Quelle est la différence entre le contrôle de projet et le chef de projet ?

Project Management

Quelle est la différence entre le contrôle de projet et le chef de projet ?

Entre contrôle de projet et chef de projet, l’amalgame est souvent fait en gestion de projet. Pourtant, si ces deux activités sont essentielles au bon déroulement d’un projet, il existe des différences bien distinctes concernant les responsabilités et les missions de chacun. 

Le rôle du contrôle du projet

Le contrôle de projet est un processus d’activités permettant de collecter, analyser et surveiller les différentes données liées à un projet afin de s’assurer du respect des coûts, des délais et du scope du projet, du lancement du projet à sa clôture. Il est lui-même défini par différents processus : planification de projet, suivi budgétaire, gestion des risques, gestion de modifications, prévisions, gestion des performances et administration de projet. Ainsi, le contrôle de projet regroupe une multitude de tâches permettant de mener à bien un seul projet ou un portefeuille de projets. Parmi elles on retrouve deux activités primordiales :

L’identification et la gestion des risques

Elle représente une des tâches principales du contrôle de projet. Elle permet la mise en place de mesures correctives afin d’ajuster à nouveau le projet pour qu’il remplisse toutes les attentes. La gestion des risques commence par la mise en place du registre des risques et des actions de mitigation. Le suivi des actions et la mise en jour de risques font partie du rôle de contrôle de projet ainsi que leur analyse.

Le contrôleur de projet réalisera des analyses des risques délais et coûts en simulant l’impact des risques sur le planning et le budget afin de prévoir l’impact éventuel et prioritisé la mise en place des plans de mitigation.

L’identification des écarts de performance

Une autre des fonctions importantes du contrôle de projet est celle de l’identification des écarts de performance par rapport au plan de projet : elle s’assure que les résultats réels correspondent bien aux résultats attendus. L’identification des écarts prend en compte tous les aspects du projet : coûts, délais, scope, qualité, portée, risques, et livrables.

Le contrôle de projet permet de s’assurer que le projet avance conformément aux spécifications et aux exigences définies dans le cahier des charges. De manière générale, le contrôle de projet intervient donc dans le suivi de projet et joue le rôle d’un indicateur de performance tout au long du projet surveillant les risques et les attentes du projet. Le contrôle de projet n’effectue pas un travail de surface, mais bien de profondeur : il n’annonce pas seulement les risques et les déviances, le contrôle de projet cherche la ou les causes et propose des solutions et stratégies abouties pour y remédier. Le contrôle de projet effectue un véritable de travail de reporting et permet d’optimiser tous les aspects du projet. Il possède donc de nombreux avantages :

  • Réduction des coûts
  • Meilleure prévisibilité de projet
  • Meilleure visibilité sur la santé du projet
  • Atténuation des écarts
  • Augmentation des marges
  • Avantage concurrentiel
  • Meilleure satisfaction des clients et collaborateurs
  • Meilleur environnement de travail

Le rôle du chef de projet

Le terme “chef de projet » est très vaste et englobe de nombreuses fonctions liées à la gestion de projet. Le rôle de chef de projet est celui du pilotage de projet, du début à sa fin. Ses responsabilités sont nombreuses :

  • Phasage du projet : définition du phasage, des objectifs du projet, des ressources nécessaires, des tâches, identifications des dépendances, allocation des responsabilités et gestion des risques.
  • Planification de projet : création d’un planning global avec les activités, les livrables et les jalons et la gestion des délais. Il est supporté par le planificateur de projet.
  • Gestion du budget : allocation d’un budget pour chaque phase et tâche, vérification de la disponibilité des fonds. Il est supporté par le contrôle de projet et le contrôleur des coûts.
  • Communication : entre toutes les parties prenantes, les collaborateurs. Il doit rendre compte de l’état de l’avancement du projet, mettre en place de réunions.
  • Direction : direction de l’équipe projet en répartissant les tâches et les ressources nécessaires à chacun.
  • Documentation : collecte des données et des reportings afin de mesurer l’état d’avancement du projet.
  • Supervision : le chef de projet doit superviser chaque tâche du projet et s’assurer de son bon déroulement.

L’implication du chef de projet est déterminante. Il ne doit pas seulement gérer le projet et le coordonner, mais doit véritablement s’imprégner des objectifs du projet et mettre en application ses compétences et son expertise afin de motiver en permanence tous les membres de son équipe pour mener à bien le projet. Son rôle est majeur dans la réussite d’un projet, car c’est lui qui sera en charge de prendre les décisions stratégiques tout au long du projet.

Le rôle du contrôle de projet vis-à-vis du chef de projet

Le contrôle de projet permet de fournir toutes ses données essentielles au chef de projet qui pourra ensuite les utiliser à bon escient afin de communiquer avec les parties prenantes et s’assurer que le déroulement du projet est toujours en phase avec la planification initiale. Le contrôle de projet « facilite » le travail du chef de projet lui permettant de prendre des décisions éclairées au moment opportun, la cohésion et la synergie entre les deux sont donc essentielles pour mener un projet au succès.

Choisir PROPRISM pour le contrôle de son projet

Aujourd’hui, le contrôle de projet est essentiel à la réalisation et la réussite de projets complexes. Il permet de garantir une gestion efficace de celui-ci s’assurant le respect du cahier des charges définit lors de la planification et des objectifs fixés.
PROPRISM apporte son expertise dans le contrôle de projet afin d’apporter un rôle complémentaire à celui du chef de projet. Nos équipes peuvent accompagner chacun de vos chefs de projet afin d’apporter une vision proactive sur l’état d’avancement du projet permettant une gestion efficace des ressources, une identification précoce des problèmes, une adaptation aux changements et une amélioration continue. Tous ces éléments combinés favorisent la réussite globale de votre projet et permettent d’atteindre les objectifs fixés dans le respect des contraintes de temps et de budget.

Contactez-nous

Maîtrise des coûts en gestion de projet

cost control

Qu'est-ce que la maitrise des coûts en gestion de projet ?

Le budget est une des questions les plus importantes en gestion de projet. Chaque entreprise a pour objectif de mener à bien sa mission, dans le respect des délais, mais surtout dans le respect du budget. En effet, les dépassements de coûts peuvent entraver le projet actuel, mais aussi et surtout le lancement de nouveaux projets. La maitrise des coûts permet d’y remédier en amont.

Définition de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts en gestion de projet consiste en un processus holistique englobant l’estimation, la surveillance, la gestion proactive des dépenses et la préparation face aux risques financiers potentiels tout au long du cycle de vie du projet. Cela va au-delà de la simple gestion du budget, incluant la planification rigoureuse et la mise en place de mesures préventives pour atténuer les risques susceptibles d’impacter les coûts et le calendrier de projet. En tant qu’élément central de la gestion de projet, cette pratique permet de maintenir les dépenses conformes au budget approuvé, tout en offrant une flexibilité nécessaire pour ajuster les trajectoires si des variations ou des risques surgissent, préservant ainsi les ressources financières et temporelles du projet.

L’importance de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts est plus qu’importante à la réalisation de tout projet. Elle fait partie du triptyque indispensable à respecter : délais / coût / qualité. En toute logique, il semble compliqué de mener à bien un projet si l’on réalise finalement que le budget qui lui a été alloué n’est pas suffisant. Les pertes et dommages peuvent être dramatiques pour une entreprise. Elle est d’autant plus essentielle pour les organisations menant de front plusieurs projets en même temps.

Grâce à une estimation des coûts réalisée dans la phase de planification, il est possible d’organiser stratégiquement le projet en amont, mais aussi d’en assurer le suivi en analysant les tendances, les écarts, et si besoin en mettant en place des mesures correctives avant qu’un dépassement des coûts n’affecte drastiquement le projet.

Les 9 bonnes pratiques de la maitrise des coûts

Pour maitriser les coûts de manière efficace, il existe quelques bonnes pratiques à respecter, peu importe l’envergure et le type de projet :

  1. Estimer précisément les coûts en amont : il est possible de réaliser des évaluations détaillées des coûts pour chaque aspect du projet, en utilisant des données historiques de précédents projets similaires, des expertises internes ou externes, mais aussi des outils de gestion de projet.
  2. Détailler le budget : détaillé le budget de chaque phase du projet en prenant en compte tous les paramètres. C’est-à-dire les ressources et le coût de chacune d’entre elles, la durée, les risques potentiels, etc.
  3. Surveiller régulièrement les coûts : mettre en place des mécanismes de suivi du budget tout au long du projet pour identifier rapidement les écarts par rapport au budget initial et prendre des mesures correctives si nécessaire.
  4. Gérer les coûts de manière proactive : évaluer soigneusement l’impact financier de tout changement dans le projet avant de le mettre en œuvre, cela évitera des dépenses non prévues.
  5. Évaluer les risques financiers : identifier et évaluer les risques potentiels qui pourraient impacter les coûts du projet. Élaborer des plans d’atténuation pour ces risques afin de réduire leur impact financier.
  6. Optimiser les ressources : gérer judicieusement les ressources matérielles du projet et maximiser leur utilisation. Pour les ressources humaines, veillez à accorder chaque tâche à la bonne personne.
  7. Communiquer de manière transparente : maintenir une communication ouverte et transparente entre les parties prenantes du projet concernant les aspects financiers, les progrès et les éventuels défis, favorisant ainsi une approche collaborative pour résoudre les problèmes.
  8. Réévaluer périodiquement le budget : examiner régulièrement les dépenses réelles par rapport au budget prévu. Adapter et réévaluer le budget et les prévisions si nécessaire en fonction des nouvelles informations ou des changements de situation.
  9. Utiliser des outils de gestion de projet : exploiter les logiciels de gestion de projet tels qu’Oracle Primavera P6 ou MS Project pour faciliter la collecte, l’analyse et la présentation des données, mais aussi pour faciliter le suivi des coûts.

Méthode de la valeur acquise (Earned Value Management)

La méthode de la valeur acquise aussi appelée EVM est une des méthodologies les plus utilisées en termes de maitrise des coûts. C’est une approche de suivi et d’évaluation du rendement d’un projet qui intègre les coûts, les délais, la portée technique et les risques. Son objectif est d’évaluer les progrès par rapport à une référence initiale, identifiant ainsi les problèmes potentiels et anticipant les coûts (et dans une certaine mesure, les délais) pour l’achèvement du projet. Pour appliquer l’EVM, il est crucial de maintenir une base budgétaire en phase au fil du temps. Cette base, appelée Plan Value (PV) ou coût budgétisé du travail prévu (BCWS), est établie par étapes. Tout au long du projet, l’indice de performance des coûts (CPI) va permettre d’avoir un point de vue sur l’état du budget.

L’Earned Value Management permet d’évaluer avec précision la performance du projet en croisant les coûts, les délais, la portée technique et les risques, ce qui permet d’anticiper les coûts et de détecter les éventuels écarts par rapport au plan initial.

Earned Value Analysis

La maitrise des coûts avec PROPRISM

Par ailleurs, il n’est pas toujours évident de pouvoir appliquer tous ces conseils de manière proactive. C’est pourquoi PROPRISM accompagne ses clients sur cet axe. PROPRISM peut intervenir dans l’estimation précise du budget, mais aussi dans la mise en place d’un suivi du budget efficace. L’objectif étant de contrôler les coûts, minimiser les dépenses imprévues et optimiser l’utilisation des ressources pour contribuer à la réussite globale du projet.

Contactez-nous

Lancement de projet : Comment bien démarrer en gestion de projet ?

Project Charter

Le Project Management Institue définit les cinq étapes de la gestion de projet : le lancement de projet, la planification du projet, la mise en œuvre du projet, le suivi du projet, la clôture du projet. Dans cet article nous allons nous intéresser à la toute première phrase, celle du lancement de projet. Elle est une phase déterminante de la gestion de projet. Elle permet de définir le projet dans sa globalité : objectifs, parties prenantes, budget et contraintes. Pour y parvenir, il est nécessaire d’établir une charte de projet ou un business case qui définira de manière détaillée le projet en question et posera une base solide afin de pouvoir rentrer dans la deuxième phase, celle de la planification de projet.

La charte de projet ou le business case

Selon l’envergure de votre projet, vous avez la possibilité de réaliser une charte de projet ou un business case. Ces documents essentiels en gestion de projet définissent les éléments clés du projet, son périmètre, ses objectifs, ses parties prenantes ainsi que ses objectifs de réalisations. Si les deux sont en apparences similaires, le second reste toutefois plus complet et est réservé au lancement d’un projet conséquent, nécessitant de nombreuses ressources matérielles et humaines. Pour y voir plus clair, voici en détail les éléments que recense chacun d’entre eux :

La charte de projet

  • Description du projet : Une brève explication du projet, y compris ses objectifs, sa justification et ses bénéfices attendus.
  • Objectifs du projet : Les buts spécifiques que le projet vise à atteindre. Ces objectifs doivent être mesurables et alignés sur les besoins de l’organisation.
  • Portée du projet : Une description détaillée des livrables attendus, des limites du projet et des critères d’acceptation.
  • Équipe du projet : Une liste des membres de l’équipe du projet, y compris le chef de projet, les responsabilités de chacun et les parties prenantes clés.
  • Budget : Une estimation des coûts du projet, y compris les ressources financières allouées, les dépenses prévues et les sources de financement.
  • Planning : le planning du projet, comprenant les principales étapes, les jalons et les dates clés.
  • Risques et contraintes : Une évaluation des principaux risques associés au projet, ainsi que des contraintes telles que des délais stricts ou des ressources limitées.
  • Méthodologie de gestion de projet : Une description des méthodes, des outils et des processus qui seront utilisés pour gérer le projet.
  • Communication : Les canaux de communication prévus, les fréquences des rapports et les personnes responsables de la communication dans le projet.
  • Approbation : Les parties qui doivent approuver la charte du projet, généralement le sponsor du projet et les parties prenantes clés.
  • Références : Toute documentation ou référence pertinente, telle que des rapports d’étude de faisabilité, des plans stratégiques, etc.

 

Le business case

Le business case comporte les mêmes éléments que la charte de projet, mais avec ceux-ci en plus :

  • Une analyse financière exhaustive, comprenant une évaluation du retour sur investissement (RSI) prévu pour le projet.
  • Une évaluation des risques du projet, accompagnée d’un plan de gestion des risques.
  • Un plan d’action précisant la manière dont les décisions seront prises, un plan de communication et les prochaines étapes à suivre en cas d’approbation du business case.
Project Charter Elements

Identification des parties prenantes

Les parties prenantes incluent toutes les personnes qui peuvent avoir une influence et un lien avec le projet : équipe projet, cadres, dirigeants, sponsors… L’objectif ici est de les identifier clairement afin de leur présenter le projet et d’obtenir leur approbation si nécessaire.

 

Pour être certain de ne rater aucun élément essentiel, il est fortement recommandé de dresser une liste de toutes les parties prenantes clés internes et externes à inclure dans le projet. Vous pouvez les organiser de manière stratégique en les plaçant par ordre d’importance :  

 

  1. Haute influence grand intérêt
  2. Haute influence faible intérêt
  3. Faible influence grand intérêt
  4. Faible influence faible intérêt

 

Par ailleurs, même les parties prenantes n’ayant pas besoin de valider le projet peuvent être mises dans la boucle afin que ces derniers puissent « s’imprégner » du projet en amont. Ils peuvent aussi apporter leur remarque et commentaire pour faire évoluer le projet dans le bon sens.

L’étude de faisabilité

Une fois le projet présenté et sa valeur ajoutée démontrés, il est nécessaire de réaliser une étude de faisabilité. Cette étude va permettre de s’assurer que le projet est bien viable et réalisable. Elle prend en compte plusieurs paramètres que ce sont les ressources, le budget et les délais afin de garantir la conformité du projet. De manière générale l’étude de faisabilité permet d’affirmer la réussite du projet, car elle permet de :

  • Évaluer la probabilité de réussite du projet : est-ce que le projet est réalisable d’un point de vue technique, économique et opérationnel ?
  • Réduire les risques : en examinant les aspects techniques, financiers et organisationnels du projet, l’étude de faisabilité permet d’identifier les risques potentiels.
  • Prendre des décisions éclairées : elle fournit des informations importantes permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées.
  • Planifier le budget : elle fournit une estimation des coûts et des bénéfices attendus, ce qui est essentiel pour établir un budget réaliste et pour allouer les ressources de manière adéquate.
  • Planifier le calendrier : l’étude de faisabilité permet de définir les étapes du projet et d’élaborer un calendrier réaliste pour sa réalisation.
  • S’aligner stratégiquement : elle permet de s’assurer que le projet est aligné sur les objectifs et la stratégie globale de l’organisation.
  • Mobiliser les ressources : elle aide à déterminer quelles ressources (humaines, financières, matérielles, etc.) seront nécessaires pour mener à bien le projet.

Pour des projets de petites envergures, ou si vous en avez déjà réalisé des similaires dans le passé l’étude de faisabilité n’est pas forcément nécessaire. Il est important d’en discuter en amont avec les parties prenantes.

Constitution de l’équipe et choix des outils

Dernière étape et pas des moindres : la constitution de l’équipe. Il est temps de rassembler tous les éléments moteurs essentiels pour bon déroulement du projet. En gestion de projet, le travail collaboratif est primordial.

La réussite d’un projet résulte en partie de son équipe. Il est donc essentiel de sélectionner avec soin les personnes avec qui vous souhaitez vous entourer et s’assurer qu’elles possèdent les compétences nécessaires aux tâches que vous souhaitez lui attribuer. Il se peut que vous deviez faire appel à des talents externes à l’entreprise ; dans ce cas mieux vaut commencer le processus tôt.

Pour soutenir votre équipe projet, vous devrez également choisir les logiciels de gestion de projet que vous souhaitez utiliser afin d’optimiser leur processus de travail : Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud ou EPPM, Microsoft Project, Project Online, Planisware, Tilos… N’oubliez pas que certains de vos collaborateurs auront peut-être besoin d’être formés sur certains de ses outils et logiciels. Par ailleurs, gardez en tête également que certains autres outils de gestion tels que les tableaux de bord, Kanban ou encore Diagramme de Gantt peuvent également faciliter la conduite du projet, le planning, le suivi des tâches, la gestion des ressources et la gestion des risques. Ils représentent donc des clés du succès pour garantir une production conforme des livrables ainsi que la réussite globale du projet.

Contactez-nous

Quelle est la mission du PMO ?

PMO Functions

Définition du PMO

L’acronyme PMO peut signifier à la fois « Project Management Office » et désigner l’activité de gestion de portefeuille de projets, mais aussi, « Project Management Officer » et désigner alors le manager en charge du portefeuille du projet. S’il est évident que ces deux définitions ne vont pas l’une sans l’autre, dans cet article, lorsque nous évoquerons le PMO, nous nous attacherons à la deuxième signification.

 

Le PMO a un rôle primordial dans la gestion de projet au sein d’une organisation. C’est lui qui est en charge de superviser, coordonner, hiérarchiser et prioriser les différents projets de manière stratégique afin d’atteindre les objectifs fixés rapidement. Responsable de la gouvernance et du pilotage, il intervient à différentes phases du projet : il utilise alors plusieurs méthodologies et outils de planification et d’évaluations afin de le diriger et de le suivre efficacement. Il possède également un rôle de communicant important : c’est à lui de communiquer l’état d’avancement des projets aux différentes parties prenantes.

Le rôle du PMO

Le Project Management Officer possède plusieurs casquettes, de manière générale il doit avoir une vision globale sur le ou les projets en cours. Il doit s’assurer que chaque projet se déroule de manière stratégique et ne perd pas de vue les objectifs. Tout au long du processus, le PMO va pouvoir :

  • S’assurer de la pertinence de chaque projet défini
  • Piloter et hiérarchiser les projets : prioriser ou mettre en pause certains projets
  • Attribuer les ressources nécessaires humaines et matérielles au projet
  • Accompagner, soutenir et former les chefs de projets
  • Utiliser des outils comme les tableaux de bord et diagramme de Gantt ainsi que des logiciels de gestion de projet pour avoir une vue d’ensemble (Microsoft Project, Project Online, Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud, Planisware…)
  • Gérer les risques, les anticiper et prévoir des plans stratégiques
  • Suivre la maitrise des coûts, des délais et la performance du projet
  • Faire du reporting en mettant en place des feedbacks réguliers à toutes les parties prenantes

Les trois types de PMO

On distingue trois types de Project Management Officer :

  • Le PMO Opérationnel : il est rattaché à un seul projet et aide le chef de projet dans le pilotage opérationnel des projets. Il fournit des outils de gestion tels que des tableaux de bord, des logiciels de gestion de projets et des méthodologies pour aider les chefs de projet à planifier, organiser, suivre et contrôler leur projet.
  • Le PMO Central : comme son nom l’indique, il est au centre de différents projets. En charge du portefeuille de projets, il possède un rôle important de planification, de mise en œuvre des processus et de reporting. C’est aussi lui qui assume le suivi budgétaire des projets.
  • Le PMO Stratégique : Il est rattaché à un département en particulier d’une entreprise ou organisation. Son but est de piloter des équipes de travail afin d’atteindre les objectifs définis. La gestion des risques est également une de ses missions et se doit donc d’évaluer les risques stratégiques des projets en cours.
PMO Governance and Strategy

L’impact du PMO sur la gestion de projet

Le PMO Project Management centralise et fluidifie les processus de gestion de projet. Il possède un rôle global intervenant à toutes les phases du projet. Son impact sur la gestion de projet est donc déterminant.

Productivité

Le PMO permet d’améliorer la productivité. Il optimise les flux de travail en identifiant les inefficacités et en mettant en place des processus d’améliorations. Il standardise les méthodes et utilise des outils de gestion de projet afin de faciliter la réalisation des tâches et d’assurer leurs suivis.

Maitrise des coûts et délais

Le PMO permet d’assurer la maitrise des coûts et des délais. Il minimise les risques grâce à une gestion des ressources humaines, financières et matérielles efficace. Il suit attentivement les délais et met en place des mesures correctives afin de pallier aux éventuels retards. Il peut également apporter des modifications au budget pour éviter les dépassements.

Qualité des projets

Le PMO veille à ce que chaque projet respecte une norme qualitative élevée. En surveillant l’exécution des projets, le PMO s’assure de sa conformité aux objectifs et normes établies. En s’occupant efficacement de la gestion des risques, il contribue à la réduction des problèmes et échecs. En assurant un soutien continu et en proposant des formations aux chefs de projet, le PMO renforce les compétences des équipes et ainsi la qualité des livrables.

Cohérence des projets

Le PMO s’assure que chaque projet est en parfaite cohérence avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Il participe donc à la sélection de projets pertinents et en assure des résultats satisfaisants grâce à un suivi précis et continu. Le PMO assure également la communication entre toutes les parties prenantes afin de garantir une bonne compréhension du projet et de ses enjeux au sein de l’équipe.

Choisir PROPRISM pour assurer le rôle de PMO

Grâce à son expertise en Projet Management Office PMO, PROPRISM vous propose des solutions adaptées à la gouvernance de vos projets. Nous disposons d’une équipe d’experts à même d’améliorer la qualité de vos projets, favoriser la productivité et l’alignement stratégique ainsi que la réduction des coûts et maitrise des délais. PROPRISM peut intervenir sur les différents secteurs de l’industrie pharmaceutique, travaux maritimes, construction, ingénierie, transport et infrastructure ou encore chimie.

 

Nos experts jouent un rôle clé dans la réussite de vos projets. Forts de leur expérience, ils assurent la bonne allocation des ressources et le respect des budgets prévisionnels. Grâce à des méthodes agiles et outils de gestion de projet favorisant l’adaptabilité et la réactivité face aux changements, ils encouragent l’amélioration et la productivité dans la conduite de projet. PROPRISM joue également un rôle essentiel de conseil et d’assistance et accompagne vos équipes dans chaque cycle vie de projet en les formant de manière continue. Nous veillons également à leur coordination et motivation tout au long du projet afin d’en garantir sa réussite. Grâce à une solide expertise et un travail d’équipe essentiel, nous menons ensemble vos projets vers le succès.

Contactez-nous