationnels
  • Les risques financiers
  • Les risques professionnels
  • Les risques stratégiques
  • Les risques technologiques
  • Les risques industriels
  • Les risques juridiques et réglementaires

Cette liste est non exhaustive et s’adapte à chaque organisation.

Analyse des risques

Le RBS – Risk Breakdown Structure

Une fois les risques identifiés, ces derniers vont pouvoir être classifiés et cartographiés à l’aide du RBS (Risk Breakdown Structure). Le RBS prend la forme d’un organigramme hiérarchique répartissant chaque risque selon la catégorie à laquelle il appartient contenant elle-même des sous-catégories.

Le RBS possède l’avantage de visualiser clairement tous les risques identifiés et de les comparer à ceux d’anciens projets,.

Analyse des risques qualitative

Il est important de déterminer le niveau d’exposition des risques. Pour ce faire , il est recommandé de réaliser une notation des risques. Généralement le schéma de notation se repose sur trois grands indices que sont la gravité du risque (G), la probabilité d’occurrence du risque (P) permettant de calculer alors l’impact du risque (I) et donc le degré d’intervention à entreprendre.

La notation est représentée ainsi :

Gravité du risque (G) : 

  • Négligeable (1) 
  • Mineur (2) 
  • Modéré (3) 
  • Majeur (4) 
  • Catastrophique (5) 

Probabilité d’occurrence du risque (P) :

  • Très probable (5) 
  • Probable (4) 
  • Possible (3)
  • Peu probable (2) 
  • Très improbable (1) 

Impact du risque (I) :

  • Faible (1 à 6)
  • Moyen (7 à 12)
  • Élevé (13 à 25)
Qualitative Risk Analysis

Pour déterminer l’impact du risque la formule à appliquer est la suivante : G x P = I

Exemple : un risque modéré (3) considéré comme probable (4) représente un impact moyen (3 x 4 = 12).

Analyse des risques quantitative

La simulation de Monte Carlo est un modèle statique qui permet de simuler la probabilité d’occurrence d’un certain nombre de résultats lié à un évènement incertain, ici un risque. Elle permet de quantifier les risques, de prédire la probabilité de dépassement des coûts et du délai, et de comprendre comment un risque affectera le projet. 

Les risques ne sont pas égaux et il existe la probabilité que certains risques se produisent plus que d’autres. En fonction des risques, la planification du projet peut être amenée à évoluer. Par exemple, si le projet comporte de nombreux risques, une révision du budget peut être nécessaire. En réalisant un plan d’atténuation des risques, il va alors pouvoir être possible d’identifier les risques les plus critiques pouvant avoir un fort impact négatif sur le projet.

Ces méthodes d’analyse des risques vont pouvoir permettre de faciliter la prise de décision, d’évaluer le coût qu’ils vont engendrer, mais aussi quelles sont les stratégies nécessaires à mettre en place pour l’atténuer.
Si la planification n’est pas obligatoire, elle est toutefois fortement recommandée notamment pour les projets plus complexes ou lorsqu’une entreprise doit gérer plusieurs projets en même temps.

Quantitative Risk analysis

Atténuation des risques

Dans un troisième temps, l’équipe projet est charge de réaliser un plan d’atténuation des risques à partir des informations collectées lors de l’identification et surtout de l’évaluation des risques. Mais pourquoi construire un plan d’atténuation des risques ? Le plan d’atténuation des risques va permettre de limiter voir dans certains cas d’éviter les dommages potentiels qui pourraient entraver la réussite ou une partie du projet.

On distingue quatre types d’atténuation des risques que nous allons détailler ci-dessous.

Évitement des risques

L’évitement des risques est recommandé lorsque la conséquence d’un risque est trop importante pour la santé du projet. Ici l’objectif est d’éviter complètement le risque, souvent en arrêtant l’activité. Cela peut être assez coûteux pour l’organisation.

Réduction des risques

Ici, il s’agit de mettre en place une stratégie visant à réduire les répercussions du risque. Il va alors être question par exemple de prévenir le risque grâce à des mesures préventives ou encore de diversifier les activités ou investissements afin que les conséquences ne soient pas trop lourdes pour un même pôle ou encore améliorer les processus.

Transfert des risques

Le transfert des risques consiste à déplacer le risque en confiant sa responsabilité à un tiers. C’est surtout le cas lorsque l’entreprise a souscrit une police d’assurance et décide de la solliciter dans un contexte bien précis.

Acceptation des risques

Dans cette dernière situation, il s’agit d’accepter les risques encourus sans aucune tentative d’atténuation. On continue donc le projet en pleine conscience des risques auxquels on s’expose. Cette méthode est utilisée pour des risques à faible probabilité.

 

Une fois le plan d’atténuation des risques mis en place, des réunions d’évaluations peuvent être mises en place tout au long du cycle de vie du projet afin d’évaluer les risques à différents moments du projet.

En conclusion

La gestion des risques implique une série de processus et d’outils de gestion qui permettent d’identifier, d’évaluer, de hiérarchiser et de gérer les risques de manière efficace. Pour évaluer les risques, il est nécessaire d’identifier tous les risques auxquels l’entreprise est exposée, en utilisant des outils de gestion tels que la documentation, l’identification des risques potentiels et des risques identifiés, ainsi que l’analyse de la probabilité d’occurrence et de l’impact des risques sur l’entreprise. Cette évaluation permet de hiérarchiser les risques en fonction de leur criticité et de déterminer les mesures de gestion appropriées. 

Par ailleurs, la gestion des risques nécessite également la mise en place d’un système de management qui intègre la gestion des risques dans toutes les activités de l’entreprise. Cela inclut la définition d’une politique de gestion des risques, la formation des gestionnaires de risques, la mise en place de processus de gestion des risques, la définition de plans d’action et de mesures de gestion des risques, la mise en place d’un contrôle interne et d’un système d’information, ainsi que le suivi et l’évaluation réguliers de la gestion des risques. L’objectif ultime de la gestion des risques est de permettre à l’entreprise de gérer efficacement les risques auxquels elle est exposée, en minimisant les conséquences négatives et en maximisant les opportunités.

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Comment contrôler un projet ? Méthodes et outils

Project Control

Le contrôle de projet est une étape essentielle du project management. Il consiste à surveiller et à évaluer l’avancement d’un projet par rapport à son plan initial. Le contrôle de projet permet de prendre des mesures correctives en cas de déviations par rapport aux objectifs, aux délais ou aux coûts prévus. Ci-dessous, nous développons les méthodes et techniques pour assurer un contrôle et suivi de projet efficace.

Initier un contrôle de projet

Le point de départ du contrôle de projet est la définition des objectifs du projet qui doivent être alignés avec les aspirations de l’entreprise et de tous les acteurs qui participent au projet.

Dans un deuxième temps, il est essentiel de s’intéresser aux ressources et moyens nécessaires à la réalisation de chaque tâche et activité du projet. C’est-à-dire les moyens et ressources techniques, mais aussi humaines. La composition de l’équipe projet rentre ici en jeu. Il est indispensable que l’équipe se compose d’éléments disposant des compétences adéquates pour l’exécution des tâches qui leur seront attribuées.

Enfin, dans un troisième temps, le contrôle de projet s’intéresse aux résultats et indicateurs de performance. Le projet atteint-il les objectifs espérés ? Si ce n’est pas le cas, quels dispositifs est-il possible de mettre en place pour y remédier ? Quelles ressources est-il possible de solliciter ?

La phase du contrôle de projet offre la possibilité d’ajuster le projet si celui peine à respecter les contraintes du projet.

Distinction entre planification et contrôle de projet

Certes le contrôle de projet repose en partie sur la planification de ce dernier, mais cela n’implique pas pour autant qu’ils sont similaires. La planification a pour but d’organiser et de structurer toutes les actions nécessaires au bon déroulement du projet en répondant aux trois contraintes que sont les coûts, le délai et le scope. C’est une des étapes préliminaires. Le contrôle de projet intervient lui sur toute la durée du projet et vise à s’assurer que le cahier des charges est respecté.

Le chef de projet à la tête du contrôle de projet

C’est le chef de projet qui est en charge du contrôle de projet. Il a pour rôle d’analyser :

  • La situation du projet à l’instant T
  • L’évolution du projet au cours des différentes étapes
  • Les éventuels écarts budgétaires ou autres ainsi que les mesures correctives à mettre en place

Mais aussi d’assurer :

  • Le suivi des coûts
  • Le suivi des délais
  • Le suivi des risques
  • La gestion des livrables

Durant le contrôle et le suivi de projet, le chef de projet collecte et analyse les données afin de mesurer l’évolution du projet et les progrès réalisés. Le chef de projet est également en charge durant cette période du reporting afin de part aux parties prenantes de l’évolution du projet en lui offrant une vision d’ensemble et en prenant en compte les indicateurs de performance. Le reporting permet d’effectuer des modifications au projet si nécessaire.

Pourquoi mettre en place un contrôle de projet ?

Piloter le suivi et le contrôle de projet permet de :

  • Respecter les délais définis et d’identifier rapidement tout problème de planning
  • Suivre consciencieusement le budget et d’éviter ainsi les écarts
  • Vérifier la qualité et la conformité du projet à chaque étape
  • Assurer la gestion des risques et les actions à entreprendre

Quelle méthodologie utiliser pour assurer le contrôle de projet ?

Pour assurer le suivi de projet, le chef de projet doit donc régulièrement effectuer des contrôles du lancement de projet à sa clôture. Pour ce faire, il doit se rapprocher de l’équipe projet. Voici une méthodologie qu’il peut adopter :

  1. Définir la feuille de route du projet avec les outils de contrôle et de suivi, la fréquence des rapports et des indicateurs clés de performance (KPI) à surveiller.
  2. Définir un fil rouge à suivre incluant le périmètre, le planning, le budget et la qualité, afin que celui-ci serve de référence pour les activités de contrôle et de suivi.
  3. Évaluer périodiquement l’état du projet pour s’assurer que les KPIs rencontrent les objectifs et permettre ainsi des interventions correctives rapides pour minimiser l’impact des écarts.
  4. Identifier les risques du projet et leur incidence potentielle sur les objectifs du projet. Élaborer des plans d’action si nécessaire pour les prévenir ou en atténuer les conséquences.
  5. Mettre en œuvre des mesures correctives pour recentrer le projet en cas de déviations observées par rapport à la ligne de base.
  6. Produire des reportings réguliers destinés aux parties prenantes, favorisant une communication efficace et garantissant un niveau d’information uniforme pour tous les acteurs impliqués.

Quels outils utiliser pour le contrôle de projet ?

Une fois la méthodologie définie, l’utilisation d’outils de gestion de projet adaptés permet de faciliter les processus de suivi durant les différentes phases. Il faut donc pouvoir maitriser :

Le tableau de bord de suivi de projet

Outils de base en gestion de projet, il permet de réunir et de visualiser dans un seul même espace et en temps réel toutes les informations pertinentes liées au projet : les tâches à réaliser, les ressources, les délais, les indicateurs de performance etc.

Les diagrammes pour la visualisation

Le diagramme de Gantt est sans aucun doute le plus connu. Il permet de visualiser le calendrier du projet et de modéliser la planification des tâches.

Selon la complexité du projet, l’utilisation du diagramme de PERT peut-être plus pertinente car il permet de gérer une grande multitude de tâches sur une longue période.

La gestion de la valeur acquise (EVM)

La gestion de la valeur acquise permet de faire le lien entre le planning et le coût du projet afin de s’assurer qu’il respecte ces deux critères. L’EVM permet d’identifier d’éventuels écarts et d’entreprendre les actions nécessaires.

Les indicateurs de performance (KPI)

Les indicateurs clés de performance sont de très bons outils de pilotage et de suivi de projet. Ils se divisent en trois catégories :

  • Coût
  • Délai
  • Ressources

Ces trois indicateurs permettent d’évaluer les écarts à chaque étape du projet et de prendre des mesures correctives si besoin.

En conclusion

Contrôler un projet est essentiel pour assurer la qualité du projet, sa réussite et atteindre les objectifs fixés. En utilisant une méthodologie et des outils de gestion de projet adéquat, il est possible d’assurer un suivi minutieux et d’éviter au maximum les écarts.

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Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?

gouvernance projet

Définition de la gouvernance de projet

La gouvernance de projet est l’activité permettant de définir un cadre et des règles afin de participer au bon déroulement d’un projet, elle coexiste avec la gouvernance de l’entreprise. La gouvernance de projet permet de piloter un projet et de le coordonner depuis sa planification jusqu’à sa clôture. En gestion de projet, c’est donc une tâche préliminaire qu’il est fortement recommandé d’exécuter, notamment pour les projets les plus complexes demandant beaucoup d’organisation et de rigueur. La gouvernance de projet va permettre d’identifier les protocoles, les processus, les politiques, les fonctions des collaborateurs et leurs responsabilités, les processus de validation, les règlements… Elle donne la direction générale à aborder et doit être alignée avec la stratégie globale.

Le mode de management de la gouvernance de projet implique :

  • La politique de l’organisation: nature des relations entre tous les acteurs internes et externes, les règlements internes à l’organisation.
  • Le cycle du projet permettant de le structurer de sa planification à la clôture et d’identifier les différentes phases et tâches à réaliser dans chacune d’entre elles.
  • Une définition des rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes et collaborateurs, leurs fonctions à chaque étape des processus.
  • Des processus de communication efficaces afin de centraliser les données et veiller à ce que tous les collaborateurs disposent des mêmes informations pour avancer au même rythme.
  • Des processus de pilotage afin de régulièrement faire le point sur les activités, collecter des feedbacks afin de s’améliorer et de gérer les risques dans le but de prendre les meilleures décisions stratégiques.
  • Des processus de suivi afin d’accompagner tous les collaborateurs dans l’exécution de leurs tâches et s’assurer que les responsabilités de chacun sont adéquates.
  • Des outils tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord ou encore des logiciels de gestion de projet type MS-Project ; permettant à l’équipe projet d’adapter ses pratiques et de faciliter l’organisation et la réalisation de son travail.

Définition d’une bonne gouvernance selon les Nations Unies dans un rapport du PMI

Dans un document fort intéressant baptisé «Governance rules! The principles of effective project governance », le Project Management Institute PMI nous livre un éclairage sur sa définition du « concept insaisissable » de la gouvernance de projet évoquant le fait que le terme « gouvernance de projet » possède une multitude de significations et qu’il est donc nécessaire de les examiner.  Selon lui, la gouvernance de projet serait donc une arme redoutable d’organisations efficaces basées sur des projets. Un des éléments clés serait la façon dont les droits et les responsabilités de décision sont diffusés et attribués entre l’équipe de projet et les dirigeants permettant de prendre des décisions éclairées et d’accroitre la performance de l’entreprise.

Le PMI propose aussi la définition d’une bonne gouvernance évoquée par les Nations Unies ainsi que ces 8 caractéristiques. Les Nations Unies définissent une bonne gouvernance comme le processus de prise de décision et le processus par lequel les décisions sont mises en œuvre (ou non). Ses huit caractéristiques sont :

  • Participatif : la participation est une pierre angulaire de la bonne gouvernance et, en tant que telle, doit être informée et organisée.
  • Orienté vers le consensus : la bonne gouvernance nécessite la médiation des différents intérêts.
  • Responsable – Qui est responsable envers qui varie, selon que les décisions ou les mesures prises sont internes ou externes à une organisation. En général, une organisation est responsable devant ceux qui seront affectés par ses décisions ou ses actions.
  • Transparence : les décisions prises et leur application sont prises d’une manière qui respecte les règles et les règlements. Cela signifie également que l’information est librement disponible et directement accessible aux personnes qui seront touchées par de telles décisions et leur application. Cela signifie également que suffisamment d’informations sont fournies et qu’elles sont fournies sous des formes et des médias facilement compréhensibles.
  • Réactif : la bonne gouvernance exige que les institutions et les processus essaient de servir toutes les parties prenantes dans un délai raisonnable.
  • Efficace et efficace : la bonne gouvernance signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins des parties prenantes tout en faisant le meilleur usage des ressources à leur disposition.
  • Équitable et inclusif : le bien-être d’une société dépend de s’assurer que tous ses membres sentent qu’ils y ont un intérêt et ne se sentent pas exclus du courant dominant de la société. Cela nécessite que tous les groupes, mais en particulier les plus vulnérables, aient la possibilité d’améliorer ou de maintenir leur bien-être.
  • Suit un État de droit : la bonne gouvernance nécessite des cadres juridiques équitables qui sont appliqués de manière impartiale.

Si cette définition et ses caractéristiques s’appliquent au terme de gouvernance en général (comme la gouvernance d’entreprise par exemple), elle donne toutefois un bon aperçu de ce que doit être la gouvernance de projet pour fonctionner de manière efficace.

Les principes d’une gouvernance de projet efficace

Par ailleurs, on peut définir 7 principes généraux permettant d’assurer une gouvernance de projet efficace

Définir la responsabilité de la gouvernance de projet à une équipe disposant des compétences et ressources nécessaires pour assurer tout son déroulement.
Favoriser l’engagement de l’équipe. Cela est extrêmement important dans la gouvernance de projet. Il faut encourager la participation et l’adhésion des différents collaborateurs.

La priorisation des objectifs de gouvernance est aussi nécessaire d’éviter des confusions et conflits entre les objectifs.

Concevoir la gouvernance au niveau du portefeuille, du programme et du projet. La cohérence et la synergie conduisent à l’adoption et à la mise en œuvre réussie.

Assurer la transparence tout au long du processus, car elle permet de favoriser le climat de confiance, une meilleure compréhension des activités, et un meilleur engagement.

Garder en tête l’aspect évolutif de la gouvernance de projet. Il sera peut-être nécessaire d’ajuster ou de recommencer certaines tâches.

Une méthodologie de conduite adaptée est indispensable. La méthodologie choisie peut-être de type agile, en cascade, PERT, SCRUM… Vous pouvez consulter notre article sur les meilleures méthodologies en planification de projet si vous hésitez encore sur la technique la plus adaptée à votre projet.

Les avantages de la gouvernance de projet

Il existe de nombreuses raisons pour lesquels un projet peut échouer à rencontrer ses objectifs :

 

  • Manque de direction claire
  • Manque d’engagement de la part des collaborateurs et des parties prenantes
  • Manque de compétences dans la méthodologie de gestion de projet proposée
  • Absence d’alignement avec les stratégies, etc….

 

La gouvernance de projet vise donc à éviter ce genre de problèmes et à assurer la réussite du projet en garantissant une gestion efficace de toutes les parties prenantes, des ressources, des délais, des coûts et des risques pour atteindre les objectifs fixés. En plus de ce but global, instaurer une gouvernance de projet et efficace présente de multiples enjeux et avantages :

 

  • Elle améliorer la collaboration et la communication entre les collaborateurs et les parties prenantes
  • Elle favorise l’engagement des membres de l’équipe projet
  • Elle facilite la prise de décision éclairée
  • Elle permet de limiter les risques notamment liés au dépassement des coûts et des délais

Vous souhaitez passer à l’action ? PROPRISM vous accompagne dans le choix de la gouvernance à adopter ainsi que de vos objectifs stratégiques.

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Planificateur vs Chef de Projet

Gestion de projets et planification

Si de prime abord, planificateur de projet et chef de projet semblent être synonymes, la réalité est assez différente. En effet, chacun occupe des fonctions bien distinctes. Dans cet article, nous allons revenir en détail sur le rôle, les responsabilités de chacun ainsi que leur complémentarité.

Définition du planificateur de projet

La planification de projet est la base de la gestion de projet. Tout bon projet se doit d’être planifié et coordonné pour se dérouler dans les meilleures conditions et atteindre les objectifs fixés. La planification de projet intervient donc à l’aube de la création d’un projet.

Comme son nom l’indique, le planificateur « planifie ». Il a pour mission de piloter chacune des activités ainsi que leurs durées afin de s’assurer que les livrables respectent les délais préétablis en assistant le chef de projet. Aussi, en plus de la création du planning et de son calendrier, il doit le surveiller en permanence et le mettre à jour lorsque nécessaire durant les étapes du processus (nouvelles informations, nouvelles stratégies en cas de retard probable identifié). Le planificateur travaille main dans la main avec l’équipe projet et les parties prenantes à l’élaboration d’un planning initial prenant en compte le scope entier du projet. Il est du rôle du planificateur de faire accepter le planning et de s’assurer que celui-ci soit parfaitement aligné avec les objectifs des clients et du projet en général. Il doit également garantir la bonne compréhension de ce dernier par tous les collaborateurs. 

Tout au long du projet, le planificateur doit agir comme un véritable communicant afin de transmettre les bonnes informations aux collaborateurs au bon moment afin de s’assurer du bon déroulement du projet, de prévenir les risques, voire d’envisager des axes d’amélioration. Lors de la clôture du projet, le planificateur va pouvoir analyser le projet afin de toujours améliorer l’exécution des projets à venir : gestion des délais, évènements inattendus ayant provoqué des retards…

Les compétences d’un bon qualificateur de projet

Le qualificateur de projet se doit d’être un excellent communicant envers les collaborateurs et les parties prenantes, étant à l’initiative de la planification du projet, la base de ce dernier repose sur lui. Il doit donc partager les informations essentielles de manière adéquate pour faire avancer le projet dans la bonne direction.

Le pilotage et l’organisation sont également deux compétences clés, notamment pour les projets complexes regroupant beaucoup d’acteurs et de ressources différents. Cela doit être associé à un bon esprit de synthèse.

Le planificateur possède également des compétences techniques lui permettant de maitriser des outils de gestion de projet tels que Primavera P6, Trello ou encore MS Project. Il est familier aux processus et bonnes pratiques de gestion de projet.

Définition du chef de projet

Le chef de projet intervient quant à lui sur la partie la plus stratégique du projet et est garant de la réussite globale du projet. Il joue un rôle majeur, celui de « chef d’orchestre ». Ses responsabilités sont très vastes et il se doit d’être présent tout au long du cycle de vie du projet. C’est à lui d’assurer la coordination globale du projet (délais, budget, qualité et performance), de définir les objectifs principaux, d’assurer l’exécution, le suivi, le contrôle et la clôture du projet. Il collabore étroitement avec l’équipe projet et les parties prenantes afin de coordonner les tâches de chacun et de leur attribuer les ressources nécessaires.

Le chef de projet intervient véritablement au niveau opérationnel. Un de ces rôles majeurs est celui du pilotage des risques : il se doit d’évaluer les risques grâce à une échelle et une matrice des risques, puis de les piloter et surtout de les suivre. Le chef de projet se place plus en position de leadership que son collaborateur le planificateur de projet même s’ils sont amenés à travailler ensemble sur des projets d’envergure importante. Il doit prendre des décisions stratégiques.

Les compétences d’un bon chef de projet

Le chef de projet doit disposer de très bonnes qualités humaines et relationnelles telles que le leadership et la communication, deux qualités essentielles. C’est à lui de mobiliser son équipe et de lui livrer les éléments importants.

Le chef de projet doit posséder une vision globale s’étendant au-delà des livrables.

Par ailleurs, le chef de projet doit également être capable de déléguer certaines tâches au planificateur de projet pour se concentrer sur celles plus stratégiques d’encadrement et de suivi.

Planificateur de projet et chef de projet, deux rôles complémentaires

Le planificateur de projet planifie, et le chef de projet (Project Manager) manage… Il arrive que le chef de projet assume ces deux rôles, mais suivant la complexité du projet il est fortement recommandé de faire appel à deux personnes pour assumer ces responsabilités différentes. 

En résumé…

Le planificateur de projet travaille en coordination avec le chef de projet et sera responsable du découpage du scope projet, de la planification, de l’estimation du budget ainsi que du suivi de ces trois activités, mais aussi du plan de gestion de projet ou encore de gestion des risques. On peut globalement le considérer comme la personne responsable de la gestion des délais et du planning du projet.

Le chef de projet représente quant à lui une fonction de leader, c’est à lui de diriger l’équipe projet en charge de produire les livrables. Le chef de projet « encadre » ce dernier : il le lance, l’exécute, le contrôle et le clôture. C’est aussi à lui gérer les conflits, au sein de l’équipe projet, mais aussi entre les parties prenantes et le client par exemple.

S’il n’existe pas « d’obligations » de faire appel à un planificateur de projet, il convient de garder en tête que celui-ci possède un véritable rôle complémentaire à celui de chef de projet en charge de lourdes responsabilités. Dans un projet complexe, le planificateur permet de soulager le chef de projet en se voyant déléguer des tâches liées à la maitrise des délais, la proposition de plan de mitigation, la mise en place de l’avancement et du reporting associé etc. Le rôle du planificateur de projet peut donc être majeur et permettre de fluidifier le projet afin d’atteindre les objectifs définis.

La planification de projet avec PROPRISM

La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.

Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.

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