5 défis en gestion de portefeuille de projets

Project portfolio

La gestion de portefeuille de projets implique la gestion de plusieurs projets de manière simultanée au sein d’une même organisation. La finalité étant d’atteindre les objectifs définis par l’entreprise. Le portefeuille de projets permet de centraliser tous les projets et d’optimiser ainsi l’utilisation des ressources humaines, matérielles et financières.

Généralement exécutée par le Project Management Office (PMO), la gestion de portefeuille de projets permet également de donner un cadre à chaque projet et de leur apporter plus de visibilité.

Cependant, la gestion de portefeuille de projets multiples peut être complexe demandant une capacité d’adaptation importante. Ci-dessous, nous allons donc décrypter quels sont les défis qu’impliquent ce type de gestion de portefeuille de projets et surtout, comment les relever.

Défi numéro 1 : Prioriser les différents projets

Chaque projet diffère en termes de taille, de complexité, d’activité et répond à des besoins et exigences spécifiques. Ainsi, la priorisation et hiérarchisation des différents projets peut rapidement devenir complexe, ces derniers étant en concurrence les uns avec les autres.

Comment relever ce défi ?

Adopter des critères clairs pour hiérarchiser les projets. Il faudra prendre en compte :

Alignement sur les objectifs stratégiques : Évaluez la contribution de chaque projet aux objectifs stratégiques de l’organisation. Les projets qui sont plus étroitement alignés sur la vision et la mission de l’entreprise peuvent être considérés comme prioritaires.

Évaluation des risques : Considérez les risques inhérents à chaque projet. Les projets à risque maîtrisé ou ceux pour lesquels des stratégies d’atténuation sont clairement définies peuvent être classés plus haut dans la hiérarchie.

Valeur ajoutée pour l’organisation : Évaluez la valeur ajoutée potentielle de chaque projet pour l’organisation. Certains projets peuvent apporter des avantages tangibles tels que des gains financiers, une amélioration de la réputation de l’entreprise, ou une expansion de la clientèle.

Retour sur investissement (ROI) : Analysez le potentiel de chaque projet à fournir un retour sur investissement positif. Les projets les plus rentables peuvent être considérés comme prioritaires, surtout s’ils contribuent de manière significative aux objectifs financiers de l’organisation.

Disponibilité des ressources : Considérez la disponibilité des ressources nécessaires pour chaque projet. La priorisation doit prendre en compte si l’organisation dispose des compétences, du temps et des financements nécessaires pour mener à bien chaque projet.

Défi numéro 2 : Disponibilité et affectation des ressources

Le succès de chaque projet au sein d’un portefeuille dépend largement de la disponibilité adéquate des ressources nécessaires. Ces ressources englobent non seulement les aspects financiers et matériels, mais également les compétences humaines qualifiées. La gestion efficace de ces ressources est cruciale pour garantir que chaque projet puisse atteindre ses objectifs dans les délais impartis et avec la qualité requise.

Comment relever ce défi ?

Réaliser un listing des ressources nécessaires et surtout disponibles pour l’exécution du projet. Une fois le listing réalisé, il est également nécessaire d’évaluer la charge de travail afin de répartir équitablement les ressources et tâches aux personnes compétentes. Des logiciels de gestion de projet peuvent attribuer ces ressources à un ou plusieurs acteurs du projet qui semblent être le/les plus compétent(s) pour les utiliser durant les activités.

 

Défi numéro 3 : Limiter les risques

Chaque projet comporte des risques potentiels. Lorsqu’il s’agit de gérer un portefeuille de projets multiples, la complexité des risques augmente considérablement. Ces risques peuvent être de différentes natures, tels que financiers, juridiques, opérationnels, stratégiques, et peuvent émaner à la fois de facteurs internes et externes. La gestion de ces risques devient donc une préoccupation majeure pour assurer le succès global du portefeuille.

Comment relever ce défi ?

Pour éviter de mettre l’organisation en péril, il est essentiel d’entreprendre une stratégie de gestion des risques optimale en 4 étapes : identification des risques, évaluation des risques, gestion des risques, suivi des risques. Grâce à ses différentes étapes, il sera possible d’adopter des stratégies d’atténuation et d’évitement des risques.

Défi numéro 4 : Maintenir une communication fluide

La gestion d’un portefeuille de projets multiples implique une coordination étroite entre divers acteurs, tels que le Project Management Office (PMO), les chefs de projet, les équipes projet, les parties prenantes, les clients, etc. La plupart de ces acteurs peuvent être simultanément engagés dans plusieurs projets. C’est pourquoi il est donc crucial de maintenir une communication fluide et transparente pour assurer la cohérence et la réussite globale du portefeuille.

Comment relever ce défi ?

Plusieurs actions peuvent être mises en place telles que l’élaboration d’un plan de communication détaillé et l’utilisation d’outils collaboratifs : logiciel de gestion de projet, espaces de travail partagés, etc. Organisez régulièrement des réunions pour faire le point sur chaque projet (et éventuellement revoir l’ordre des priorités). De manière générale, encouragez la discussion avec vos collaborateurs dans un environnement de travail sain et attentif.

Défi numéro 5 : Gérer les données

Il est important de ne pas perdre de vue le suivi des projets dans la gestion de portefeuille de projets multiples et d’analyser leur résultat au fur et à mesure. Suivre l’évolution de chaque projet, analyser les résultats et collecter des informations pertinentes sont des éléments cruciaux pour une prise de décision éclairée.

Comment relever ce défi ?

Il est essentiel de collecter les données tout au long du cycle de vie des projets : problèmes rencontrés, solutions apportées, objectifs atteints ou non, etc. Il faut également établir des indicateurs clés de performance (KPI) s’alignant sur l’objectif de l’organisation et permettant de mesurer concrètement la performance de chaque projet. Utilisez des tableaux de bord et présenter de manière synthétique les données importantes est également très pratique. Ils facilitent la compréhension rapide de la situation de chaque projet ainsi que de l’ensemble du portefeuille.

Conclusion

La gestion de portefeuille de projets multiples constitue un défi complexe pour les organisations cherchant à atteindre leurs objectifs stratégiques. Bien que cette approche offre une centralisation des projets et une optimisation des ressources, elle nécessite une capacité d’adaptation importante pour surmonter les défis inhérents.

 

La mise en place de ces solutions nécessite une combinaison de bonnes pratiques de gestion de projet, d’utilisation d’outils technologiques adaptés, et d’une culture organisationnelle axée sur la collaboration et l’adaptabilité. En relevant ces défis, les organisations peuvent transformer la complexité des portefeuilles de projets multiples en une opportunité d’amélioration continue et de succès organisationnel. La gestion proactive et intégrée de ces aspects permettra d’optimiser l’efficacité opérationnelle et d’assurer la réalisation réussie des objectifs fixés par l’entreprise.

Choisir PROPRISM pour assurer le contrôle de vos projets

Grâce à son expertise en contrôle de projet, PROPRISM vous propose des solutions adaptées au pilotage et au contrôle de vos projets. Nous disposons d’une équipe d’experts à même d’améliorer la qualité de vos projets, favoriser la productivité et l’alignement stratégique ainsi que la réduction des coûts et maitrise des délais. PROPRISM peut intervenir sur les différents secteurs de l’industrie pharmaceutique, travaux maritimes, construction, ingénierie, transport et infrastructure ou encore chimie.

Nos experts jouent un rôle clé dans la réussite de vos projets. Forts de leur expérience, ils assurent la bonne allocation des ressources et le respect des budgets prévisionnels. Grâce à des méthodes agiles et outils de gestion de projet favorisant l’adaptabilité et la réactivité face aux changements, ils encouragent l’amélioration et la productivité dans la conduite de projet. PROPRISM joue également un rôle essentiel de conseil et d’assistance et accompagne vos équipes dans chaque cycle vie de projet en les formant de manière continue. Nous veillons également à leur coordination et motivation tout au long du projet afin d’en garantir sa réussite. Grâce à une solide expertise et un travail d’équipe essentiel, nous menons ensemble vos projets vers le succès.

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Contrôle de projet : quels outils utiliser ?

Project Controls Toolbox

Le contrôle de projet est un élément phare de la gestion de projet. Une fois le lancement de projet démarré, le chef de projet doit mettre en place un suivi et contrôle du projet afin de s’assurer que son état d’avancement est en phase avec le planning. Il doit aussi prévoir des mesures correctives dans le cas où l’écart vers les objectifs, les délais et le coût prévus se creusent.

Ainsi, tout au long du cycle de vie du projet, le chef de projet collecte et analyse les données des activités en cours afin de mesurer la progression et les potentiels écarts.

Pour y parvenir, plusieurs outils sont mis à la disposition du chef de projet qu’il va pouvoir utiliser ensuite durant chaque phase du contrôle de projet. On peut découper ces phases en trois grandes sections que sont :

  • La définition des objectifs
  • Les ressources techniques et humaines
  • Les résultats et indicateurs clés de performance (KPI)

Les meilleurs outils de contrôle de projet

Le contrôle et suivi de projet doit être réalisé scrupuleusement afin de faire remonter les problématiques rencontrées au moment opportun pour de prendre les mesures nécessaires dans les temps. Il a pour objectif de maintenir le Triangle d’or c’est-à-dire coûts, planning, et délais.

Les KPI

Les KPI ou indicateurs clés de performance sont essentiels au suivi du projet, car ils délivrent de précieuses informations sur les performances. Ce sont des indicateurs chiffrés qui vont permettre de suivre les objectifs définis et leur progression tout au long du projet.

Les KPI à suivre dans le cadre d’un contrôle de projet sont entre autres :

  • L’indice de performance des coûts (CPI = Valeur acquise (VA) / Coûts réels (CR)) 
  • L’écart budgétaire
  • La rentabilité (pour chaque tâche du projet, le projet en entier et le client)
  • La rentabilité financière
  • La valeur prévue (VP = budget à l’achèvement X Pourcentage d’achèvement prévu)
  • Taux d’utilisation (Nombre d’heures factures / Nombre d’heures disponibles) X 100%
  • Indice de performance des délais (SPI = valeur acquise / valeur planifiée)
  • Taux de rotation du personnel
  • Capacité des ressources humaines
  • Taux d’achèvement dans les délais
  • Durée d’exécution estimée VS durée réelle

Cette liste est non exhaustive et il se peut que certains d’entre eux ne soient pas adaptés à  votre projet. Il faut donc adapter les KPI à suivre en conséquence.

Le tableau de bord

Le tableau de bord est l’outil numéro 1 du contrôle de projet. Il permet à la fois d’avoir une visibilité en temps réel sur le projet et son avancement, tout en centralisant les informations essentielles ainsi que les principaux KPI à suivre. Ainsi, le tableau de bord permet de détecter rapidement d’éventuels problèmes et de prendre des décisions éclairées.

Lire aussi : Comment contrôler un projet ? Méthodes et Outils

Project Control

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt permet de faciliter la planification du projet en représentant chacune des tâches visuellement sur un graphique. Ainsi, le chef de projet peut suivre l’avancée du projet concernant les délais et d’estimer les éventuels écarts.

Lire aussi : Qu’est-ce que la planification en gestion de Projet ?

L’EVM (gestion de la valeur acquise)

La gestion de la valeur acquise ou l’Earned Value Management permet de mesurer l’avancement du projet. L’EVM s’appuie sur 3 indicateurs :

  • Le Plan Value = le plan budgétaire
  • L’Actual Cost = le budget réellement dépensé
  • L’Earned Value = le budget correspondant au travail effectué

À partir de ces trois indicateurs, il sera possible pour le chef de projet d’identifier les retards et les dépassements de coût.

  • Schedule Variance = EV – EP pour identifier les écarts de planning
  • Cost Variance = EV – AC pour identifier les écarts de budget

Lire aussi : l’EVM un véritable outils pour le contrôle de projet.

 

 

Earned Value Analysis

La matrice des risques

La matrice des risques est un outil à fort potentiel permettant de calculer le degré des risques éventuels identifiés mettant en avant la gravité d’un risque par rapport à la probabilité qu’il arrive. La règle est la suivante : Probabilité x Conséquence = Niveau de risque. Le chef de projet va donc pouvoir utiliser cette méthode pour suivre le projet et anticiper d’éventuels et méthodes correctives à mettre en place.

Lire aussi : qu’est-ce que la gestion des risques ?

Les logiciels de gestion de projet

Afin d’assurer un suivi et contrôle de projet pertinent, il est aussi essentiel d’utiliser des logiciels de gestion de projet adéquat qui vont permettre au chef de projet de mettre en place ces différents outils. Microsoft Project ou encore Oracle Primavera P6  sont des outils de planification proposant des moyens efficaces de contrôler le projet et de faciliter la prise de décision. Ils permettent à la fois de planifier, mais aussi d’avoir une vue d’ensemble sur les activités tout au long du projet.

Les réunions régulières

Mettre en place de manière régulière par exemple chaque des réunions avec l’équipe projet permet de faire le point avec tous les membres. Relever les axes d’améliorations possibles, les potentiels problèmes rencontrés… C’est aussi un excellent moyen de garder son équipe motivée tout au long du projet. Surtout, cela permet de donner la parole régulièrement aux collaborateurs et de ne pas laisser un obstacle qui pourrait sembler futile prendre de l’ampleur et empiéter sur la qualité du projet.

L’importance du suivi et contrôle de projet

Le suivi et le contrôle d’un projet sont des éléments essentiels de la gestion de projet. Ils permettent de s’assurer que le projet est réalisé conformément aux objectifs fixés, dans les délais impartis et en respectant les ressources allouées. Faisant suite à la planification et l’exécution du projet, le suivi de projet permet de contrôler le projet et d’effectuer des allers-retours avec l’équipe afin de l’ajuster si besoin et d’anticiper d’éventuels retards ou problème.

 

Ainsi, en plus de prévenir les risques, le contrôle de projet permet de piloter efficacement les différentes étapes du projet en limitant les pertes de temps et de ressources afin de rendre les livrables attendus dans les délais.  Sans suivi et contrôle, il est facile de dévier des objectifs initiaux, de dépasser le planning et d’échouer dans la réalisation des livrables. Pour cette raison, faire un suivi et contrôle de projet est incontournable de la gestion de projet.

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Mise en place d’un cadre de gouvernance de projet efficace : composantes clés et stratégies

gouvernance projet

La construction d’un cadre de gouvernance de projet efficace et pertinent est essentielle pour assurer la réussite de tout projet, mais surtout ceux de grande envergure. Il permet de faciliter la prise de décision tout au long du cycle de vie du projet. Pour le mettre en place, il faut dans un premier temps identifier les composantes clés d’un tel cadre ainsi que les meilleures stratégies à adopter pour assurer sa réussite. De la définition des objectifs à la mise en place des processus de prise de décisions, nous allons aborder chaque étape en détail dans cet article afin de vous aider à optimiser la gestion de vos projets.

Les composantes clés d’un cadre de gouvernance de projet performant

La mise en place d’un protocole précis va vous permettre d’avoir une vue et un contrôle sur l’ensemble du projet. Ainsi, de manière générale, il faudra commencer par identifier et définir ces 4 étapes clés.

1. Identification des parties prenantes

La première étape consiste à identifier toutes les parties prenantes du projet, c’est-à-dire les personnes et les organisations qui seront touchées par le projet ou qui auront un impact sur sa réalisation. Il convient de recueillir leurs compétences, mais aussi leurs besoins, leurs attentes et leurs contraintes afin de pouvoir les prendre en compte dans la gouvernance du projet.

2. Définition des rôles et responsabilités

Une fois toutes les parties prenantes identifiées, il est primordial de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque acteur du projet. Cela permet d’éviter les doublons de tâches, les conflits d’autorité, de favoriser la répartition équilibrée des responsabilités et donc d’optimiser le temps de travail passé et les enjeux délais / coût. Il est conseillé d’établir un organigramme des rôles et de préciser les interactions entre les différents acteurs.

3. Mise en place d’un processus de prise de décision

Pour garantir une gouvernance de projet efficace, il est nécessaire de mettre en place un processus de prise de décision clair et transparent. Ce processus doit identifier un comité de pilotage composé de décisionnaires responsable de la supervision et de la prise de décisions stratégiques. Mais aussi, définir les critères de décision et le niveau d’intervention de chacun, décrire les étapes de validation et de communication des décisions. Il est également important d’établir des mécanismes pour résoudre les éventuels conflits de décision entre les parties prenantes.

4. Communication et suivi régulier

La communication joue un rôle essentiel dans la construction d’un cadre de gouvernance de projet. Il est crucial de favoriser un environnement de travail participatif et de mettre en place des mécanismes de communication efficaces pour informer régulièrement les parties prenantes sur l’avancement du projet, les décisions prises et les actions à entreprendre. Un suivi régulier permet de détecter rapidement les éventuels problèmes et de prendre les mesures correctives appropriées en amont. Des réunions hebdomadaires et des rapports d’avancement peuvent être d’une grande aide, mais aussi, inviter tous les collaborateurs à faire part de toutes leurs questions ou de leurs doutes sans crainte.     

Les meilleures stratégies à adopter pour un cadre de gouvernance de projet efficace

Une fois les composantes clés identifiées et mises en place, des stratégies supplémentaires viennent faciliter la construction du cadre de gouvernance. Parmi elles :

S’aligner avec la stratégie organisationnelle

Il est nécessaire d’intégrer les objectifs du projet dans la vision globale de l’organisation et d’assurer une cohérence avec la mission et les valeurs de l’entreprise. Les objectifs doivent être clairs, réalistes et mesurables dès le départ. 

Utiliser les indicateurs clés de performance

Les indicateurs clés de performance (KPI) permettent de mesurer les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés, de suivre l’avancement du projet et d’identifier les éventuels problèmes ou écarts à corriger. Ils offrent une vision claire de la performance du projet et permettent de prendre des décisions éclairées pour l’amélioration continue.

Comment contrôler un projet ? Méthodes et outils

Project Control

Former régulièrement l’équipe de gouvernance projet

Tous les membres de l’équipe doivent disposer des compétences nécessaires pour mener à bien leurs tâches. Il est donc important de prévoir des formations continues et des opportunités de développement des compétences. Cela permet aux collaborateurs de renforcer leur expertise, d’acquérir de nouvelles connaissances et de rester à jour avec les meilleures pratiques de gestion de projet.

Les avantages d’un cadre de gouvernance de projet

En élaborant un cadre de gouvernance de projet efficace avec une approche structurée et rigoureuse, vous réaliserez rapidement les nombreux avantages que cela comporte :

  • Meilleure communication et fluidité des informations entre les parties prenantes
  • Des objectifs définis clairs et pertinents pour tous les acteurs du projet
  • Prise de décision facilitée
  • Réduction des délais et des coûts grâce à la répartition logique des responsabilités et à l’identification des décisionnaires
  • De manière générale, les objectifs sont donc atteints beaucoup plus facilement grâce à une bonne structuration

Conclusion

Au vu des différents éléments abordés, nous avons donc également pu mettre en avant les processus stratégiques ainsi que les étapes clés à mettre en place pour favoriser la définition d’un cadre de gouvernance de projet optimal.

En abordant toutes ses caractéristiques, nous avons donc pu mettre en avant l’impact d’une communication claire, d’une responsabilité bien définie et d’une évaluation régulière des performances pour garantir le bon fonctionnement de votre cadre de gouvernance.

 

Les composants essentiels comprennent la définition des objectifs, l’identification des parties prenantes, la clarification des rôles et des responsabilités, la mise en place d’un processus de prise de décision et la communication régulière. En mettant en œuvre ces composantes clés et en adoptant des stratégies de manière rigoureuse, il est possible de mettre en place un cadre de gouvernance de projet efficace qui permettra de faciliter la prise de décision et d’atteindre plus aisément les objectifs définis dans la gestion de projet.

Lire aussi sur la gouvernance de projet

Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?

Gouvernance de projet et PMO

Quelle est la mission du PMO ?

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L’analyse des risques en gestion de projet

risk management

L’analyse des risques est un véritable enjeu de la gestion de projet. Elle consiste à identifier, surveiller, évaluer et traiter les risques susceptibles d’intervenir durant le projet et pouvant interférer sur sa qualité et ses livrables. Le risque zéro n’existant malheureusement pas, il est nécessaire de prendre le temps d’anticiper ces risques et d’imaginer des stratégies et mesures correctives afin de limiter leur impact à temps.

Qu’est-ce qu’un risque ?

Un risque est un événement incertain pouvant avoir un impact négatif sur les objectifs du projet. S’il se produit, il peut par exemple entrainer un retard sur le planning ou encore une augmentation du budget initialement prévu.

Quels sont les objectifs de l’analyse de risque projet?

L’objectif principal de l’analyse de risque est de permettre une gestion efficace des problèmes potentiels. En identifiant les risques et en évaluant leur impact (grâce à une matrice des risques), il est possible de prendre des mesures préventives pour minimiser les conséquences négatives.

L’analyse de risque vise également à faciliter la prise de décisions éclairées en fournissant des informations pertinentes sur les risques. Enfin, elle permet de mettre en place des plans d’action pour faire face aux risques identifiés, en déterminant les actions à entreprendre afin de réduire les probabilités d’occurrence et de minimiser les dommages éventuels.

Les étapes clés de l’analyse de risque projet

1. Identification des risques projet

La première étape de l’analyse de risque consiste à identifier tous les risques potentiels qui pourraient affecter le projet. Cela peut être fait en examinant les différentes activités, processus et zones de vulnérabilité. Il est crucial d’impliquer toutes les parties prenantes dans ce processus afin de garantir une vision complète des risques.

Les catégories de risques

On peut classifier les risques en trois grandes catégories :

  • Les risques connus : Ces risques sont identifiés et documentés dès le début du projet. Ils sont souvent issus de l’expérience passée, de projets similaires ou de connaissances existantes.
  • Les risques encore inconnus mais qu’on peut supposer : Ces risques ne sont pas identifiés initialement, mais ils peuvent être anticipés en se basant sur l’expertise de l’équipe de projet. Bien que ces risques ne soient pas connus avec certitude, l’expérience et la compréhension du domaine peuvent aider à les envisager et à élaborer des plans d’atténuation préventifs.
  • Les risques encore inconnus mais qu’on ne pas supposer : Ces risques, par nature, sont difficiles ou impossibles à anticiper. Ils résultent souvent de facteurs externes inattendus et peuvent surgir de manière soudaine, comme par exemple une catastrophe naturelle.

Plus vous avez travaillé sur des projets similaires auparavant, plus vous saurez identifier un grand nombre de risques connus et risques supposés. C’est pourquoi il est essentiel de garder les registres de vos précédents projets afin de pouvoir les utiliser et les comparer avec votre projet actuel. En revanche, plus un projet est « nouveau » et complexe, plus vous aurez de chances de vous confronter à des risques inconnus et impossibles à imaginer en amont.

Les différents types de risques

Les risques peuvent être de plusieurs natures selon la thématique de votre projet. De manière générale on les classe d’abord en deux catégories distinctes :

  • Les risques exogènes : c’est-à-dire les risques externes à l’organisation
  • Les risques endogènes : c’est-à-dire les risques internes à l’organisation

Parmi ces catégories on retrouve :

  • Les risques liés à la gestion de projet
  • Les risques juridiques
  • Les risques humains
  • Les risques technologiques
  • Les risques économiques
  • Les risques liés aux délais
  • Les risques naturels
  • Les risques géographiques
  • Les risques sanitaires
  • Les risques organisationnels
  • Les risques informatiques
  • Les risques liés au travail
  • Les risques environnementaux
  • Les risques politiques
  • Les risques médicaux
  • Les risques marchés

2. Évaluation des probabilités et des impacts

Une fois les risques identifiés, il est important d’évaluer leur probabilité d’occurrence et leurs impacts potentiels sur l’organisation. Cela peut être fait en utilisant notamment une matrice des risques. La matrice des risques attribue des niveaux de probabilité et d’impact à chaque risque afin de les hiérarchiser et de définir les priorités en termes de gestion.

3. Évaluation des mesures correctives existantes

Dans cette étape, l’analyse de risque consiste à évaluer les mesures de contrôle déjà en place dans l’organisation. Il est important de déterminer si ces mesures sont adéquates pour réduire les risques identifiés ou si des mesures supplémentaires sont nécessaires. Cette évaluation permet également d’identifier les points faibles et les lacunes dans le système de contrôle existant et de proposer des améliorations.

4. Mise en place de nouvelles mesures correctives

Il s’agit ici de définir les nouvelles mesures à mettre en place si celles existantes ne suffisent pas. L’organisation devra donc choisir entre quatre types de stratégies :

  • Acceptation du risque : le chef projet et son équipe décident de ne prendre aucune mesure
  • Transfert du risque : on transfère la responsabilité du risque à un tiers
  • Atténuation du risque : des mesures correctives sont mises en place pour limiter l’impact du risque et éviter qu’il se reproduise
  • Évitement du risque : des mesures sont mises en place pour éviter complètement le risque

À la suite de ces nouvelles mesures mises en place, il est nécessaire de mettre en place un suivi. Ce n’est pas parce qu’un risque est en train d’être contourné qu’il le sera forcément avec succès ou qu’il ne se reproduira pas.

5. Évaluation des risques résiduels

Une fois les mesures correctives actuelles évaluées et les nouvelles mises en place, il est essentiel de calculer les risques résiduels, c’est-à-dire les risques qui restent après la mise en place des mesures de contrôle existantes. Cette évaluation permet de déterminer si les risques sont acceptables ou s’ils nécessitent des actions supplémentaires pour les réduire. Il est important de s’assurer que les risques résiduels restent dans les limites acceptables fixées par l’organisation.

Conclusion : les avantages de l’analyse de risque pour les organisations

Une meilleure prise de décision stratégique

L’analyse de risque permet aux entreprises d’identifier et d’évaluer les risques potentiels liés à une décision stratégique. En comprenant les risques associés, les chefs de projets peuvent prendre des décisions plus éclairées et mettre en place des stratégies adaptées pour minimiser ces risques.

Une meilleure gestion des ressources

L’analyse de risque permet également aux organisations de mieux gérer leurs ressources, qu’il s’agisse des ressources humaines, financières ou matérielles. En identifiant les risques potentiels, les entreprises peuvent allouer leurs ressources de manière plus optimisée, en concentrant les efforts là où les risques sont les plus importants. Cela peut ainsi conduire à des économies de coûts significatives.

Une meilleure résilience face aux imprévus

Grâce à l’analyse de risque, les organisations peuvent anticiper les imprévus et se préparer à y faire face de manière proactive. En ayant une vision claire des risques potentiels, elles peuvent mettre en place des plans pour minimiser l’impact de ces événements. Cette approche leur permet de rester résilientes face aux difficultés et de maintenir leur activité normale, même en cas de situations critiques.

Une meilleure performance globale

En intégrant régulièrement l’analyse de risque dans leur processus de prise de décision et de gestion, les entreprises peuvent améliorer leur performance globale. En identifiant et en gérant les risques adéquatement, elles peuvent éviter les pertes financières, minimiser les interruptions de production, réduire les coûts, maintenir la satisfaction des clients et préserver leur réputation. L’analyse de risque est un outil essentiel pour optimiser les résultats d’un projet.

Lire aussi sur la gestion et l'analyse des risques en gestion de projet

Qu’est-ce que la gestion des risques ?

Analyse des risques délais et coûts

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Qu’est-ce que la gestion des risques ?

risk management

La gestion des risques est un concept faisant partie intégrante de la gestion de projet. La gestion des risques est une tâche dont le chef de projet doit prendre la responsabilité. Ce processus inclut à la fois l’évaluation des risques en amont et pendant le déroulement du projet, mais aussi et surtout le développement de stratégies d’atténuations de ces risques.

 

Le processus de gestion des risques peut se découper schématiquement en 3 grandes étapes que nous allons aborder ci-dessous :

  • Identification du risque
  • Analyse du risque
  • Plan d’atténuation

 

L’identification des risques

La gestion des risques (et la stratégie d’atténuation qui l’accompagne) est un processus demandant réflexion, créativité et organisation. Elle démarre dans la plupart des cas par un brainstorming général avec l’équipe projet afin d’identifier tous les risques possibles. Cela peut notamment se faire à l’aide des reportings d’anciens projets similaires susceptibles de rencontrer les mêmes obstacles.

Certaines organisations utilisent des listes de contrôle des risques permettant d’évaluer la probabilité que ces risques surviennent durant le projet. La liste de contrôle est propre à chaque entreprise étant influencée par son domaine d’activité et le type de projet qu’elle a l’habitude de mener.

Ces listes et reportings sont des sources précieuses d’informations permettant de gagner un temps considérable dans l’identification des risques immédiats et potentiels.

Les risques de l’entreprise ou organisation peuvent être de différents types tels que :

  • Les risques opérationnels
  • Les risques financiers
  • Les risques professionnels
  • Les risques stratégiques
  • Les risques technologiques
  • Les risques industriels
  • Les risques juridiques et réglementaires

Cette liste est non exhaustive et s’adapte à chaque organisation.

Analyse des risques

Le RBS – Risk Breakdown Structure

Une fois les risques identifiés, ces derniers vont pouvoir être classifiés et cartographiés à l’aide du RBS (Risk Breakdown Structure). Le RBS prend la forme d’un organigramme hiérarchique répartissant chaque risque selon la catégorie à laquelle il appartient contenant elle-même des sous-catégories.

Le RBS possède l’avantage de visualiser clairement tous les risques identifiés et de les comparer à ceux d’anciens projets,.

Analyse des risques qualitative

Il est important de déterminer le niveau d’exposition des risques. Pour ce faire , il est recommandé de réaliser une notation des risques. Généralement le schéma de notation se repose sur trois grands indices que sont la gravité du risque (G), la probabilité d’occurrence du risque (P) permettant de calculer alors l’impact du risque (I) et donc le degré d’intervention à entreprendre.

La notation est représentée ainsi :

Gravité du risque (G) : 

  • Négligeable (1) 
  • Mineur (2) 
  • Modéré (3) 
  • Majeur (4) 
  • Catastrophique (5) 

Probabilité d’occurrence du risque (P) :

  • Très probable (5) 
  • Probable (4) 
  • Possible (3)
  • Peu probable (2) 
  • Très improbable (1) 

Impact du risque (I) :

  • Faible (1 à 6)
  • Moyen (7 à 12)
  • Élevé (13 à 25)
Qualitative Risk Analysis

Pour déterminer l’impact du risque la formule à appliquer est la suivante : G x P = I

Exemple : un risque modéré (3) considéré comme probable (4) représente un impact moyen (3 x 4 = 12).

Analyse des risques quantitative

La simulation de Monte Carlo est un modèle statique qui permet de simuler la probabilité d’occurrence d’un certain nombre de résultats lié à un évènement incertain, ici un risque. Elle permet de quantifier les risques, de prédire la probabilité de dépassement des coûts et du délai, et de comprendre comment un risque affectera le projet. 

Les risques ne sont pas égaux et il existe la probabilité que certains risques se produisent plus que d’autres. En fonction des risques, la planification du projet peut être amenée à évoluer. Par exemple, si le projet comporte de nombreux risques, une révision du budget peut être nécessaire. En réalisant un plan d’atténuation des risques, il va alors pouvoir être possible d’identifier les risques les plus critiques pouvant avoir un fort impact négatif sur le projet.

Ces méthodes d’analyse des risques vont pouvoir permettre de faciliter la prise de décision, d’évaluer le coût qu’ils vont engendrer, mais aussi quelles sont les stratégies nécessaires à mettre en place pour l’atténuer.
Si la planification n’est pas obligatoire, elle est toutefois fortement recommandée notamment pour les projets plus complexes ou lorsqu’une entreprise doit gérer plusieurs projets en même temps.

Quantitative Risk analysis

Atténuation des risques

Dans un troisième temps, l’équipe projet est charge de réaliser un plan d’atténuation des risques à partir des informations collectées lors de l’identification et surtout de l’évaluation des risques. Mais pourquoi construire un plan d’atténuation des risques ? Le plan d’atténuation des risques va permettre de limiter voir dans certains cas d’éviter les dommages potentiels qui pourraient entraver la réussite ou une partie du projet.

On distingue quatre types d’atténuation des risques que nous allons détailler ci-dessous.

Évitement des risques

L’évitement des risques est recommandé lorsque la conséquence d’un risque est trop importante pour la santé du projet. Ici l’objectif est d’éviter complètement le risque, souvent en arrêtant l’activité. Cela peut être assez coûteux pour l’organisation.

Réduction des risques

Ici, il s’agit de mettre en place une stratégie visant à réduire les répercussions du risque. Il va alors être question par exemple de prévenir le risque grâce à des mesures préventives ou encore de diversifier les activités ou investissements afin que les conséquences ne soient pas trop lourdes pour un même pôle ou encore améliorer les processus.

Transfert des risques

Le transfert des risques consiste à déplacer le risque en confiant sa responsabilité à un tiers. C’est surtout le cas lorsque l’entreprise a souscrit une police d’assurance et décide de la solliciter dans un contexte bien précis.

Acceptation des risques

Dans cette dernière situation, il s’agit d’accepter les risques encourus sans aucune tentative d’atténuation. On continue donc le projet en pleine conscience des risques auxquels on s’expose. Cette méthode est utilisée pour des risques à faible probabilité.

 

Une fois le plan d’atténuation des risques mis en place, des réunions d’évaluations peuvent être mises en place tout au long du cycle de vie du projet afin d’évaluer les risques à différents moments du projet.

En conclusion

La gestion des risques implique une série de processus et d’outils de gestion qui permettent d’identifier, d’évaluer, de hiérarchiser et de gérer les risques de manière efficace. Pour évaluer les risques, il est nécessaire d’identifier tous les risques auxquels l’entreprise est exposée, en utilisant des outils de gestion tels que la documentation, l’identification des risques potentiels et des risques identifiés, ainsi que l’analyse de la probabilité d’occurrence et de l’impact des risques sur l’entreprise. Cette évaluation permet de hiérarchiser les risques en fonction de leur criticité et de déterminer les mesures de gestion appropriées. 

Par ailleurs, la gestion des risques nécessite également la mise en place d’un système de management qui intègre la gestion des risques dans toutes les activités de l’entreprise. Cela inclut la définition d’une politique de gestion des risques, la formation des gestionnaires de risques, la mise en place de processus de gestion des risques, la définition de plans d’action et de mesures de gestion des risques, la mise en place d’un contrôle interne et d’un système d’information, ainsi que le suivi et l’évaluation réguliers de la gestion des risques. L’objectif ultime de la gestion des risques est de permettre à l’entreprise de gérer efficacement les risques auxquels elle est exposée, en minimisant les conséquences négatives et en maximisant les opportunités.

Choisir PROPRISM pour assurer le contrôle de vos projets

Grâce à son expertise en contrôle de projet, PROPRISM vous propose des solutions adaptées au pilotage et au contrôle de vos projets. Nous disposons d’une équipe d’experts à même d’améliorer la qualité de vos projets, favoriser la productivité et l’alignement stratégique ainsi que la réduction des coûts et maitrise des délais. PROPRISM peut intervenir sur les différents secteurs de l’industrie pharmaceutique, travaux maritimes, construction, ingénierie, transport et infrastructure ou encore chimie.

Nos experts jouent un rôle clé dans la réussite de vos projets. Forts de leur expérience, ils assurent la bonne allocation des ressources et le respect des budgets prévisionnels. Grâce à des méthodes agiles et outils de gestion de projet favorisant l’adaptabilité et la réactivité face aux changements, ils encouragent l’amélioration et la productivité dans la conduite de projet. PROPRISM joue également un rôle essentiel de conseil et d’assistance et accompagne vos équipes dans chaque cycle vie de projet en les formant de manière continue. Nous veillons également à leur coordination et motivation tout au long du projet afin d’en garantir sa réussite. Grâce à une solide expertise et un travail d’équipe essentiel, nous menons ensemble vos projets vers le succès.

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Comment contrôler un projet ? Méthodes et outils

Project Control

Le contrôle de projet est une étape essentielle du project management. Il consiste à surveiller et à évaluer l’avancement d’un projet par rapport à son plan initial. Le contrôle de projet permet de prendre des mesures correctives en cas de déviations par rapport aux objectifs, aux délais ou aux coûts prévus. Ci-dessous, nous développons les méthodes et techniques pour assurer un contrôle et suivi de projet efficace.

Initier un contrôle de projet

Le point de départ du contrôle de projet est la définition des objectifs du projet qui doivent être alignés avec les aspirations de l’entreprise et de tous les acteurs qui participent au projet.

Dans un deuxième temps, il est essentiel de s’intéresser aux ressources et moyens nécessaires à la réalisation de chaque tâche et activité du projet. C’est-à-dire les moyens et ressources techniques, mais aussi humaines. La composition de l’équipe projet rentre ici en jeu. Il est indispensable que l’équipe se compose d’éléments disposant des compétences adéquates pour l’exécution des tâches qui leur seront attribuées.

Enfin, dans un troisième temps, le contrôle de projet s’intéresse aux résultats et indicateurs de performance. Le projet atteint-il les objectifs espérés ? Si ce n’est pas le cas, quels dispositifs est-il possible de mettre en place pour y remédier ? Quelles ressources est-il possible de solliciter ?

La phase du contrôle de projet offre la possibilité d’ajuster le projet si celui peine à respecter les contraintes du projet.

Distinction entre planification et contrôle de projet

Certes le contrôle de projet repose en partie sur la planification de ce dernier, mais cela n’implique pas pour autant qu’ils sont similaires. La planification a pour but d’organiser et de structurer toutes les actions nécessaires au bon déroulement du projet en répondant aux trois contraintes que sont les coûts, le délai et le scope. C’est une des étapes préliminaires. Le contrôle de projet intervient lui sur toute la durée du projet et vise à s’assurer que le cahier des charges est respecté.

Le chef de projet à la tête du contrôle de projet

C’est le chef de projet qui est en charge du contrôle de projet. Il a pour rôle d’analyser :

  • La situation du projet à l’instant T
  • L’évolution du projet au cours des différentes étapes
  • Les éventuels écarts budgétaires ou autres ainsi que les mesures correctives à mettre en place

Mais aussi d’assurer :

  • Le suivi des coûts
  • Le suivi des délais
  • Le suivi des risques
  • La gestion des livrables

Durant le contrôle et le suivi de projet, le chef de projet collecte et analyse les données afin de mesurer l’évolution du projet et les progrès réalisés. Le chef de projet est également en charge durant cette période du reporting afin de part aux parties prenantes de l’évolution du projet en lui offrant une vision d’ensemble et en prenant en compte les indicateurs de performance. Le reporting permet d’effectuer des modifications au projet si nécessaire.

Pourquoi mettre en place un contrôle de projet ?

Piloter le suivi et le contrôle de projet permet de :

  • Respecter les délais définis et d’identifier rapidement tout problème de planning
  • Suivre consciencieusement le budget et d’éviter ainsi les écarts
  • Vérifier la qualité et la conformité du projet à chaque étape
  • Assurer la gestion des risques et les actions à entreprendre

Quelle méthodologie utiliser pour assurer le contrôle de projet ?

Pour assurer le suivi de projet, le chef de projet doit donc régulièrement effectuer des contrôles du lancement de projet à sa clôture. Pour ce faire, il doit se rapprocher de l’équipe projet. Voici une méthodologie qu’il peut adopter :

  1. Définir la feuille de route du projet avec les outils de contrôle et de suivi, la fréquence des rapports et des indicateurs clés de performance (KPI) à surveiller.
  2. Définir un fil rouge à suivre incluant le périmètre, le planning, le budget et la qualité, afin que celui-ci serve de référence pour les activités de contrôle et de suivi.
  3. Évaluer périodiquement l’état du projet pour s’assurer que les KPIs rencontrent les objectifs et permettre ainsi des interventions correctives rapides pour minimiser l’impact des écarts.
  4. Identifier les risques du projet et leur incidence potentielle sur les objectifs du projet. Élaborer des plans d’action si nécessaire pour les prévenir ou en atténuer les conséquences.
  5. Mettre en œuvre des mesures correctives pour recentrer le projet en cas de déviations observées par rapport à la ligne de base.
  6. Produire des reportings réguliers destinés aux parties prenantes, favorisant une communication efficace et garantissant un niveau d’information uniforme pour tous les acteurs impliqués.

Quels outils utiliser pour le contrôle de projet ?

Une fois la méthodologie définie, l’utilisation d’outils de gestion de projet adaptés permet de faciliter les processus de suivi durant les différentes phases. Il faut donc pouvoir maitriser :

Le tableau de bord de suivi de projet

Outils de base en gestion de projet, il permet de réunir et de visualiser dans un seul même espace et en temps réel toutes les informations pertinentes liées au projet : les tâches à réaliser, les ressources, les délais, les indicateurs de performance etc.

Les diagrammes pour la visualisation

Le diagramme de Gantt est sans aucun doute le plus connu. Il permet de visualiser le calendrier du projet et de modéliser la planification des tâches.

Selon la complexité du projet, l’utilisation du diagramme de PERT peut-être plus pertinente car il permet de gérer une grande multitude de tâches sur une longue période.

La gestion de la valeur acquise (EVM)

La gestion de la valeur acquise permet de faire le lien entre le planning et le coût du projet afin de s’assurer qu’il respecte ces deux critères. L’EVM permet d’identifier d’éventuels écarts et d’entreprendre les actions nécessaires.

Les indicateurs de performance (KPI)

Les indicateurs clés de performance sont de très bons outils de pilotage et de suivi de projet. Ils se divisent en trois catégories :

  • Coût
  • Délai
  • Ressources

Ces trois indicateurs permettent d’évaluer les écarts à chaque étape du projet et de prendre des mesures correctives si besoin.

En conclusion

Contrôler un projet est essentiel pour assurer la qualité du projet, sa réussite et atteindre les objectifs fixés. En utilisant une méthodologie et des outils de gestion de projet adéquat, il est possible d’assurer un suivi minutieux et d’éviter au maximum les écarts.

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Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?

gouvernance projet

Définition de la gouvernance de projet

La gouvernance de projet est l’activité permettant de définir un cadre et des règles afin de participer au bon déroulement d’un projet, elle coexiste avec la gouvernance de l’entreprise. La gouvernance de projet permet de piloter un projet et de le coordonner depuis sa planification jusqu’à sa clôture. En gestion de projet, c’est donc une tâche préliminaire qu’il est fortement recommandé d’exécuter, notamment pour les projets les plus complexes demandant beaucoup d’organisation et de rigueur. La gouvernance de projet va permettre d’identifier les protocoles, les processus, les politiques, les fonctions des collaborateurs et leurs responsabilités, les processus de validation, les règlements… Elle donne la direction générale à aborder et doit être alignée avec la stratégie globale.

Le mode de management de la gouvernance de projet implique :

  • La politique de l’organisation: nature des relations entre tous les acteurs internes et externes, les règlements internes à l’organisation.
  • Le cycle du projet permettant de le structurer de sa planification à la clôture et d’identifier les différentes phases et tâches à réaliser dans chacune d’entre elles.
  • Une définition des rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes et collaborateurs, leurs fonctions à chaque étape des processus.
  • Des processus de communication efficaces afin de centraliser les données et veiller à ce que tous les collaborateurs disposent des mêmes informations pour avancer au même rythme.
  • Des processus de pilotage afin de régulièrement faire le point sur les activités, collecter des feedbacks afin de s’améliorer et de gérer les risques dans le but de prendre les meilleures décisions stratégiques.
  • Des processus de suivi afin d’accompagner tous les collaborateurs dans l’exécution de leurs tâches et s’assurer que les responsabilités de chacun sont adéquates.
  • Des outils tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord ou encore des logiciels de gestion de projet type MS-Project ; permettant à l’équipe projet d’adapter ses pratiques et de faciliter l’organisation et la réalisation de son travail.

Définition d’une bonne gouvernance selon les Nations Unies dans un rapport du PMI

Dans un document fort intéressant baptisé «Governance rules! The principles of effective project governance », le Project Management Institute PMI nous livre un éclairage sur sa définition du « concept insaisissable » de la gouvernance de projet évoquant le fait que le terme « gouvernance de projet » possède une multitude de significations et qu’il est donc nécessaire de les examiner.  Selon lui, la gouvernance de projet serait donc une arme redoutable d’organisations efficaces basées sur des projets. Un des éléments clés serait la façon dont les droits et les responsabilités de décision sont diffusés et attribués entre l’équipe de projet et les dirigeants permettant de prendre des décisions éclairées et d’accroitre la performance de l’entreprise.

Le PMI propose aussi la définition d’une bonne gouvernance évoquée par les Nations Unies ainsi que ces 8 caractéristiques. Les Nations Unies définissent une bonne gouvernance comme le processus de prise de décision et le processus par lequel les décisions sont mises en œuvre (ou non). Ses huit caractéristiques sont :

  • Participatif : la participation est une pierre angulaire de la bonne gouvernance et, en tant que telle, doit être informée et organisée.
  • Orienté vers le consensus : la bonne gouvernance nécessite la médiation des différents intérêts.
  • Responsable – Qui est responsable envers qui varie, selon que les décisions ou les mesures prises sont internes ou externes à une organisation. En général, une organisation est responsable devant ceux qui seront affectés par ses décisions ou ses actions.
  • Transparence : les décisions prises et leur application sont prises d’une manière qui respecte les règles et les règlements. Cela signifie également que l’information est librement disponible et directement accessible aux personnes qui seront touchées par de telles décisions et leur application. Cela signifie également que suffisamment d’informations sont fournies et qu’elles sont fournies sous des formes et des médias facilement compréhensibles.
  • Réactif : la bonne gouvernance exige que les institutions et les processus essaient de servir toutes les parties prenantes dans un délai raisonnable.
  • Efficace et efficace : la bonne gouvernance signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins des parties prenantes tout en faisant le meilleur usage des ressources à leur disposition.
  • Équitable et inclusif : le bien-être d’une société dépend de s’assurer que tous ses membres sentent qu’ils y ont un intérêt et ne se sentent pas exclus du courant dominant de la société. Cela nécessite que tous les groupes, mais en particulier les plus vulnérables, aient la possibilité d’améliorer ou de maintenir leur bien-être.
  • Suit un État de droit : la bonne gouvernance nécessite des cadres juridiques équitables qui sont appliqués de manière impartiale.

Si cette définition et ses caractéristiques s’appliquent au terme de gouvernance en général (comme la gouvernance d’entreprise par exemple), elle donne toutefois un bon aperçu de ce que doit être la gouvernance de projet pour fonctionner de manière efficace.

Les principes d’une gouvernance de projet efficace

Par ailleurs, on peut définir 7 principes généraux permettant d’assurer une gouvernance de projet efficace

Définir la responsabilité de la gouvernance de projet à une équipe disposant des compétences et ressources nécessaires pour assurer tout son déroulement.
Favoriser l’engagement de l’équipe. Cela est extrêmement important dans la gouvernance de projet. Il faut encourager la participation et l’adhésion des différents collaborateurs.

La priorisation des objectifs de gouvernance est aussi nécessaire d’éviter des confusions et conflits entre les objectifs.

Concevoir la gouvernance au niveau du portefeuille, du programme et du projet. La cohérence et la synergie conduisent à l’adoption et à la mise en œuvre réussie.

Assurer la transparence tout au long du processus, car elle permet de favoriser le climat de confiance, une meilleure compréhension des activités, et un meilleur engagement.

Garder en tête l’aspect évolutif de la gouvernance de projet. Il sera peut-être nécessaire d’ajuster ou de recommencer certaines tâches.

Une méthodologie de conduite adaptée est indispensable. La méthodologie choisie peut-être de type agile, en cascade, PERT, SCRUM… Vous pouvez consulter notre article sur les meilleures méthodologies en planification de projet si vous hésitez encore sur la technique la plus adaptée à votre projet.

Les avantages de la gouvernance de projet

Il existe de nombreuses raisons pour lesquels un projet peut échouer à rencontrer ses objectifs :

 

  • Manque de direction claire
  • Manque d’engagement de la part des collaborateurs et des parties prenantes
  • Manque de compétences dans la méthodologie de gestion de projet proposée
  • Absence d’alignement avec les stratégies, etc….

 

La gouvernance de projet vise donc à éviter ce genre de problèmes et à assurer la réussite du projet en garantissant une gestion efficace de toutes les parties prenantes, des ressources, des délais, des coûts et des risques pour atteindre les objectifs fixés. En plus de ce but global, instaurer une gouvernance de projet et efficace présente de multiples enjeux et avantages :

 

  • Elle améliorer la collaboration et la communication entre les collaborateurs et les parties prenantes
  • Elle favorise l’engagement des membres de l’équipe projet
  • Elle facilite la prise de décision éclairée
  • Elle permet de limiter les risques notamment liés au dépassement des coûts et des délais

Vous souhaitez passer à l’action ? PROPRISM vous accompagne dans le choix de la gouvernance à adopter ainsi que de vos objectifs stratégiques.

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Quelle est la différence entre le contrôle de projet et le chef de projet ?

Project Management

Quelle est la différence entre le contrôle de projet et le chef de projet ?

Entre contrôle de projet et chef de projet, l’amalgame est souvent fait en gestion de projet. Pourtant, si ces deux activités sont essentielles au bon déroulement d’un projet, il existe des différences bien distinctes concernant les responsabilités et les missions de chacun. 

Le rôle du contrôle du projet

Le contrôle de projet est un processus d’activités permettant de collecter, analyser et surveiller les différentes données liées à un projet afin de s’assurer du respect des coûts, des délais et du scope du projet, du lancement du projet à sa clôture. Il est lui-même défini par différents processus : planification de projet, suivi budgétaire, gestion des risques, gestion de modifications, prévisions, gestion des performances et administration de projet. Ainsi, le contrôle de projet regroupe une multitude de tâches permettant de mener à bien un seul projet ou un portefeuille de projets. Parmi elles on retrouve deux activités primordiales :

L’identification et la gestion des risques

Elle représente une des tâches principales du contrôle de projet. Elle permet la mise en place de mesures correctives afin d’ajuster à nouveau le projet pour qu’il remplisse toutes les attentes. La gestion des risques commence par la mise en place du registre des risques et des actions de mitigation. Le suivi des actions et la mise en jour de risques font partie du rôle de contrôle de projet ainsi que leur analyse.

Le contrôleur de projet réalisera des analyses des risques délais et coûts en simulant l’impact des risques sur le planning et le budget afin de prévoir l’impact éventuel et prioritisé la mise en place des plans de mitigation.

L’identification des écarts de performance

Une autre des fonctions importantes du contrôle de projet est celle de l’identification des écarts de performance par rapport au plan de projet : elle s’assure que les résultats réels correspondent bien aux résultats attendus. L’identification des écarts prend en compte tous les aspects du projet : coûts, délais, scope, qualité, portée, risques, et livrables.

Le contrôle de projet permet de s’assurer que le projet avance conformément aux spécifications et aux exigences définies dans le cahier des charges. De manière générale, le contrôle de projet intervient donc dans le suivi de projet et joue le rôle d’un indicateur de performance tout au long du projet surveillant les risques et les attentes du projet. Le contrôle de projet n’effectue pas un travail de surface, mais bien de profondeur : il n’annonce pas seulement les risques et les déviances, le contrôle de projet cherche la ou les causes et propose des solutions et stratégies abouties pour y remédier. Le contrôle de projet effectue un véritable de travail de reporting et permet d’optimiser tous les aspects du projet. Il possède donc de nombreux avantages :

  • Réduction des coûts
  • Meilleure prévisibilité de projet
  • Meilleure visibilité sur la santé du projet
  • Atténuation des écarts
  • Augmentation des marges
  • Avantage concurrentiel
  • Meilleure satisfaction des clients et collaborateurs
  • Meilleur environnement de travail

Le rôle du chef de projet

Le terme “chef de projet » est très vaste et englobe de nombreuses fonctions liées à la gestion de projet. Le rôle de chef de projet est celui du pilotage de projet, du début à sa fin. Ses responsabilités sont nombreuses :

  • Phasage du projet : définition du phasage, des objectifs du projet, des ressources nécessaires, des tâches, identifications des dépendances, allocation des responsabilités et gestion des risques.
  • Planification de projet : création d’un planning global avec les activités, les livrables et les jalons et la gestion des délais. Il est supporté par le planificateur de projet.
  • Gestion du budget : allocation d’un budget pour chaque phase et tâche, vérification de la disponibilité des fonds. Il est supporté par le contrôle de projet et le contrôleur des coûts.
  • Communication : entre toutes les parties prenantes, les collaborateurs. Il doit rendre compte de l’état de l’avancement du projet, mettre en place de réunions.
  • Direction : direction de l’équipe projet en répartissant les tâches et les ressources nécessaires à chacun.
  • Documentation : collecte des données et des reportings afin de mesurer l’état d’avancement du projet.
  • Supervision : le chef de projet doit superviser chaque tâche du projet et s’assurer de son bon déroulement.

L’implication du chef de projet est déterminante. Il ne doit pas seulement gérer le projet et le coordonner, mais doit véritablement s’imprégner des objectifs du projet et mettre en application ses compétences et son expertise afin de motiver en permanence tous les membres de son équipe pour mener à bien le projet. Son rôle est majeur dans la réussite d’un projet, car c’est lui qui sera en charge de prendre les décisions stratégiques tout au long du projet.

Le rôle du contrôle de projet vis-à-vis du chef de projet

Le contrôle de projet permet de fournir toutes ses données essentielles au chef de projet qui pourra ensuite les utiliser à bon escient afin de communiquer avec les parties prenantes et s’assurer que le déroulement du projet est toujours en phase avec la planification initiale. Le contrôle de projet « facilite » le travail du chef de projet lui permettant de prendre des décisions éclairées au moment opportun, la cohésion et la synergie entre les deux sont donc essentielles pour mener un projet au succès.

Choisir PROPRISM pour le contrôle de son projet

Aujourd’hui, le contrôle de projet est essentiel à la réalisation et la réussite de projets complexes. Il permet de garantir une gestion efficace de celui-ci s’assurant le respect du cahier des charges définit lors de la planification et des objectifs fixés.
PROPRISM apporte son expertise dans le contrôle de projet afin d’apporter un rôle complémentaire à celui du chef de projet. Nos équipes peuvent accompagner chacun de vos chefs de projet afin d’apporter une vision proactive sur l’état d’avancement du projet permettant une gestion efficace des ressources, une identification précoce des problèmes, une adaptation aux changements et une amélioration continue. Tous ces éléments combinés favorisent la réussite globale de votre projet et permettent d’atteindre les objectifs fixés dans le respect des contraintes de temps et de budget.

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Maîtrise des coûts en gestion de projet

cost control

Qu'est-ce que la maitrise des coûts en gestion de projet ?

Le budget est une des questions les plus importantes en gestion de projet. Chaque entreprise a pour objectif de mener à bien sa mission, dans le respect des délais, mais surtout dans le respect du budget. En effet, les dépassements de coûts peuvent entraver le projet actuel, mais aussi et surtout le lancement de nouveaux projets. La maitrise des coûts permet d’y remédier en amont.

Définition de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts en gestion de projet consiste en un processus holistique englobant l’estimation, la surveillance, la gestion proactive des dépenses et la préparation face aux risques financiers potentiels tout au long du cycle de vie du projet. Cela va au-delà de la simple gestion du budget, incluant la planification rigoureuse et la mise en place de mesures préventives pour atténuer les risques susceptibles d’impacter les coûts et le calendrier de projet. En tant qu’élément central de la gestion de projet, cette pratique permet de maintenir les dépenses conformes au budget approuvé, tout en offrant une flexibilité nécessaire pour ajuster les trajectoires si des variations ou des risques surgissent, préservant ainsi les ressources financières et temporelles du projet.

L’importance de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts est plus qu’importante à la réalisation de tout projet. Elle fait partie du triptyque indispensable à respecter : délais / coût / qualité. En toute logique, il semble compliqué de mener à bien un projet si l’on réalise finalement que le budget qui lui a été alloué n’est pas suffisant. Les pertes et dommages peuvent être dramatiques pour une entreprise. Elle est d’autant plus essentielle pour les organisations menant de front plusieurs projets en même temps.

Grâce à une estimation des coûts réalisée dans la phase de planification, il est possible d’organiser stratégiquement le projet en amont, mais aussi d’en assurer le suivi en analysant les tendances, les écarts, et si besoin en mettant en place des mesures correctives avant qu’un dépassement des coûts n’affecte drastiquement le projet.

Les 9 bonnes pratiques de la maitrise des coûts

Pour maitriser les coûts de manière efficace, il existe quelques bonnes pratiques à respecter, peu importe l’envergure et le type de projet :

  1. Estimer précisément les coûts en amont : il est possible de réaliser des évaluations détaillées des coûts pour chaque aspect du projet, en utilisant des données historiques de précédents projets similaires, des expertises internes ou externes, mais aussi des outils de gestion de projet.
  2. Détailler le budget : détaillé le budget de chaque phase du projet en prenant en compte tous les paramètres. C’est-à-dire les ressources et le coût de chacune d’entre elles, la durée, les risques potentiels, etc.
  3. Surveiller régulièrement les coûts : mettre en place des mécanismes de suivi du budget tout au long du projet pour identifier rapidement les écarts par rapport au budget initial et prendre des mesures correctives si nécessaire.
  4. Gérer les coûts de manière proactive : évaluer soigneusement l’impact financier de tout changement dans le projet avant de le mettre en œuvre, cela évitera des dépenses non prévues.
  5. Évaluer les risques financiers : identifier et évaluer les risques potentiels qui pourraient impacter les coûts du projet. Élaborer des plans d’atténuation pour ces risques afin de réduire leur impact financier.
  6. Optimiser les ressources : gérer judicieusement les ressources matérielles du projet et maximiser leur utilisation. Pour les ressources humaines, veillez à accorder chaque tâche à la bonne personne.
  7. Communiquer de manière transparente : maintenir une communication ouverte et transparente entre les parties prenantes du projet concernant les aspects financiers, les progrès et les éventuels défis, favorisant ainsi une approche collaborative pour résoudre les problèmes.
  8. Réévaluer périodiquement le budget : examiner régulièrement les dépenses réelles par rapport au budget prévu. Adapter et réévaluer le budget et les prévisions si nécessaire en fonction des nouvelles informations ou des changements de situation.
  9. Utiliser des outils de gestion de projet : exploiter les logiciels de gestion de projet tels qu’Oracle Primavera P6 ou MS Project pour faciliter la collecte, l’analyse et la présentation des données, mais aussi pour faciliter le suivi des coûts.

Méthode de la valeur acquise (Earned Value Management)

La méthode de la valeur acquise aussi appelée EVM est une des méthodologies les plus utilisées en termes de maitrise des coûts. C’est une approche de suivi et d’évaluation du rendement d’un projet qui intègre les coûts, les délais, la portée technique et les risques. Son objectif est d’évaluer les progrès par rapport à une référence initiale, identifiant ainsi les problèmes potentiels et anticipant les coûts (et dans une certaine mesure, les délais) pour l’achèvement du projet. Pour appliquer l’EVM, il est crucial de maintenir une base budgétaire en phase au fil du temps. Cette base, appelée Plan Value (PV) ou coût budgétisé du travail prévu (BCWS), est établie par étapes. Tout au long du projet, l’indice de performance des coûts (CPI) va permettre d’avoir un point de vue sur l’état du budget.

L’Earned Value Management permet d’évaluer avec précision la performance du projet en croisant les coûts, les délais, la portée technique et les risques, ce qui permet d’anticiper les coûts et de détecter les éventuels écarts par rapport au plan initial.

Earned Value Analysis

La maitrise des coûts avec PROPRISM

Par ailleurs, il n’est pas toujours évident de pouvoir appliquer tous ces conseils de manière proactive. C’est pourquoi PROPRISM accompagne ses clients sur cet axe. PROPRISM peut intervenir dans l’estimation précise du budget, mais aussi dans la mise en place d’un suivi du budget efficace. L’objectif étant de contrôler les coûts, minimiser les dépenses imprévues et optimiser l’utilisation des ressources pour contribuer à la réussite globale du projet.

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Lancement de projet : Comment bien démarrer en gestion de projet ?

Project Charter

Le Project Management Institue définit les cinq étapes de la gestion de projet : le lancement de projet, la planification du projet, la mise en œuvre du projet, le suivi du projet, la clôture du projet. Dans cet article nous allons nous intéresser à la toute première phrase, celle du lancement de projet. Elle est une phase déterminante de la gestion de projet. Elle permet de définir le projet dans sa globalité : objectifs, parties prenantes, budget et contraintes. Pour y parvenir, il est nécessaire d’établir une charte de projet ou un business case qui définira de manière détaillée le projet en question et posera une base solide afin de pouvoir rentrer dans la deuxième phase, celle de la planification de projet.

La charte de projet ou le business case

Selon l’envergure de votre projet, vous avez la possibilité de réaliser une charte de projet ou un business case. Ces documents essentiels en gestion de projet définissent les éléments clés du projet, son périmètre, ses objectifs, ses parties prenantes ainsi que ses objectifs de réalisations. Si les deux sont en apparences similaires, le second reste toutefois plus complet et est réservé au lancement d’un projet conséquent, nécessitant de nombreuses ressources matérielles et humaines. Pour y voir plus clair, voici en détail les éléments que recense chacun d’entre eux :

La charte de projet

  • Description du projet : Une brève explication du projet, y compris ses objectifs, sa justification et ses bénéfices attendus.
  • Objectifs du projet : Les buts spécifiques que le projet vise à atteindre. Ces objectifs doivent être mesurables et alignés sur les besoins de l’organisation.
  • Portée du projet : Une description détaillée des livrables attendus, des limites du projet et des critères d’acceptation.
  • Équipe du projet : Une liste des membres de l’équipe du projet, y compris le chef de projet, les responsabilités de chacun et les parties prenantes clés.
  • Budget : Une estimation des coûts du projet, y compris les ressources financières allouées, les dépenses prévues et les sources de financement.
  • Planning : le planning du projet, comprenant les principales étapes, les jalons et les dates clés.
  • Risques et contraintes : Une évaluation des principaux risques associés au projet, ainsi que des contraintes telles que des délais stricts ou des ressources limitées.
  • Méthodologie de gestion de projet : Une description des méthodes, des outils et des processus qui seront utilisés pour gérer le projet.
  • Communication : Les canaux de communication prévus, les fréquences des rapports et les personnes responsables de la communication dans le projet.
  • Approbation : Les parties qui doivent approuver la charte du projet, généralement le sponsor du projet et les parties prenantes clés.
  • Références : Toute documentation ou référence pertinente, telle que des rapports d’étude de faisabilité, des plans stratégiques, etc.

 

Le business case

Le business case comporte les mêmes éléments que la charte de projet, mais avec ceux-ci en plus :

  • Une analyse financière exhaustive, comprenant une évaluation du retour sur investissement (RSI) prévu pour le projet.
  • Une évaluation des risques du projet, accompagnée d’un plan de gestion des risques.
  • Un plan d’action précisant la manière dont les décisions seront prises, un plan de communication et les prochaines étapes à suivre en cas d’approbation du business case.
Project Charter Elements

Identification des parties prenantes

Les parties prenantes incluent toutes les personnes qui peuvent avoir une influence et un lien avec le projet : équipe projet, cadres, dirigeants, sponsors… L’objectif ici est de les identifier clairement afin de leur présenter le projet et d’obtenir leur approbation si nécessaire.

 

Pour être certain de ne rater aucun élément essentiel, il est fortement recommandé de dresser une liste de toutes les parties prenantes clés internes et externes à inclure dans le projet. Vous pouvez les organiser de manière stratégique en les plaçant par ordre d’importance :  

 

  1. Haute influence grand intérêt
  2. Haute influence faible intérêt
  3. Faible influence grand intérêt
  4. Faible influence faible intérêt

 

Par ailleurs, même les parties prenantes n’ayant pas besoin de valider le projet peuvent être mises dans la boucle afin que ces derniers puissent « s’imprégner » du projet en amont. Ils peuvent aussi apporter leur remarque et commentaire pour faire évoluer le projet dans le bon sens.

L’étude de faisabilité

Une fois le projet présenté et sa valeur ajoutée démontrés, il est nécessaire de réaliser une étude de faisabilité. Cette étude va permettre de s’assurer que le projet est bien viable et réalisable. Elle prend en compte plusieurs paramètres que ce sont les ressources, le budget et les délais afin de garantir la conformité du projet. De manière générale l’étude de faisabilité permet d’affirmer la réussite du projet, car elle permet de :

  • Évaluer la probabilité de réussite du projet : est-ce que le projet est réalisable d’un point de vue technique, économique et opérationnel ?
  • Réduire les risques : en examinant les aspects techniques, financiers et organisationnels du projet, l’étude de faisabilité permet d’identifier les risques potentiels.
  • Prendre des décisions éclairées : elle fournit des informations importantes permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées.
  • Planifier le budget : elle fournit une estimation des coûts et des bénéfices attendus, ce qui est essentiel pour établir un budget réaliste et pour allouer les ressources de manière adéquate.
  • Planifier le calendrier : l’étude de faisabilité permet de définir les étapes du projet et d’élaborer un calendrier réaliste pour sa réalisation.
  • S’aligner stratégiquement : elle permet de s’assurer que le projet est aligné sur les objectifs et la stratégie globale de l’organisation.
  • Mobiliser les ressources : elle aide à déterminer quelles ressources (humaines, financières, matérielles, etc.) seront nécessaires pour mener à bien le projet.

Pour des projets de petites envergures, ou si vous en avez déjà réalisé des similaires dans le passé l’étude de faisabilité n’est pas forcément nécessaire. Il est important d’en discuter en amont avec les parties prenantes.

Constitution de l’équipe et choix des outils

Dernière étape et pas des moindres : la constitution de l’équipe. Il est temps de rassembler tous les éléments moteurs essentiels pour bon déroulement du projet. En gestion de projet, le travail collaboratif est primordial.

La réussite d’un projet résulte en partie de son équipe. Il est donc essentiel de sélectionner avec soin les personnes avec qui vous souhaitez vous entourer et s’assurer qu’elles possèdent les compétences nécessaires aux tâches que vous souhaitez lui attribuer. Il se peut que vous deviez faire appel à des talents externes à l’entreprise ; dans ce cas mieux vaut commencer le processus tôt.

Pour soutenir votre équipe projet, vous devrez également choisir les logiciels de gestion de projet que vous souhaitez utiliser afin d’optimiser leur processus de travail : Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud ou EPPM, Microsoft Project, Project Online, Planisware, Tilos… N’oubliez pas que certains de vos collaborateurs auront peut-être besoin d’être formés sur certains de ses outils et logiciels. Par ailleurs, gardez en tête également que certains autres outils de gestion tels que les tableaux de bord, Kanban ou encore Diagramme de Gantt peuvent également faciliter la conduite du projet, le planning, le suivi des tâches, la gestion des ressources et la gestion des risques. Ils représentent donc des clés du succès pour garantir une production conforme des livrables ainsi que la réussite globale du projet.

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