La planification de projet est un document permettant d’aborder le projet dans son entièreté. Il n’existe pas de modèle « parfait » de planification de projet, cependant il existe quelques bonnes pratiques pouvant faciliter le travail des PMO et chefs de projet.
Définition de la planification de projet
La planification de projet est une étape cruciale de la gestion de projet, visant à définir et structurer les objectifs, livrables et tâches. Elle implique la création d’un plan d’action clair pour mieux piloter le projet, en mettant l’accent sur la maîtrise des délais et du suivi. Les étapes incluent la planification professionnelle, le contrôle des coûts, la gestion des risques et des ressources. L’objectif ultime est de respecter les délais et les coûts initialement prévus grâce à une collaboration étroite avec le chef de projet.
Une bonne planification revêt un intérêt crucial, influençant significativement le succès du projet. Elle permet de hiérarchiser les tâches, d’associer les ressources nécessaires et d’offrir une vue d’ensemble de l’évolution du projet. Elle permet donc à fortiori une meilleure maîtrise du projet, l’évitement des imprévus et retards, l’optimisation des ressources et des délais, ainsi que la prévention de la surcharge de travail.
De manière générale, la planification de projet est donc une méthode organisant les tâches et le temps pour atteindre les objectifs, assurant une efficacité à long terme. Elle permet de définir les coûts, les ressources et la meilleure manière de réaliser les tâches, offrant une vision claire et globale du projet. Elle clarifie les rôles des parties prenantes, facilite le suivi de l’avancement et favorise une réactivité accrue tout au long du projet.
Les techniques de planification de projet
Comme expliqué précédemment, il existe plusieurs méthodologies envisageables pour la planification de projet. Toutefois, il est intéressant de les étudier dans un premier afin de choisir celle qui sera la plus adaptée au projet en question : méthodologie agile, approche prédictive, méthode hybride, méthode interne à l’entreprise… L’essentiel est de s’assurer qu’elle est alignée sur le projet. Il est recommandé de consulter les équipes, notamment afin de savoir si les collaborateurs ont de l’expérience dans la méthodologie choisie ou s’il faudra envisager une formation et un accompagnement.
- Méthode traditionnelle : c’est-à-dire l’établissement de la liste des tâches à réaliser, y compris l’estimation de temps pour chacune d’entre elle et les personnes en charge de leur réalisation. Cette méthode est plutôt réservée aux petits projets et aux petites équipes pouvant travailler en parfaite autonomie.
- Méthode agile : Ici, les différentes étapes sont découpées en « sprint » de deux à quatre semaines. À la fin d’un sprint, les livrables doivent être validés et la prochaine étape planifiée. Cette méthode est adaptée aux projets ayant besoin de flexibilité et de rapidité.
- Méthode en cascade dite Waterfall : dans ce cas, les tâches sont interdépendantes. Il faut attendre que la première soit terminée avant de commencer la deuxième. Il faut donc que l’ordre des tâches soit bien établi en amont et que les membres de l’équipe communiquent parfaitement entre eux. Un contrôle assidu est également nécessaire.
- Méthode PERT : la méthode PERT présente les tâches sous forme de réseau mettant en lumière les dépendances et la chronologie du projet et permet de calculer le temps nécessaire pour la réalisation du projet. Trois estimations de temps sont calculées (le plus court, le plus probable et le plus long). Cette méthodologie demande beaucoup d’organisation.
- Méthode SCRUM : cette méthode agile utilise également le découpage en « sprint » ici de 30 jours. Un Scrum Master en charge de l’avancement du projet est nommé, un Product Owner (travaillant en étroite collaboration avec le client) et une équipe de développeurs. Chaque jour, cette mêlée se réunit pour définir les tâches et les classer en trois colonnes (à faire, en cours, réalisé).
- Méthode Crystal Clear : autre méthode agile, celle-ci a la particularité de mettre son équipe, ses compétences et les interactions au centre de sa méthode. Cela permet d’apporter beaucoup de souplesse et de rapidité au projet, mais en fait aussi une méthode « unique » au projet.
- Processus unifié : ce processus itératif très utilisé en informatique se divise en 4 phases : analyse des besoins, élaboration, construction, transition. Des paliers de transition sont mis en place à chaque étape afin d’ajuster le déroulement du projet suivant le retour des utilisateurs.
- Méthode adaptive : cette méthode offre la particularité d’être extrêmement flexible sur la durée, le budget et les objectifs. Parfois jugée à risque, cette méthode s’adapte bien aux projets incertains.
- Le chemin critique : le chemin critique est recommandé pour les grands projets aux nombreuses tâches interdépendantes. Le projet est découpé en tâches critiques et non critiques tout en calculant le temps nécessaire à chacune d’entre elles. `
- La chaine critique : combinaison du chemin critique et de la méthode PERT, la chaine critique se concentre sur la gestion du temps en identifiant les tâches critiques qui peuvent entraîner des retards dans l’ensemble du projet, mais aussi la gestion des coûts afin d’augmenter les bénéfices.
- L’extrême Programming (XP) : cette méthode applique les principes de la méthode agile, mais les pousse à « l’extrême ». Elle repose sur 5 valeurs : communication, simplicité, feedback, respect et courage. Cette méthode peut fonctionner sur tous les types de projets.
Autres bonnes pratiques en planification de projet
Implication de l’équipe projet
L’implication de l’équipe projet est primordiale pour une bonne planification : plus celle-ci est impliquée tôt dans le processus, plus son adhésion est probante. Face à chaque nouveau problème ou prise de décision importante, il est déterminant de réunir l’équipe projet afin de la questionner et d’écouter les suggestions de chacun. Il est toujours appréciable pour les collaborateurs que leur voix soit entendue. Il faut aussi définir clairement les rôles et responsabilités de chacun pour gagner en efficacité et éviter que certaines tâches soient oubliées. L’implication de l’équipe permet de maintenir un taux de confiance et un taux d’engagement élevé.
Implication du client
Une autre bonne pratique à prendre en compte est l’implication du client. Trop souvent, une fois le projet et les grandes lignes définis avec le client, on le « laisse de côté ». Or l’engagement du client permet d’influencer l’ensemble du projet, ses choix peuvent avoir un impact considérable sur le budget, le planning, les ressources, mais aussi l’identification de potentiels risques. Une étroite collaboration permet d’atteindre plus facilement les objectifs définis, mais aussi d’obtenir un meilleur niveau de satisfaction de leur part, leur vision étant rendue plus concrète. L’ensemble du processus aboutit donc à des livrables à forte valeur ajoutée.
La planification de projet avec PROPRISM
La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.
Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.
