Le rôle de l’intelligence artificielle dans l’amélioration de la précision de la planification de projet

L’intelligence artificielle (IA) a le vent en poupe, cela ne vous aura sans doute pas échappé ! Parfois critiqué car jugé « dangereuse » (le cadre juridique n’est pas prévu avant 2025 et la crainte qu’elle dépasse un jour l’intelligence humaine persiste), force est de constater qu’elle possède aussi de nombreux atouts. Notamment dans le domaine de la gestion de projet où elle offre des solutions novatrices qui augmentent l’efficacité, améliorent la précision des prévisions et permettent une prise de décision plus éclairée.  Selon Gartner (entreprise américaine de conseil et de recherches) 80% des tâches de la gestion de projet pourraient même être automatisées d’ici 2030, de quoi s’y intéresser de près donc.

Dans cet article, nous allons tout particulièrement nous intéresser à l’impact bénéfique de l’IA sur la planification de projet, et comment elle facilite son processus et son efficacité en augmentant les capacités humaines. 

Retour sur la planification de projet

Avant de comprendre l’impact que représente l’intelligence artificielle sur la planification de projet, il nous semble essentiel de redéfinir ce concept :

La planification de projet fait suite au lancement de projet, c’est en quelque sorte l’étape numéro 2 de tout projet bien construit. Elle consiste à organiser et structurer les différentes tâches tout au long du cycle de vie du projet afin de répondre au cahier des charges et de remplir les objectifs. Pour cela, la planification de projet doit répondre aux contraintes du Triangle d’Or que sont le planning, le coût et le délai.

La planification de projet se compose de quatre grandes étapes :

  • L’identification des différentes phases du projet
  • L’identification des livrables
  • L’identification des ressources
  • La gestion des risques

En suivant ce processus à l’aide de logiciels de gestion de projet (MS Project, Primavera…) et d’outils (méthode du chemin critique, diagramme de Gantt…) il est donc possible d’optimiser pleinement la gestion de son projet en assurant un suivi efficace et en maitrisant chaque étape.

Définition de l’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle est une composante de la technologie concernant la simulation des processus d’intelligence humaine par des systèmes informatiques. 

Elle fonctionne grâce à une quantité importante de données qui sont analysées et utilisées comme modèle pour réaliser des prédictions. Elle se concentre sur quatre capacités cognitives :

  1. L’apprentissage : acquérir de nouveaux savoirs (données) et créer des algorithmes
  2. Le raisonnement : choisir l’algorithme le plus adapté à la situation
  3. L’autocorrection : afin d’affiner la pertinence des propositions
  4. La créativité : basé sur un réseau de neurones artificiels pour créer entre autres des images, des musiques, des textes, etc.

Parmi les technologies d’IA les plus utilisées, on retrouve le machine learning, le deep learning, l’automatisation des processus… Mais aussi dans notre quotidien : l’identification faciale ou encore la reconnaissance vocale, l’intelligence artificielle est partout.

L’impact de l’intelligence artificielle dans la planification de projet

En termes de gestion de projet, l’intelligence artificielle se présente sous divers outils tels que Chatbots, ClickUp, PolyOne, etc. Tous ces outils offrent un soutien aux chefs de projets et leur permettent de planifier et gérer différentes tâches en respectant les délais. L’IA intervient sur différents leviers de la planification de projet :

L’automatisation des tâches routinières

L’intelligence artificielle permet tout d’abord d’optimiser le temps passé sur des tâches chronophages et où les compétences humaines ne sont pas essentielles. Les algorithmes d’apprentissage automatique peuvent analyser des volumes de données pour identifier des tendances, permettant ainsi une automatisation accrue dans l’élaboration des plannings. Ainsi, les chefs de projets peuvent consacrer plus de temps à des aspects stratégiques, créatifs et à la résolution de problèmes complexes.

Optimisation des ressources

L’IA intervient dans l’optimisation des ressources en identifiant les compétences nécessaires pour chaque phase du projet et en allouant les ressources de manière efficiente aux bonnes personnes. Ainsi, l’IA peut aider le chef de projet à composer l’équipe du projet et à attribuer à chacun son rôle et ses responsabilités. Elle peut aussi anticiper les besoins futurs en ressources humaines, matérielles et financières, permettant ainsi aux chefs de projets de prendre des mesures proactives pour éviter les retards ou les dépassements de budget et d’attribuer de nouvelles tâches en temps voulu.

Prévisions plus précises pour la gestion des risques

 

L’IA améliore considérablement la capacité à effectuer des prévisions précises en exploitant des modèles prédictifs avancés. En utilisant des algorithmes complexes, l’IA peut anticiper les risques potentiels et identifier les goulots d’étranglement en amont. Grâce à sa capacité de prédiction, l’IA permet donc de réduire drastiquement les risques de dépassement de délais et de budget et favorise un environnement de travail sûr. Elle peut ainsi envisager un tas de différents scénarios qui se sont déjà produits dans le cadre d’autres projets ou non et détectés en amont des situations critiques.

Ses capacités de prévisions lui permettant aussi d’améliorer le calendrier en attribuant des tâches et activités intelligemment.

Développement de la créativité

L’IA permet aux chefs de projets de développer de nouvelles idées et stratégies en suggérant par exemple des idées d’étapes alternatives ou supplémentaires pour les différentes phases de la planification du projet, des processus à privilégier, des idées de ressources, ou encore des idées de risques à éviter.  Ainsi, l’intelligence artificielle participe à augmenter la productivité du Projet Planning.

Précision et réduction des erreurs

En éliminant en grande partie les processus manuels, l’IA réduit les risques d’erreurs humaines dans la planification de projet et fournit des résultats beaucoup plus précis. Les algorithmes automatisés sont moins susceptibles de commettre des erreurs de calcul ou d’omission lors de la réalisation des tâches contribuant à maintenir l’intégrité du projet et à éviter les retards coûteux.

Meilleure prise de décision

L’IA est capable de reproduire des fonctions cognitives et son intelligence permet donc de faciliter le processus de prise de décision et de résolutions des problèmes. Elle peut notamment identifier de potentiels problèmes, proposer des actions immédiates et correctives ainsi que des stratégies d’optimisation en termes de gestion des risques afin de recadrer rapidement le projet en cours et d’éviter le stade critique.

Conclusion

À travers cet article, nous avons donc pu constater que l’intelligence artificielle permet d’apporter des améliorations significatives en termes d’efficacité, de précision et de flexibilité dans la planification de projet et de transformer des situations complexes en situations simples. Utilisée à bon escient, elle apporte aussi aux chefs de projets une meilleure visibilité ainsi qu’une meilleure prise de décision et leur facilite donc une partie du travail. En outre, elle permet en termes de planification de projet de faciliter le processus et de gagner en temps afin d’être plus productif sur la totalité du projet.

Alors que l’IA est une technologie en pleine mutation qui ne cesse d’évoluer, son rôle dans la planification de projet devrait lui aussi croitre offrant aux organisations un avantage concurrentiel non négligeable notamment dans l’élaboration et la gestion de projets complexes.

Choisir PROPRISM pour assurer le contrôle de vos projets

Grâce à son expertise en contrôle de projet, PROPRISM vous propose des solutions adaptées au pilotage et au contrôle de vos projets. Nous disposons d’une équipe d’experts à même d’améliorer la qualité de vos projets, favoriser la productivité et l’alignement stratégique ainsi que la réduction des coûts et maitrise des délais. PROPRISM peut intervenir sur les différents secteurs de l’industrie pharmaceutique, travaux maritimes, construction, ingénierie, transport et infrastructure ou encore chimie.

Nos experts jouent un rôle clé dans la réussite de vos projets. Forts de leur expérience, ils assurent la bonne allocation des ressources et le respect des budgets prévisionnels. Grâce à des méthodes agiles et outils de gestion de projet favorisant l’adaptabilité et la réactivité face aux changements, ils encouragent l’amélioration et la productivité dans la conduite de projet. PROPRISM joue également un rôle essentiel de conseil et d’assistance et accompagne vos équipes dans chaque cycle vie de projet en les formant de manière continue. Nous veillons également à leur coordination et motivation tout au long du projet afin d’en garantir sa réussite. Grâce à une solide expertise et un travail d’équipe essentiel, nous menons ensemble vos projets vers le succès.

Contactez-nous

Planificateur vs Chef de Projet

Gestion de projets et planification

Si de prime abord, planificateur de projet et chef de projet semblent être synonymes, la réalité est assez différente. En effet, chacun occupe des fonctions bien distinctes. Dans cet article, nous allons revenir en détail sur le rôle, les responsabilités de chacun ainsi que leur complémentarité.

Définition du planificateur de projet

La planification de projet est la base de la gestion de projet. Tout bon projet se doit d’être planifié et coordonné pour se dérouler dans les meilleures conditions et atteindre les objectifs fixés. La planification de projet intervient donc à l’aube de la création d’un projet.

Comme son nom l’indique, le planificateur « planifie ». Il a pour mission de piloter chacune des activités ainsi que leurs durées afin de s’assurer que les livrables respectent les délais préétablis en assistant le chef de projet. Aussi, en plus de la création du planning et de son calendrier, il doit le surveiller en permanence et le mettre à jour lorsque nécessaire durant les étapes du processus (nouvelles informations, nouvelles stratégies en cas de retard probable identifié). Le planificateur travaille main dans la main avec l’équipe projet et les parties prenantes à l’élaboration d’un planning initial prenant en compte le scope entier du projet. Il est du rôle du planificateur de faire accepter le planning et de s’assurer que celui-ci soit parfaitement aligné avec les objectifs des clients et du projet en général. Il doit également garantir la bonne compréhension de ce dernier par tous les collaborateurs. 

Tout au long du projet, le planificateur doit agir comme un véritable communicant afin de transmettre les bonnes informations aux collaborateurs au bon moment afin de s’assurer du bon déroulement du projet, de prévenir les risques, voire d’envisager des axes d’amélioration. Lors de la clôture du projet, le planificateur va pouvoir analyser le projet afin de toujours améliorer l’exécution des projets à venir : gestion des délais, évènements inattendus ayant provoqué des retards…

Les compétences d’un bon qualificateur de projet

Le qualificateur de projet se doit d’être un excellent communicant envers les collaborateurs et les parties prenantes, étant à l’initiative de la planification du projet, la base de ce dernier repose sur lui. Il doit donc partager les informations essentielles de manière adéquate pour faire avancer le projet dans la bonne direction.

Le pilotage et l’organisation sont également deux compétences clés, notamment pour les projets complexes regroupant beaucoup d’acteurs et de ressources différents. Cela doit être associé à un bon esprit de synthèse.

Le planificateur possède également des compétences techniques lui permettant de maitriser des outils de gestion de projet tels que Primavera P6, Trello ou encore MS Project. Il est familier aux processus et bonnes pratiques de gestion de projet.

Définition du chef de projet

Le chef de projet intervient quant à lui sur la partie la plus stratégique du projet et est garant de la réussite globale du projet. Il joue un rôle majeur, celui de « chef d’orchestre ». Ses responsabilités sont très vastes et il se doit d’être présent tout au long du cycle de vie du projet. C’est à lui d’assurer la coordination globale du projet (délais, budget, qualité et performance), de définir les objectifs principaux, d’assurer l’exécution, le suivi, le contrôle et la clôture du projet. Il collabore étroitement avec l’équipe projet et les parties prenantes afin de coordonner les tâches de chacun et de leur attribuer les ressources nécessaires.

Le chef de projet intervient véritablement au niveau opérationnel. Un de ces rôles majeurs est celui du pilotage des risques : il se doit d’évaluer les risques grâce à une échelle et une matrice des risques, puis de les piloter et surtout de les suivre. Le chef de projet se place plus en position de leadership que son collaborateur le planificateur de projet même s’ils sont amenés à travailler ensemble sur des projets d’envergure importante. Il doit prendre des décisions stratégiques.

Les compétences d’un bon chef de projet

Le chef de projet doit disposer de très bonnes qualités humaines et relationnelles telles que le leadership et la communication, deux qualités essentielles. C’est à lui de mobiliser son équipe et de lui livrer les éléments importants.

Le chef de projet doit posséder une vision globale s’étendant au-delà des livrables.

Par ailleurs, le chef de projet doit également être capable de déléguer certaines tâches au planificateur de projet pour se concentrer sur celles plus stratégiques d’encadrement et de suivi.

Planificateur de projet et chef de projet, deux rôles complémentaires

Le planificateur de projet planifie, et le chef de projet (Project Manager) manage… Il arrive que le chef de projet assume ces deux rôles, mais suivant la complexité du projet il est fortement recommandé de faire appel à deux personnes pour assumer ces responsabilités différentes. 

En résumé…

Le planificateur de projet travaille en coordination avec le chef de projet et sera responsable du découpage du scope projet, de la planification, de l’estimation du budget ainsi que du suivi de ces trois activités, mais aussi du plan de gestion de projet ou encore de gestion des risques. On peut globalement le considérer comme la personne responsable de la gestion des délais et du planning du projet.

Le chef de projet représente quant à lui une fonction de leader, c’est à lui de diriger l’équipe projet en charge de produire les livrables. Le chef de projet « encadre » ce dernier : il le lance, l’exécute, le contrôle et le clôture. C’est aussi à lui gérer les conflits, au sein de l’équipe projet, mais aussi entre les parties prenantes et le client par exemple.

S’il n’existe pas « d’obligations » de faire appel à un planificateur de projet, il convient de garder en tête que celui-ci possède un véritable rôle complémentaire à celui de chef de projet en charge de lourdes responsabilités. Dans un projet complexe, le planificateur permet de soulager le chef de projet en se voyant déléguer des tâches liées à la maitrise des délais, la proposition de plan de mitigation, la mise en place de l’avancement et du reporting associé etc. Le rôle du planificateur de projet peut donc être majeur et permettre de fluidifier le projet afin d’atteindre les objectifs définis.

La planification de projet avec PROPRISM

La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.

Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.

Contactez-nous

Les meilleures techniques de planification de projet

Gestion de projets et planification

La planification de projet est un document permettant d’aborder le projet dans son entièreté. Il n’existe pas de modèle « parfait » de planification de projet, cependant il existe quelques bonnes pratiques pouvant faciliter le travail des PMO et chefs de projet.

Définition de la planification de projet

La planification de projet est une étape cruciale de la gestion de projet, visant à définir et structurer les objectifs, livrables et tâches. Elle implique la création d’un plan d’action clair pour mieux piloter le projet, en mettant l’accent sur la maîtrise des délais et du suivi. Les étapes incluent la planification professionnelle, le contrôle des coûts, la gestion des risques et des ressources. L’objectif ultime est de respecter les délais et les coûts initialement prévus grâce à une collaboration étroite avec le chef de projet.

Une bonne planification revêt un intérêt crucial, influençant significativement le succès du projet. Elle permet de hiérarchiser les tâches, d’associer les ressources nécessaires et d’offrir une vue d’ensemble de l’évolution du projet. Elle permet donc à fortiori une meilleure maîtrise du projet, l’évitement des imprévus et retards, l’optimisation des ressources et des délais, ainsi que la prévention de la surcharge de travail.

De manière générale, la planification de projet est donc une méthode organisant les tâches et le temps pour atteindre les objectifs, assurant une efficacité à long terme. Elle permet de définir les coûts, les ressources et la meilleure manière de réaliser les tâches, offrant une vision claire et globale du projet. Elle clarifie les rôles des parties prenantes, facilite le suivi de l’avancement et favorise une réactivité accrue tout au long du projet.

Les techniques de planification de projet

Comme expliqué précédemment, il existe plusieurs méthodologies envisageables pour la planification de projet. Toutefois, il est intéressant de les étudier dans un premier afin de choisir celle qui sera la plus adaptée au projet en question : méthodologie agile, approche prédictive, méthode hybride, méthode interne à l’entreprise… L’essentiel est de s’assurer qu’elle est alignée sur le projet. Il est recommandé de consulter les équipes, notamment afin de savoir si les collaborateurs ont de l’expérience dans la méthodologie choisie ou s’il faudra envisager une formation et un accompagnement.

  1. Méthode traditionnelle : c’est-à-dire l’établissement de la liste des tâches à réaliser, y compris l’estimation de temps pour chacune d’entre elle et les personnes en charge de leur réalisation. Cette méthode est plutôt réservée aux petits projets et aux petites équipes pouvant travailler en parfaite autonomie.
  2. Méthode agile : Ici, les différentes étapes sont découpées en « sprint » de deux à quatre semaines. À la fin d’un sprint, les livrables doivent être validés et la prochaine étape planifiée. Cette méthode est adaptée aux projets ayant besoin de flexibilité et de rapidité.
  3. Méthode en cascade dite Waterfall : dans ce cas, les tâches sont interdépendantes. Il faut attendre que la première soit terminée avant de commencer la deuxième. Il faut donc que l’ordre des tâches soit bien établi en amont et que les membres de l’équipe communiquent parfaitement entre eux. Un contrôle assidu est également nécessaire.
  4. Méthode PERT : la méthode PERT présente les tâches sous forme de réseau mettant en lumière les dépendances et la chronologie du projet et permet de calculer le temps nécessaire pour la réalisation du projet. Trois estimations de temps sont calculées (le plus court, le plus probable et le plus long). Cette méthodologie demande beaucoup d’organisation.
  5. Méthode SCRUM : cette méthode agile utilise également le découpage en « sprint » ici de 30 jours. Un Scrum Master en charge de l’avancement du projet est nommé, un Product Owner (travaillant en étroite collaboration avec le client) et une équipe de développeurs. Chaque jour, cette mêlée se réunit pour définir les tâches et les classer en trois colonnes (à faire, en cours, réalisé).
  6. Méthode Crystal Clear : autre méthode agile, celle-ci a la particularité de mettre son équipe, ses compétences et les interactions au centre de sa méthode. Cela permet d’apporter beaucoup de souplesse et de rapidité au projet, mais en fait aussi une méthode « unique » au projet.
  7. Processus unifié : ce processus itératif très utilisé en informatique se divise en 4 phases : analyse des besoins, élaboration, construction, transition. Des paliers de transition sont mis en place à chaque étape afin d’ajuster le déroulement du projet suivant le retour des utilisateurs.
  8. Méthode adaptive : cette méthode offre la particularité d’être extrêmement flexible sur la durée, le budget et les objectifs. Parfois jugée à risque, cette méthode s’adapte bien aux projets incertains.
  9. Le chemin critique : le chemin critique est recommandé pour les grands projets aux nombreuses tâches interdépendantes. Le projet est découpé en tâches critiques et non critiques tout en calculant le temps nécessaire à chacune d’entre elles. `
  10. La chaine critique : combinaison du chemin critique et de la méthode PERT, la chaine critique se concentre sur la gestion du temps en identifiant les tâches critiques qui peuvent entraîner des retards dans l’ensemble du projet, mais aussi la gestion des coûts afin d’augmenter les bénéfices.
  11. L’extrême Programming (XP) : cette méthode applique les principes de la méthode agile, mais les pousse à « l’extrême ». Elle repose sur 5 valeurs : communication, simplicité, feedback, respect et courage. Cette méthode peut fonctionner sur tous les types de projets.

Autres bonnes pratiques en planification de projet

Implication de l’équipe projet

L’implication de l’équipe projet est primordiale pour une bonne planification : plus celle-ci est impliquée tôt dans le processus, plus son adhésion est probante. Face à chaque nouveau problème ou prise de décision importante, il est déterminant de réunir l’équipe projet afin de la questionner et d’écouter les suggestions de chacun. Il est toujours appréciable pour les collaborateurs que leur voix soit entendue. Il faut aussi définir clairement les rôles et responsabilités de chacun pour gagner en efficacité et éviter que certaines tâches soient oubliées. L’implication de l’équipe permet de maintenir un taux de confiance et un taux d’engagement élevé.

Implication du client

Une autre bonne pratique à prendre en compte est l’implication du client. Trop souvent, une fois le projet et les grandes lignes définis avec le client, on le « laisse de côté ». Or l’engagement du client permet d’influencer l’ensemble du projet, ses choix peuvent avoir un impact considérable sur le budget, le planning, les ressources, mais aussi l’identification de potentiels risques. Une étroite collaboration permet d’atteindre plus facilement les objectifs définis, mais aussi d’obtenir un meilleur niveau de satisfaction de leur part, leur vision étant rendue plus concrète. L’ensemble du processus aboutit donc à des livrables à forte valeur ajoutée.

La planification de projet avec PROPRISM

La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.

Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.

Contactez-nous

Qu’est-ce que la planification en gestion de projet ?

Gestion de projets et planification

La planification en gestion de projet est essentielle pour assurer le bon déroulement d’un projet. C’est une étape primordiale qui permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre afin d’atteindre les objectifs fixés. Elle doit prendre en compte les attentes et besoins des parties prenantes et répondre aux trois contraintes du Triangle d’or soit les coûts, le délai et le scope. Par ailleurs, elle ne peut pas avoir lieu sans le lancement de projet qui aura préalablement défini un cadre et le projet dans sa globalité.

Une fois cette première étape établie, la planification peut commencer. Durant la planification, le chef de projet devra alors définir les étapes clés et les ressources nécessaires. L’objectif principal étant grâce à elle de respecter les délais et le budget prévu.

Une planification efficace commencera par une bonne compréhension du scope. Pour se faire le scope est décomposé en éléments permettant de réaliser les objectifs projet via le Work Breakdown Structure (WBS) / Organigramme des tâches projets (OTP) / Structure de découpage du projet (SDP). Cette étape impliquera l’équipe projet afin de s’assurer une vue globale du scope projet.

Après cette étape primordiale, les étapes de planification de projet peuvent suivre :

Étape 1 : Définition des différentes phases du projet

La gestion de projet est un processus qui nécessite une structure bien définie pour assurer la cohérence et la maitrise de chaque étape. C’est pourquoi la planification doit démarrer avec la définition des différentes phases du projet. Ces phases peuvent varier en fonction de la méthodologie utilisée, qu’il s’agisse d’une approche agile ou traditionnelle, mais elles doivent toutes être identifiées et définies clairement. De manière générale, chaque étape du projet devra faire part des différentes tâches ou activités à réaliser.

Étape 2 : Identification des livrables / activités

Une fois les étapes et tâches bien définies, il faut définir les jalons du projet. Les jalons sont les évènements clés du projet qui prennent généralement la forme de livrable. Ces livrables sont définis avec les parties prenantes. Il s’agit des résultats tangibles qui doivent être produits à chaque étape ainsi qu’à la fin du projet. Ces livrables permettent d’évaluer l’avancement du projet et de s’assurer que toutes les tâches soient terminées dans les délais impartis. Il est donc essentiel que les livrables soient clairement définis en amont avec toute l’équipe projet.

Étape 3 : Définition des séquences

Dans cette troisième étape, il faut définir les séquences de tâches à réaliser qui détermineront alors la durée totale du projet. Le diagramme PERT peut être un très bon outil à utiliser ici, car il permet d’identifier les tâches sous forme de réseau et d’identifier chaque tâche, les interdépendances et le temps d’exécution nécessaire. Ce diagramme permet d’avoir une vue réelle sur le projet, on peut également lui associer la création d’un diagramme de Gantt.

Étape 4 : Estimation des ressources nécessaires

La planification en gestion de projet comporte également la gestion des ressources. Les ressources représentent un gros poste de dépense lors d’un projet, elles impliquent aussi bien les ressources matérielles que humaines et peuvent être nombreuses selon l’envergure du projet. L’objectif étant de les optimiser au maximum.  Il est donc nécessaire d’identifier les compétences fondamentales et les ressources disponibles pour chaque phase du projet, afin de s’assurer qu’elles soient allouées de manière efficace.

Étape 5 : Estimation des durées

Pour un projet complexe, on estime les durées à l’aide de la méthode d’estimation à trois points. Il s’agit de définir trois estimations de temps pour chaque tâche : a = hypothèse la plus haute, m = hypothèse la plus probable, b = hypothèse la plus basse. Vous pouvez ensuite décider de calculer la moyenne pondérée (accordant un poids plus important à l’hypothèse réaliste) avec la formule – E = (a + 4m + b) / 6 -ou bien d’utiliser la distribution triangulaire (considérant chaque hypothèse de manière équitable) avec la formule E = (a + m + b) / 3. D’autres méthodes comme permettent d’estimer la durée des activités, telles que l’estimation par rapport à un projet précédent ou encore demander à des experts.

Schedule Development

Ces étapes permettront de définir la durée du projet, le(s) chemin(s) critique(s) et de s’assurer que les objectifs délais sont respectés.

 

En complément, pour un travail de qualité, il est important d’intégrer la gestion des risques.

En effet, il est essentiel d’anticiper les problèmes potentiels et de mettre en place des mesures préventives et correctives pour minimiser leur impact sur le projet. C’est une étape que l’on peut donc qualifier de proactive et de réactive.

 

Cette dernière étape permettra de s’assurer d’un certain niveau de réserve dans le planning. L’analyse des risques délais est appliquée afin de simuler l’impact des incertitudes et risques sur le planning et ainsi estimer la probabilité d’accomplissement des objectifs dans les temps prédéfinis.

Les outils d’aide à la planification de projet

Pour réaliser une planification de projet claire et cohérente, différents outils peuvent être utilisés. Les logiciels de gestion de projet tels que Microsoft Project (MS Project) ou Primavera P6 sont très utiles pour faciliter la planification et la gestion des tâches. Ces logiciels permettent d’utiliser des outils utiles à la planification de projet tels que le chemin critique et le graphique de Gantt.

Méthode du chemin critique

En planification de projet, l’élaboration d’un chemin critique (CPM) permet d’avoir un aperçu réaliste sur le projet : le chemin critique identifie toutes les tâches ayant un impact direct sur la date de fin du projet, et permet d’en estimer la durée totale. La particularité du chemin critique est que toutes les tâches sont intimement liées : si l’exécution d’une tâche prend du retard alors c’est tout le projet qui sera en retard.

Le diagramme de Gantt

Les outils d’aide à la planification permettent également de créer un diagramme de Gantt qui représente graphiquement les différentes tâches et jalons du projet, leur durée et leurs dépendances. Chaque tâche prend la forme d’une barre horizontale indiquant son début et sa fin. Grâce au diagramme de Gantt, il est possible de visualiser simplement :

  • Les diverses activités à prendre en compte
  • Le début et la fin de chaque activité
  • Le délai prévu pour chaque activité La possible superposition des activités, et la durée de cette superposition
  • Le début et la fin du projet

Suivant le projet, l’une ou l’autre de ces méthodes peuvent être choisies, ou bien les deux.

Suivi du projet

Une fois la planification établie, il est important de suivre régulièrement l’avancement du projet. Cela permet de s’assurer que les délais sont respectés et que les tâches sont réalisées dans les temps. En cas de retard, l’utilisation d’un outil de planification dynamique permettra de voir l’impact délais et de le mettre en évidence en le comparant au planning de référence. Cela permet ainsi de travailler sur un plan de réponse afin de limiter l’impact sur des échéances. Le suivi du projet peut se faire à l’aide d’outils de gestion tels que les tableaux de bord, qui permettent d’avoir une vision globale de l’état d’avancement du projet. Ces tableaux de bord sont également accessibles grâce aux logiciels de gestion de projet.

La planification de projet avec PROPRISM

La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.

 

Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.

Contactez-nous

Qu’est-ce qu’un bon planning en gestion de projet ?

Gestion de projets et planification

Le planning est un élément intrinsèque à la gestion de projet qui arrive en début de processus, juste après le lancement de projet. Une fois ce dernier validé, il fait donc place à la planification de projet. De manière générale, un bon planning définit les étapes d’un projet. Il permet d’identifier clairement les objectifs, de définir et organiser les tâches et les ressources, et surtout de pouvoir travailler de manière méthodique afin de respecter le budget et les délais imposés. On peut résumer ses ambitions en rappelant qu’il doit répondre aux questions : Qui ? Quoi ? Où ? Pourquoi ? et Comment ?

Les 5 objectifs du planning projet

  1. Planification du temps : structurer les tâches afin de respecter les délais pour la livraison des livrables
  2. Gestion des ressources : définir les ressources humaines et matérielles nécessaires au projet et les attribuer aux bonnes personnes
  3. Suivi du projet : le planning permet de pouvoir suivre et contrôler le projet de manière méthodique et stratégique
  4. Communication et collaboration : fluidifier la collaboration, la communication et les réunions entre les parties prenantes
  5. Gestion des risques : identifier les risques potentiels, mettre en place des plans de mitigations et anticiper des stratégies de réponse
Schedule Development

Les étapes du planning de projet

Un planning de projet doit être réalisé consciencieusement étape par étape pour être performant et efficace. Voici les étapes essentielles :

  1. La note de cadrage : elle fait office d’une feuille de route et doit être distribuée à toutes les parties prenantes. Elle recense des informations essentielles telles que les objectifs, les ressources, le calendrier, les jalons…
  2. Développer l’organigramme des tâches afin de découper le scope en éléments accessibles et plus maîtrisables.
  3. Rédaction de la liste des tâches : toutes les tâches doivent être énumérées, dans l’ordre chronologique.
  4. Définition des durées des tâches : dans cette étape, il convient de définir une durée convenable pour chacune des tâches à réaliser.
  5. Déterminer les dépendances : il est important de définir les relations entre les tâches et plus particulièrement celles qui nécessitent d’être terminée avant l’exécution des nouvelles.
  6. Intégrer tous ces éléments à votre planning projet à l’aide de logiciels adaptés.

En effet, pour mener à bien l’exécution du planning projet, l’utilisation d’outils de gestion de projet tels que Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud (OPC), Microsoft Project et Project Online sont fortement recommandés. PROPRISM vous accompagne dans la réalisation de vos plannings projet et dans la formation de ces logiciels de gestion de projet qui sont essentiels à leur bonne conception.

Contactez-nous

Les niveaux de qualité d’un planning projet

On peut distinguer plusieurs niveaux de qualité de planning projet que nous allons décrire ci-dessous. Par ailleurs, pour réaliser un bon planning projet, il est conseillé de combiner ses méthodes.

  • Niveau dynamique : un planning dynamique est flexible et peut s’ajuster aux changements en temps réel, prenant en compte l’évolution du projet et les ajustements. Il permet de maintenir ainsi la pertinence et la validité du plan.
  • Niveau logique : le planning logique se concentre sur la cohérence et la logique des enchaînements entre les tâches du projet. Cela garantit que la séquence des activités est cohérente et qu’il n’y a pas de contradictions dans le déroulement du projet.
  • Niveau probabiliste : il est question ici des incertitudes et des risques associés à la planification. Il intègre des modèles probabilistes pour évaluer les scénarios possibles en fonction de variables incertaines, permettant ainsi d’estimer les délais de manière plus réaliste en prenant en compte les aléas.
  • Niveau statique : le planning statique implique une liste de tâches sans corrélations entre elles, le planning est « statique » et donc non modifiable.

La méthode du chemin critique

Le chemin critique ou CPM (pour Critical Path Method en anglais) est une méthode largement utilisée dans le planning projet. Si elle peut sembler complexe de premier abord, son utilité est indéniable. La méthode du chemin critique consiste en l’organisation de tâches, de leur durée et des liens entre elles. Ces tâches doivent obligatoirement s’enchaîner les unes après les autres, aucune marge de manœuvre n’est possible. Cette modélisation permet de créer un plan que l’on calcule, puis d’obtenir un résultat à analyser. Souvent, le résultat prendra la forme d’un diagramme de Gantt qui permettra alors de visualiser clairement les tâches, leurs dépendances et leur durée.

L’intérêt de la méthode du chemin critique repose entre autres sur une meilleure gestion des délais, une meilleure gestion des risques ainsi qu’une meilleure analyse de l’impact du projet.

En résumé

Un bon planning en gestion de projet est essentiel pour assurer le succès et l’efficacité d’un projet. Le planning de projet est basé sur la planification, qui consiste à établir une séquence d’actions à réaliser pour accomplir les objectifs fixés. Cela implique de déterminer les ressources disponibles, les dépendances entre les tâches, les échéances à respecter et les personnes chargées de les réaliser.
L’utilisation d’outils de gestion de projet tel que les logiciels de gestion, notamment Microsoft Project, Oracle Primavera P6/OPC/EEPM ou encore des méthodes agiles comme Kanban, facilite la création et le suivi du planning. Ces outils permettent de représenter visuellement le planning sous forme de diagrammes de Gantt entre autres, qui affichent les tâches, leur durée, leur ordre d’exécution et leur avancement, facilitant ainsi le processus. Un bon planning doit également prendre en compte tous les aspects du projet, notamment la gestion des tâches, la planification des ressources, la gestion des risques, la définition des livrables et des échéances. Il doit être réaliste, en prenant en compte la charge de travail et les capacités de l’équipe chargée du projet. À la suite, le suivi du projet est également essentiel pour garantir l’avancement conforme au planning. Il est important de mettre en place des tableaux de bord et des outils de suivi, qui permettent de suivre l’avancement des tâches, le respect des échéances et l’atteinte des objectifs.
Un bon planning doit être flexible. Il est important de prévoir des marges de manœuvre pour faire face aux imprévus ou aux changements. Les méthodes agiles, par exemple, favorisent la flexibilité et l’adaptabilité en divisant le projet en sprints ou itérations plus courtes, ce qui permet de prendre en compte les retours et les ajustements au fur et à mesure.

En résumé, un bon planning en gestion de projet est donc celui qui permet de visualiser clairement toutes les étapes, les tâches, les ressources et les échéances du projet. Il doit être réaliste, flexible, adaptable et être constamment suivi et ajusté en fonction de l’avancement.

Contactez-nous

Article complémentaire : Votre planification de projet est-elle fiable ? 

Lancement de projet : Comment bien démarrer en gestion de projet ?

Project Charter

Le Project Management Institue définit les cinq étapes de la gestion de projet : le lancement de projet, la planification du projet, la mise en œuvre du projet, le suivi du projet, la clôture du projet. Dans cet article nous allons nous intéresser à la toute première phrase, celle du lancement de projet. Elle est une phase déterminante de la gestion de projet. Elle permet de définir le projet dans sa globalité : objectifs, parties prenantes, budget et contraintes. Pour y parvenir, il est nécessaire d’établir une charte de projet ou un business case qui définira de manière détaillée le projet en question et posera une base solide afin de pouvoir rentrer dans la deuxième phase, celle de la planification de projet.

La charte de projet ou le business case

Selon l’envergure de votre projet, vous avez la possibilité de réaliser une charte de projet ou un business case. Ces documents essentiels en gestion de projet définissent les éléments clés du projet, son périmètre, ses objectifs, ses parties prenantes ainsi que ses objectifs de réalisations. Si les deux sont en apparences similaires, le second reste toutefois plus complet et est réservé au lancement d’un projet conséquent, nécessitant de nombreuses ressources matérielles et humaines. Pour y voir plus clair, voici en détail les éléments que recense chacun d’entre eux :

La charte de projet

  • Description du projet : Une brève explication du projet, y compris ses objectifs, sa justification et ses bénéfices attendus.
  • Objectifs du projet : Les buts spécifiques que le projet vise à atteindre. Ces objectifs doivent être mesurables et alignés sur les besoins de l’organisation.
  • Portée du projet : Une description détaillée des livrables attendus, des limites du projet et des critères d’acceptation.
  • Équipe du projet : Une liste des membres de l’équipe du projet, y compris le chef de projet, les responsabilités de chacun et les parties prenantes clés.
  • Budget : Une estimation des coûts du projet, y compris les ressources financières allouées, les dépenses prévues et les sources de financement.
  • Planning : le planning du projet, comprenant les principales étapes, les jalons et les dates clés.
  • Risques et contraintes : Une évaluation des principaux risques associés au projet, ainsi que des contraintes telles que des délais stricts ou des ressources limitées.
  • Méthodologie de gestion de projet : Une description des méthodes, des outils et des processus qui seront utilisés pour gérer le projet.
  • Communication : Les canaux de communication prévus, les fréquences des rapports et les personnes responsables de la communication dans le projet.
  • Approbation : Les parties qui doivent approuver la charte du projet, généralement le sponsor du projet et les parties prenantes clés.
  • Références : Toute documentation ou référence pertinente, telle que des rapports d’étude de faisabilité, des plans stratégiques, etc.

 

Le business case

Le business case comporte les mêmes éléments que la charte de projet, mais avec ceux-ci en plus :

  • Une analyse financière exhaustive, comprenant une évaluation du retour sur investissement (RSI) prévu pour le projet.
  • Une évaluation des risques du projet, accompagnée d’un plan de gestion des risques.
  • Un plan d’action précisant la manière dont les décisions seront prises, un plan de communication et les prochaines étapes à suivre en cas d’approbation du business case.
Project Charter Elements

Identification des parties prenantes

Les parties prenantes incluent toutes les personnes qui peuvent avoir une influence et un lien avec le projet : équipe projet, cadres, dirigeants, sponsors… L’objectif ici est de les identifier clairement afin de leur présenter le projet et d’obtenir leur approbation si nécessaire.

 

Pour être certain de ne rater aucun élément essentiel, il est fortement recommandé de dresser une liste de toutes les parties prenantes clés internes et externes à inclure dans le projet. Vous pouvez les organiser de manière stratégique en les plaçant par ordre d’importance :  

 

  1. Haute influence grand intérêt
  2. Haute influence faible intérêt
  3. Faible influence grand intérêt
  4. Faible influence faible intérêt

 

Par ailleurs, même les parties prenantes n’ayant pas besoin de valider le projet peuvent être mises dans la boucle afin que ces derniers puissent « s’imprégner » du projet en amont. Ils peuvent aussi apporter leur remarque et commentaire pour faire évoluer le projet dans le bon sens.

L’étude de faisabilité

Une fois le projet présenté et sa valeur ajoutée démontrés, il est nécessaire de réaliser une étude de faisabilité. Cette étude va permettre de s’assurer que le projet est bien viable et réalisable. Elle prend en compte plusieurs paramètres que ce sont les ressources, le budget et les délais afin de garantir la conformité du projet. De manière générale l’étude de faisabilité permet d’affirmer la réussite du projet, car elle permet de :

  • Évaluer la probabilité de réussite du projet : est-ce que le projet est réalisable d’un point de vue technique, économique et opérationnel ?
  • Réduire les risques : en examinant les aspects techniques, financiers et organisationnels du projet, l’étude de faisabilité permet d’identifier les risques potentiels.
  • Prendre des décisions éclairées : elle fournit des informations importantes permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées.
  • Planifier le budget : elle fournit une estimation des coûts et des bénéfices attendus, ce qui est essentiel pour établir un budget réaliste et pour allouer les ressources de manière adéquate.
  • Planifier le calendrier : l’étude de faisabilité permet de définir les étapes du projet et d’élaborer un calendrier réaliste pour sa réalisation.
  • S’aligner stratégiquement : elle permet de s’assurer que le projet est aligné sur les objectifs et la stratégie globale de l’organisation.
  • Mobiliser les ressources : elle aide à déterminer quelles ressources (humaines, financières, matérielles, etc.) seront nécessaires pour mener à bien le projet.

Pour des projets de petites envergures, ou si vous en avez déjà réalisé des similaires dans le passé l’étude de faisabilité n’est pas forcément nécessaire. Il est important d’en discuter en amont avec les parties prenantes.

Constitution de l’équipe et choix des outils

Dernière étape et pas des moindres : la constitution de l’équipe. Il est temps de rassembler tous les éléments moteurs essentiels pour bon déroulement du projet. En gestion de projet, le travail collaboratif est primordial.

La réussite d’un projet résulte en partie de son équipe. Il est donc essentiel de sélectionner avec soin les personnes avec qui vous souhaitez vous entourer et s’assurer qu’elles possèdent les compétences nécessaires aux tâches que vous souhaitez lui attribuer. Il se peut que vous deviez faire appel à des talents externes à l’entreprise ; dans ce cas mieux vaut commencer le processus tôt.

Pour soutenir votre équipe projet, vous devrez également choisir les logiciels de gestion de projet que vous souhaitez utiliser afin d’optimiser leur processus de travail : Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud ou EPPM, Microsoft Project, Project Online, Planisware, Tilos… N’oubliez pas que certains de vos collaborateurs auront peut-être besoin d’être formés sur certains de ses outils et logiciels. Par ailleurs, gardez en tête également que certains autres outils de gestion tels que les tableaux de bord, Kanban ou encore Diagramme de Gantt peuvent également faciliter la conduite du projet, le planning, le suivi des tâches, la gestion des ressources et la gestion des risques. Ils représentent donc des clés du succès pour garantir une production conforme des livrables ainsi que la réussite globale du projet.

Contactez-nous

TILOS – Time location diagram

Tilos autoroute

Les logiciels comme TILOS permettent de créer des Time-Location Diagram, Time-Chainage Diagram ou encore Time-Scale Diagram, plus connus en français comme diagramme de chemin de fer, qui permettent d’ajouter la dimension localisation à une vue Gantt classique. Ainsi il est possible de visualiser où et quand le travail sera réalisé.

Ce type d’outil de planification est le plus souvent utilisé pour les projets dits « linéaires », c’est-à-dire qui partent d’un endroit vers une autre localisation. Ainsi nous retrouvons logiquement son application pour les projets de types construction de routes, chemins de fer ou encore de tunnels et ponts.

Plus largement, il est possible d’adapter l’outil à tous types de projets, ainsi cette vue est particulièrement pratique quand l’espace est un facteur important comme la gestion des interfaces et accès dans un planning ou encore lorsque différents lots sont nécessaires pour accomplir le travail à une localisation avant de passer à la suivante, permettant ainsi de mettre en évidence le travail en séquence. L’utilisation diagramme de chemin de fer permet au planificateur de développer et communiquer explicitement les séquences nécessaires pour la réalisation et permet l’optimisation des ressources en évitant les risques de co-activité.

Time Location Diagram
Exemple de Time Location Diagram avec TILOS

La puissance graphique du Time-Location Diagram d’outils comme TILOS permet son utilisation pour tous types de projets que ce soit en phase d’études, exécution ou de mise en service.

La bibliothèque graphique utilisée pour l’affichage de Time-Location Diagram, permet une visualisation claire par type d’activité via l’utilisation de formes et couleurs. En plus de permet de savoir quand et où les activités doivent être réalisées, il est possible d’ajouter de nombreuses informations afin de créer un puissant outil de communication, par exemple en en insérant un profil longitudinal, une carte, le diagramme de déplacement des terres, différentes schématiques et zones de travaux ou environnementales, mais aussi l’histogramme des ressources et équipements, coûts…

Bien entendu plus il y a d’information, plus l’affichage sera chargé, il sera donc nécessaire de filtrer et/ou définir le niveau de détails que nous souhaitons afficher.

Contactez-nous

Plus d’information ?

Votre planification de projet est-elle fiable ?

La planification de projet est un outil essentiel de la gestion de projet, mais fort est de constater que dans la pratique, les projets dépassent souvent, voire toujours, leurs délais et donc leur budget, donc est-elle fiable ?

Pourquoi la planification de projet n’est-elle pas fiable le plus souvent ?

Le débat est ouvert, mais une réponse facile serait de mettre en avant les failles suivantes dans le planning de projet :

  • Mauvaise connaissance de la discipline et de l’expertise de la personne chargée de la planification
  • Mauvais mode de planification
  • Délais fixés non réalistes
  • Incertitude quant à la durée des activités

 

Ces différents points conduisent à établir un planning de projet irréalisable. Si le planning est pourtant réalisable, c’est l’équipe de projet qui ne s’en sert pas, pensant qu’il n’est pas assez fiable. C’est un papier de plus accroché au mur qui est vite oublié.

Le planificateur a des difficultés à suivre l’avancement du projet pour mettre à jour le planning et il se démotive.

Un planning de projet intégré est un outil fondamental de gestion de projet. Le planificateur a connaissance des moindres détails du projet et il est souvent plus au courant que le gestionnaire de projet lui-même. Pourtant, c’est souvent des planificateurs peu expérimentés qui sont nommés et les délais sont donc fixés par des planificateurs novices. Il n’est alors pas étonnant que le planning défini ne soit pas des plus fiables…

Quels sont les avantages d’un planning de projet fiable ?

Le planning du projet n’est pas seulement la feuille de route de sa mise en œuvre, c’est aussi un outil de prise de décision. Il est utilisé pour l’évaluation du budget, l’analyse de risque, l’évaluation des coûts et des délais imprévus, la simulation et l’optimisation de l’utilisation des ressources, etc. Si le planning du projet n’est pas bien structuré, il ne peut pas être utilisé comme il le devrait.

Voici une liste des avantages d’avoir un planning fiable :

  • Aide à analyser la manière dont les changements influencent la mise en œuvre
  • Permet d’envisager des scénarios divers pour analyser et comprendre l’impact financier si le projet n’est pas terminé à temps
  • Permet de développer une base budgétaire par étapes (flux de trésorerie)
  • Une analyse de risque de délai effectuée sur la base d’un planning bien construit montrera l’impact financier des retards et permettra de définir un plan d’urgence afin de limiter les risques
  • Promouvoir une culture de responsabilité à tous les niveaux du projet
  • Crédibilité des dates annoncées, ce qui a une influence positive sur la communication
  • Des retards dans les délais font grossir le budget du projet en raison des coûts directs (main d’œuvre, location d’équipement, locaux…)
  • Aide à analyser l’avancement et à mettre en place un système d’alerte pour les dépassements de coûts ou de délais.

Comment créer un planning fiable ?

La première étape, après avoir nommé un planificateur de projet expérimenté, est d’établir un planning conformément aux meilleures pratiques, normes, procédures et autres directives en vigueur :

  • Champ du travail : définir la Work Breakdown Structure (structure de découpage du projet) et les Work Packages (modules ou lots de travail). Le dictionnaire de la WBS doit être créé et documenté
  • Toutes les activités comme définies dans la WBS
  • Séquences d’activités : définir l’interdépendances des activités
  • Évaluation des durées : évaluation paramétrique et incertitude du planning
  • Chargement des ressources

La deuxième étape consiste, une fois le planning défini, à procéder à une vérification. Les actions suivantes doivent être réalisées :

  • Confirmer le chemin critique valide (ou les chemins critiques, le cas échéant)
  • Vérifier la construction du planning (DCMA-14…)
  • Effectuer une analyse de risque planning en utilisant les informations du registre de risque

Sur la base de ces résultats, il sera possible de définir :

  • La solidité et la flexibilité
  • Les coûts et délais à considérer pour les imprévus

Le planning n’étant pas un papier-peint mais un document évolutif, il est modifié au fil du projet. Dans la dernière étape, non des moindres, il est important de mesurer l’avancement du projet et de mettre à jour le planning avec les changements effectués et contrôler le progrès et les autres indices de performance.

Le planificateur de projet s’assurera que :

  • la base du projet est respectée
  • le planning est mis à jour et les délais futurs et les indices de performances sont communiqués
  • le suivi du planning est mis à jour
  • les changements, les plans de récupération, les scénarios de simulations sont intégrés et les analyses de risque réalisées, si besoin.

Pensez-vous que votre planning de projet est fiable ?

Contactez-nous
Besoin d’aides ?